Настройка виджета TASKER в amoCRM

Содержание
Аннотация
Ведение проектных досок позволяет в считанные секунды перейти от планов к действиям. Наглядный и простой в использовании виджет “Tasker” помогает прямо в amoCRM управлять задачами и отслеживать их выполнение.

Виджет в цифровом представлении реализует подход Kanban - это японская система визуализации и оптимизации рабочего процесса в формате интерактивных карточек. Методология основана на полной прозрачности труда и обсуждении работы в режиме реального времени. По этой причине Tasker идеально подходит для решения основных задач task-менеджмента.

Основные функции виджета:

  • Трекинг задач
Простая постановка задач внутри виджета и карточек сущностей в amoCRM в один клик позволяет Вам структурировать работу и правильно оценить ее объем.
  • Создание целевых проектов
При ведении тематических досок не возникает путаницы в разноплановых задачах - использование такого подхода обеспечивает полный контроль над рабочим процессом и позволяет непрерывно отслеживать прогресс в достижении цели.
  • Обсуждение задач с командой
Вы можете обмениваться сообщениями с командой прямо в карточке задачи: виджет станет Вашим корпоративным мессенджером с уникальной возможностью постановки задач с обозначением ответственного, сроками исполнения и отслеживанием статуса работы над ними. Таким образом Вы сможете вовлечь в проект максимальное количество ресурсов и решать задачи всей командой.
Установка виджета
Для того, чтобы установить виджет, Вам требуется перейти во вкладку “amoМаркет” в “Настройках” amoCRM. Для быстрого поиска виджета в поисковую строку введите запрос “Tasky”.

При нажатии кнопки “Установить” или иконки виджета Вам откроется следующее модальное окно:

 После установки Вам будут доступны следующие поля:

После нажатия кнопки “Сохранить” обновите страницу - иконка виджета появится в боковом меню amoCRM.

Установка виджета успешно завершена.

Примечание:

В случае, если после установки в меню не появилась иконка виджета, перейдите во вкладку “Настройки” - “Общие настройки” . В поле “Часовой пояс” установите любое другое значение и нажмите “Сохранить” в правом верхнем углу вкладки. После обновления страницы в этом же поле установите актуальный для вас часовой пояс и снова сохраните настройки. При повторном обновлении иконка виджета должна появиться.
Описание виджета
При открытии виджета Вам станут доступны разделы, представленные на скриншоте.

Краткое описание разделов виджета
  • Задачи 
В данном разделе представлен полный список задач с возможностью фильтрации и изменения порядка их отображения. 
  • Лента 
Лента событий отображает проведенные действия над связанными с пользователем задачами. 
  • Проекты 
Раздел представляет собой список канбан-досок, с помощью которых Вы можете систематизировать рабочий процесс.
  • Отчеты 
В этом разделе Вы можете посмотреть статистику по сотрудникам и проанализировать уровень их занятости и вовлеченности в проект. 
Начало работы. Проект
Для того, чтобы создать тематическую канбан-доску, перейдите во вкладку “Проекты”.

При нажатии на данный элемент автоматически генерируется иконка нового проекта. Здесь Вы можете задать ему наименование.


Для того, чтобы закрепить проект на боковой панели наведите мышь на иконку проекта и нажмите на звездочку в левом верхнем углу.

При нажатии на троеточие откроется список доступняых действий с доской. Вы можете скопировать ссылку на проект, отредактировать его или удалить. Обратите внимание на то, что проекты, содержащие в себе задачи, не могут быть удалены, пока не будет очищена канбан-доска.

Редактирование проекта
Для изменения информации о проекте нажмите кнопку “Редактировать”. Вам откроется следующее модальное окно:

Для редактирования доступны следующие параметры:
  1. Внешний вид иконки проекта.
При нажатии на круг можно выбрать цвет фона иконки проекта.

Здесь доступна настраиваемая палитра, а также ряд готовых цветовых решений.

Нажав на соседнюю иконку Вам откроется обширный каталог изображений, которые можно разместить на панели проекта.


2.Наименование проекта и его описание.
При необходимости в соответствующих полях добавьте информацию о проекте и отредактируйте его название.
3.Список прикрепленных к проекту сущностей: контактов, компаний и сделок.
При нажатии на “плюс” рядом с наименованием сущностей появится поисковая строка, с помощью которой Вы можете найти нужный Вам объект.


4.Управление доступом к проекту
Участники проекта делятся на следующие категории:

  • Администраторы проекта
  • Участники проекта
  • Гости проекта
  • Участники задачи
Подробное описание возможностей каждой роли.

Добавляйте пользователей в проект в соответствии с предполагаемой ролью, нажав на иконку, представленную справа. 

Для завершения редактирования закройте модальное окно, нажав на “крестик” или любую свободную область экрана. 
Канбан-доска
Для того, чтобы начать работу с проектом, во вкладке “Проекты” нажмите на соответствующую иконку или выберите нужный проект из боковой панели виджета.
Сервис перенаправит Вас на страницу с канбан-доской.

В классической канбан-доске процесс делится на три этапа (статуса):
“Запланировано” (или “Задачи”);
“В работе”;
“Готово”.


Колонка “Задачи” предназначена для запланированных задач, которые не были взяты в работу. 

Колонка статуса “В работе” должна содержать карточки, участники которых начали выполнение поставленной задачи. 


По окончании работы над задачей ее карточку стоит переместить в статус “Готово” - колонку для завершенных (закрытых) задач.


 Статусы канбан-доски настроены по умолчанию, однако Вы можете удалить этап или отредактировать его наименование, нажав на троеточие в столбце, который нужно изменить. 

При нажатии кнопки “Редактировать” Вы можете изменить цвет колонки, а также ее расположение на доске с помощью стрелочек.

Кроме того, вы можете добавить новый этап (например, “Требует проверки”) нажатием кнопки “Добавить колонку” в правой части экрана.

Добавление сущностей
Прикрепление сущностей доступно прямо в канбан-доске проекта. Эта функция крайне актуальна, если вы ведете проект по определенной сделке или для конкретного клиента.
При нажатии на наименование проекта в канбан-доске отобразится список сущностей amoCRM.

Нажмите на “плюс”, чтобы добавить объект. Вам станет доступна поисковая строка, в которой требуется ввести его наименование. 
После добавления сущности в ее карточке в боковой панели виджета отобразится проект, к которому она была прикреплена.

Теперь вы сможете прямо из проекта перейти в нужную вам сущность всего за пару кликов, просто отобразив список связанных объектов и выбрав из него нужный элемент.

Фильтры
Вы можете изменить список отображаемых карточек с помощью фильтров. В системе есть несколько готовых решений, однако вы можете отредактировать их настройки в зависимости от ваших потребностей. Для того, чтобы применить фильтр, нажмите на поисковую строку в верхней части страницы.

Список доступных фильтров:
  • Все задачи
  • Мои активные
  • Просроченные задачи
  • Ожидающие контроля
  • Выполненные задачи

В фильтрах вы можете настроить следующие параметры:
  • Статус задачи
Типы статусов представлены на скриншоте:

  • Постановщик
Вы можете выбрать нескольких постановщиков, отметив флажки рядом с именами пользователей виджета.
  • Ответственный
Аналогичным образом вы можете выбрать несколько ответственных пользователей.
  • Дедлайн

Отсортируйте список задач по крайнему сроку их завершения. При нажатии на поле “Дедлайн” откроется календарь с готовыми вариантами временных отрезков. Вы можете выбрать один из них или самостоятельно обозначить период и время, воспользовавшись встроенным календарем.

  • Дата создания
Просмотрите задачи, которые были добавлены в определенный период времени с помощью настройки данного поля. Задать период вы можете в открывшемся календаре аналогично описанию предыдущего пункта.

Для того, чтобы применить готовый фильтр достаточно просто нажать на его наименование. Если вы настраиваете его самостоятельно, не забудьте нажать кнопку “Применить”. Для того, чтобы отменить выбранные настройки, нажмите на кнопку “Сбросить”.
Карточка задачи
В системе задача имеет следующее представление:

Предлагаем подробнее познакомиться с карточкой задачи.

Наименование задачи является обязательным полем для заполнения.

Для добавления ответственного сотрудника нажмите на иконку рядом с наименованием поля и выберите нужного пользователя из списка активных пользователей виджета. Обратите внимание, что ответственный пользователь может быть только один.

Установите срок выполнения задачи - при нажатии на значок календаря вы можете задать дату и время планируемого завершения задачи.

Вы можете прикрепить задачу к проекту, нажав на иконку “+”. При этом откроется поисковая строка со списком доступных вам проектов. Задача может относиться к нескольким проектам сразу.

Если задача относится к нескольким сотрудникам, то вы можете добавить их к карточке задачи в поле “Участники”. Эти пользователи будут иметь права, описанные в разделе “Начало работы. Проект” руководства. Создатель задачи автоматически вносится в список участников задачи.

Включите контроль завершения задачи, если вы, как ее создатель, хотите проверить выполненную работу.

В верхней панели карточки задачи доступны следующие кнопки:
Уменьшить окно задачи

Развернуть окно задачи

Прикрепить файл

Всплывающее меню

Закрытие модального окна

Для того, чтобы закрыть задачу, нажмите на кнопку “Завершить”.

Если вы закрыли задачу, но требуется снова к ней приступить, вы можете снова открыть ее для выполнения, нажав на кнопку “Открыть задачу”.

Кнопка появляется опционально при включении “Контроля завершения” у создателя задачи. В случае, если задача действительно была выполнена ее участниками, вы можете подтвердить ее завершение нажатием данной кнопки.

Кнопка появляется опционально при включении “Контроля завершения” у постановщика задачи. С ее помощью вы можете отправить задачу на доработку, если не удовлетворены ее результатом.

При прикреплении файлов в карточке задачи в ней появится отдельное поле для загруженных элементов:

Для просмотра файла нажмите на его отображение в текущем поле. Чтобы удалить вложение, наведите на него курсор мыши и нажмите на появившийся крестик. Если вы хотите загрузить еще несколько файлов, достаточно просто нажать на
в поле “Файлы”. 

Обратите внимание на то, что последнее загруженное в карточку задачи изображение будет отображаться миниатюрном представлении на канбан-доске.

Всплывающее меню в карточке задачи позволяет Вам:
  • Создать копию задачи
При выборе этой функции откроется модальное окно с атрибутами задачи. Отметьте галочкой те поля, которые требуется перенести из оригинала, и нажмите “Создать копию”. 

  • Копировать ссылку 
Данная функция позволяет в один клик сохранить ссылку в буфер обмена и использовать ее в Вашей работе. 
  • Учитывать рабочее время 
Установите возможность подключения измерения времени выполнения задачи с помощью функции “Учитывать рабочее время”. 
В верхней панели карточки задачи появится поле учета времени в формате Часы:Минуты:Секунды.

Нажатие иконки часов открывает возможность запуска отсчета. Чтобы начать отсчет, нажмите на
"play". Чтобы остановить отсчет, нажмите на
"stop".
Повторным нажатием на иконку часов вы зафиксируете время выполнения задачи и остановите таймер, если он был запущен.
В случае, если вы уже начали работу над задачей и знаете, сколько времени вы потратили на реализацию, однако хотите продолжить отсчет в системе, то нажмите на иконку  “Карандаш” и введите значение затраченного времени. Теперь при нажатии на
отсчет начнется с того момента, которое вы ввели предварительно. 
  • Привязать сущности amoCRM
При нажатии кнопки “Привязать сделку/контакт/компанию” в карточке задачи появится поле с соответствующим наименованием и строкой поиска по созданным объектам. Вы можете привязать одну сущность или сразу несколько - все зависит от Ваших задач. Вы будете иметь к ним доступ из карточки задачи и сможете быстро открыть их содержание по клику на наименование. 
  • Удалить задачу (опционально)
В зависимости от полномочий пользователя в карточке задачи ему открывается доступ на ее удаление задачи из системы. Подробнее о том, кто может удалять задачи, можно прочитать в разделе "Начало работы. Проект" данного руководства. 
После добавления задачи в проект открываются дополнительные настройки карточки задачи:

При нажатии на текущий статус (по умолчанию задачи попадают в список запланированных) отобразится выпадающий список с наименованием колонок канбан-доски проекта. При необходимости измените статус задачи, выбрав нужный этап из списка. 
Кроме того, при наведении курсора на наименование проекта вы можете открепить его или добавить еще один проект.
Рассмотрим функционал описания задачи и добавления комментариев к ней.

Эти поля имеют встроенный текстовый редактор с большим набором доступных настроек:
  • Стили шрифта
  • Маркированный список
  • Нумерованный список
  • Цитата
  • Прикрепление ссылки к слову/словосочетанию
  • Смайлы
  • Добавление изображения
  • Выравнивание
  • Цвет фона текста
  • Цвет текста
  • Добавление кода
  • Добавление видео
Для очистки форматирования выделите область, которую нужно вернуть в исходный вид, и нажмите на иконку “Очистить” в нижнем правом углу поля. 
В описании задачи и комментариях вы можете “тегать” пользователей, используя символ "@" в сочетании с его именем в системе. Он получит уведомление об этом и точно не упустит персонально важную для него информацию из обсуждения задачи.
Комментарии
Для того, чтобы добавить комментарий к задаче, введите текст в поле “Текст комментария” и по желанию отформатируйте его. Чтобы отправить комментарий нажмите на кнопку “Добавить”. Ваше сообщение отобразится в нижней части карточки задачи (самые новые находятся внизу). 
Вы можете ответить на любой комментарий, нажав в нем на кнопку “Ответить” - тогда в поле “Текст комментария” появятся сообщение в виде цитаты и тег пользователя, отправившего его.

Если Вам понравился комментарий пользователя, вы можете нажать на “сердечко” в блоке сообщения. 
Оставленные Вами комментарии можно отредактировать или удалить. Для этого нажмите на “троеточие” и выберите действие, которое нужно произвести.


Помните о том, что Вы можете вести работу с задачами как из доски проекта, так и через основной список задач в разделе "Задачи". Также вы можете создавать задачи прямо из карточек сущностей amoCRM - они автоматически будут привязаны к ним.

Подзадачи
Если реализация задачи подразумевает выполнение нескольких связанных между собой действий, Вы можете разделить ее на подзадачи.
Приведем пример ситуации.
Вам требуется отправить клиенту коммерческое предложение, однако Вы его еще не подготовили. Пусть процесс выполнения задачи состоит из нескольких этапов: подготовка документа, его согласование с руководителем и передача предложения клиенту. Наша конечная цель (отправка коммерческого предложения клиенту) в рамках данной ситуации будет основной задачей. В свою очередь, этап формирования документа и его согласование можно вынести в подзадачи. Такой подход к планированию помогает быстро оценить прогресс в пути к выполнению основной цели и системно подойти к ее достижению.
Для того, чтобы добавить к задаче подзадачи, нажмите на поле “Добавить подзадачу”.

У подзадач в один клик прямо из карточки основной задачи можно добавить ответственного пользователя и крайний срок ее выполнения. Также Вы можете завершить подзадачу, отметив галочку рядом с ее наименованием.

Для того, чтобы открыть полную карточку подзадачи, наведите на нее курсор и нажмите на стрелочку, расположенную в крайней правой позиции блока. Каждая подзадача имеет те же поля, что и основная задача. 
При открытии карточки подзадачи вы увидите ссылку на основной объект рядом с ее заголовком.

Также вы можете изменить порядок отображения подзадач, перетащив их за выделенный на изображении символ. Он появится при наведении курсора на блок подзадачи.

Раздел "Задачи"
Раздел “Задачи” расположен слева на боковой панели виджета. В нем представлен список всех задач, доступных пользователю. При выборе раздела откроется следующая вкладка:

Список задач представлен в формате, подобному классическому чек-листу: вы можете завершить задачи в один клик, отметив галочку рядом с заголовком задачи.

В блоке задачи отображается информация о проекте, к которому она прикреплена, ответственный сотрудник, крайний срок ее выполнения, а также основная задача, если таковая имеется. 
Нажатием на наименование проекта в блоке задачи Вы откроете канбан-доску прикрепленного проекта. 
Вы можете добавить/изменить ответственного, нажав на иконку
или иконку пользователя.  
Также вы можете добавить/изменить срок выполнения задачи нажатием на иконку
или указанную дату. 

Для того, чтобы создать задачу, нажмите на кнопку “Добавить задачу”. После этого в списке появится новый блок, в который требуется ввести название будущей карточки. 
Вы можете отредактировать сортировку списка задач, нажав на кнопку в верхней части страницы по следующим параметрам:


В дополнение к этому в данном разделе доступна фильтрация списка задач. С информацией по работе с фильтрами вы можете ознакомиться выше в разделе “Канбан доска” - “Фильтры”. 
Для быстрого перехода к нужной задаче вы можете воспользоваться поисковой строкой, расположенной в верхней части страницы рядом с кнопкой сортировки списка. 
Если Ваша задача имеет контроль завершения, то после отправки ее на проверку нажатием кнопки “Завершить”, она будет помечена желтым цветом.

Если ее создатель подтвердит выполнение задачи, то запись примет вариант отображения завершенной задачи, иначе при отправке на доработку задача будет выглядеть как стандартная запись открытой задачи.

Работа с задачами внутри проектной доски
На канбан-доске доступно быстрое добавление задачи нажатием кнопки "плюс" в нужной колонке проекта. Если вы хотите добавить сразу несколько задач, то введите заголовок задачи в появившееся поле и нажмите Enter - в таком случае появится еще одна пустая карточка, доступная для заполнения. Для того, чтобы сохранить карточку, нажмите на свободное пространство на странице. 
В рамках проекта пользователю доступна основная информация о задаче (ее наименование, ответственный пользователь и срок выполнения) в виде небольшой интерактивной карточки.

При необходимости Вы можете добавить/изменить ответственного, нажав на иконку
или иконку пользователя.  
Также вы можете добавить/изменить срок выполнения задачи нажатием на иконку
или указанную дату. 
Наведении курсора на верхний правый угол карточки задачи отобразит иконку всплывающего меню “троеточие”. Для того, чтобы посмотреть список доступных действий с карточкой задачи, нажмите на появившуюся иконку.

Список доступных действий:
  • Завершение задачи без открытия ее полной карточки
  • Создание копии задачи. Подробнее о создании копий Вы можете прочитать в разделе “Карточка задачи”
  • Копирование ссылки на задачу в буфер обмена
  • Удаление задачи (опционально, в зависимости от прав пользователя)

Для заполнения карточки задачи или просмотра полной информации о ней, нажмите на ее миниатюру. 


Задачи на доске можно перетаскивать между этапами и менять порядок в рамках текущей колонки.

Раздел “Лента”
В данном разделе отображается история проведенных действий с Вашими задачами. О всех событиях, зафиксированных в этом разделе, Вы будете получать уведомления в виде всплывающих окон, поэтому, если вы пропустили или закрыли какое-либо уведомление, вы всегда можете обратиться к этой вкладке и ознакомиться с пришедшими сообщениями. 

Количество непрочитанных сообщений обозначается в списке разделов виджета.

Просматривая список событий, Вы можете быстро перейти в карточку задачи, нажав на ее наименование в столбце “Задача”.
Столбец “События” отражает тип проведенного действия: вы можете понять, когда и кто именно назначил вас ответственным за выполнение задачи, добавил комментарий или ответил на ваше сообщение и тд.
Если вы хотите, чтобы в Вашей ленте отображались только актуальные события, вы можете нажать на “крестик”.

Таким образом вы переместите ее содержимое во вкладку “Архив”.

Раздел “Отчеты”

Во вкладке “Отчеты” отображается статистика по сотрудникам по количеству задач, в которых они являются ответственными пользователями, и сумме часов, затраченных на их выполнение.

По умолчанию здесь представлена полная статистика по всем группам (отделам), работающим в виджете. Однако вы можете применить фильтр “Моя группа”, чтобы отобразить информацию только по тем сотрудникам, которые находятся в вашей группе.

В этом разделе также можно настроить варианты отображения в настройках фильтра, выбрав постановщиков задач или интересующие Вас статусы задачи, группы ответственных, периоды создания и завершения задачи. Не забудьте нажать кнопку “Применить”, чтобы воспользоваться заданными настройками.



Работа с виджетом через карточки сущностей amoCRM
При открытии карточки сущности в боковой панели справа отобразится набор подключенных виджетов, связанных с ними напрямую. Среди них будет и Tasker, поскольку вы можете прикреплять к Вашим проектам и задачам нужные сделки, контакты или компании.
Для того, чтобы добавить сущность в проект, нажмите на блок 1. Вам станет доступна поисковая строка - введите в нее наименование требуемого проекта и выберите нужный элемент из выведенного списка. После добавления проекта он появится в верхнем блоке виджета.

Результат добавления проекта:

Теперь объект, в котором вы добавили проект, автоматически привязался к выбранной канбан-доске.

Для того, чтобы создать задачу в проекте со связью с текущей сущностью, нажмите "плюс" рядом с наименованием проекта и введите её заголовок.

При нажатии на наименование задачи откроется модальное окно с ее карточкой, в котором вы сможете приступить к заполнению ее содержания.

Если вы хотите создать задачу, которая не относится к какому-либо проекту, то нажмите на "плюс" в блоке 2 и введите заголовок задачи. Теперь при нажатии на ее наименование также будет открываться модальное окно карточки задачи.

 Сущность автоматически привяжется к карточке задачи и вы сможете обращаться к ней через поле с соответствующим наименованием.

Настройка автоматических действий на этапах воронки
Для того, чтобы настроить автоматические действия в воронке продаж, перейдите в нужную воронку из вкладки “Сделки”, расположенной в левой боковой панели страницы, и нажмите на кнопку “Настроить”.
Выберите свободное поле в этапе воронки, в которой хотите настроить автоматические действия, и нажмите на него. Вам откроется модальное окно с доступными триггерами и виджетами для подключения.

В поисковой строке введите запрос “Tasker” и нажмите на кнопку “Добавить”.

Теперь вы можете перейти к настройке работы виджета.
Для начала определите момент выполнения действия, нажав поле, выделенное на скриншоте.

Если есть дополнительные условия запуска триггера, обозначьте их в поле “Для всех сделок, у которых”. При нажатии на него отобразится список атрибутов сделки. В зависимости от типа выбранного параметра Вы сможете настроить диапазон или соответствие значения, при котором должно выполняться действие. 
Обязательно введите заголовок задачи для корректной работы виджета. 
Также вы можете заполнить описание задачи в соответствующем поле текущего блока.

Также вы можете настроить пользователей, которые будут участниками, постановщиками задачи и ответственными за ее выполнение.

Задайте дату дедлайна в поле “Крайний срок”. При нажатии на списковое поле будут доступны некоторые варианты обозначения срока выполнения задачи, однако вы можете ввести его вручную, используя параметр “Произвольная дата”. Введите в появившемся поле значение в формате “Год-Месяц-День Часы:Минуты:Секунды”/“Год-Месяц-День” или переменную поля сделки типа “Дата”/”Дата и время”, по которой будет определяться крайний срок выполнения задачи. 
При нажатии на “плюс” в поле “Проект” вы можете настроить автоматическое добавление задачи в уже существующую канбан-доску. Также здесь доступна настройка этапа, на котором будут создаваться задачи.

Для отмены прикрепления задачи к проекту нажмите “крестик” в соответствующем поле. 
Кроме того вы можете настроить представленные ниже дополнительные поля карточки задачи.

При отметке поля “Учет времени” вам будет предложено ввести значение, с которого нужно вести отсчет в формате “Часы:Минуты”. О работе данной функции вы можете подробнее прочитать в разделе “Карточка задачи” данного руководства. 
Если вы хотите, чтобы текущие настройки были применены не только к новым, но и к ранее созданным в этапе сделкам, отметьте галочкой поле “Применить триггер к текущим сделкам в статусе”. 
Помните о том, что заполненные при настройке автоматических действий поля стандартизируют (создают шаблон) задачи, создаваемые при отработке триггера - это значит, что они будут иметь одинаковые настройки, заданные в данном режиме, поэтому для удобства нужно ввести признак отличия между ними. К примеру прикрепляйте карточки сущностей (сделок, контактов или компаний), чтобы определить, к чему именно относится текущая задача.  
Чтобы избежать однотипности в задачах используйте переменные, доступные при нажатии кнопки . С полным списком переменных и информацией о том, как работать с шаблонизатором Вы можете ознакомиться по ссылке: https://cmdf5.ru/manual/vars
Чтобы сохранить настройки, нажмите на кнопку “Готово”.

Возникли вопросы или сложности с настройкой?
Читайте так же
Telegram канал «Команды F5»
Лучшие кейсы автоматизаций, новости о выходе новых виджетов и обновлениях действующих.