100 ПУНКТОВ АВТОМАТИЗАЦИИ БИЗНЕСА В 2023 ГОДУ

Чек-лист самостоятельного внедрения amoCRM

Данный чек-лист подходит для настройки АМО любой другой CRM со схожим функционалом.
Если автоматизация уже внедрена, пройдитесь пунктам, чтобы оценить её уровень в вашей компании.
7
РЕГИСТРАЦИЯ И ПЕРВИЧНАЯ НАСТРОЙКА
  • Зарегистрируйте аккаунт
    Перейдите на сайт CRM, например amoCRM. Зарегистрируйтесь в сервисе с использованием корпоративного e-mail и номера телефона.
  • Настройте отделы и права
    • Проанализируйте и составьте список действий каждого пользователя в зависимости от роли и отдела.
    • Исходя из этого, добавьте необходимые отделы и распределите по ним пользователей.
    • Продумайте ограничение прав сотрудников на создание, просмотр, правку, удаление и экспорт контактов, сделок, компаний.
    • Например, если у каждого сотрудника своя база клиентов, поставьте ограничение на просмотр чужих контактов и сделок.
  • Добавьте сотрудников в CRM
    • Определите пользователей, которые будут работать в CRM.
    • Добавьте сотрудников, используя приглашения на корпоративную почту или обычную почту.
    • Каждому сотруднику поставьте задачу - правильно заполнить свой профиль, в дальнейшем заполненные поля (фото сотрудника, контакты и т.д.) будут автоматически вставляться в письма клиентам.
  • Сделайте первичную настройку воронки
    • Определите, сколько этапов должно быть в воронке продаж, чтобы реализовать ваш продукт. Например, самое простое - это 4 статуса: Новая заявка, Предложение сделано, Успешно завершено (Продажа), Отказ (Не реализовано).
    • На каждом этапе должны выполняться соответствующие действия со стороны менеджера и со стороны клиента. Многие действия можно автоматизировать, подробнее про автоматизацию бизнес-процессов читайте ниже.
    • Кроме того, воронка помогает понять, на каких этапах сколько сделок висит и насколько эффективно происходит движение по ним.
    • Если на данный момент это вызывает у вас затруднение, оставьте статусы, которые стоят по умолчанию.
    • В дальнейшем можно редактировать статусы и необходимые действия в них.
    • Если у вас несколько направлений бизнеса, создайте соответствующее количество воронок, каждый со своими этапами.
  • Настройте дополнительные поля сделок и контактов
    • Исходя из анализа текущей базы клиентов, определите, какие поля уже есть в системе, а каких не хватает для особенностей вашего бизнеса.
    • У контактов это могут быть, к примеру: день рождения, должность, размер обуви, площадь квартиры и т.д.
    • У сделок: список товаров, дата отгрузки, трек-номер, вес груза, и т.п.
    • Тщательно продумайте, какие данные привязать к контакту, какие к компании, какие к сделке.
    • Отнеситесь к этому очень внимательно. Если ошибиться на этом этапе, через полгода можно получить разросшуюся базу, которая неправильно наполнена данными, работать в ней не удобно, а отчеты по нужным сегментам и вовсе невозможны.
  • Импортируйте базу клиентов
    • Дайте задание менеджерам - добавить всех своих клиентов в CRM или используйте инструменты автоматического импорта через XLS, CSV файлы.
    • Обязательно правильно сопоставьте поля в CRM с нужными столбцами вашей базы.
    • Обеспечьте контроль дублей клиентов. Чтобы при добавлении существующего клиента менеджер видел, что такой контакт уже имеется, даже если это клиент другого менеджера. Для amoCRM подходит виджет "Контроль дублей".
  • Напишите регламент работы
    Сообщите всем сотрудникам, что с сегодняшнего дня все действия по управлению клиентами необходимо проводить только в CRM. Никаких Excel таблиц, бумажек и переписок через левую почту. Полный регламент работы в CRM с основными действиями будет ниже.
25
ИСТОЧНИКИ ЗАЯВОК В AMOCRM
  • Обеспечьте автоматическое попадание всех новых заявок в CRM
    Чтобы не упустить ни одну заявку, все они должны попадать в CRM автоматически. Куда бы ни написал клиент, куда бы ни позвонил, где бы ни оставил заявку, она должна быть сохранена и по ней должна быть задача на обработку. Кроме того, все коммуникации с клиентами теперь переносятся в CRM.
  • Интегрируйте ваш сайт с CRM
    • Если у вас посадочная страница (лендинг), сайт визитка, сайт-каталог, то заявки со всех форм на сайте должны попадать в CRM.
    • Если у вас интернет магазин, онлайн-заказ услуг на сайте, то все покупки с сайта должны попадать в CRM вместе с заказами.
    • Если на сайте есть виджеты обратного звонка, онлайн чатов, захват лида и т.д., все заявки с этих сервисов должны попадать в CRM.
    • Обеспечьте сохранение источников посещений (UTM метки) для последующего анализа эффективности рекламных каналов. Подробнее об интеграции с сайтом.
  • Интегрируйте телефонию с CRM
    • Выберите оператора виртуальной АТС, если требуется. Относительно легко интегрируются UIS, Gravitel, Sipuni, OnlinePBX. У них же можно приобрести номера.
    • Установите готовый виджет или решения для интеграции звонков с amoCRM.
    • Запишите голосовое приветствие или сгенерируйте его из текста.
    • Настройте запись звонков, чтобы на странице сделки можно было прослушать любой разговор между клиентом и сотрудником.
    • Входящий звонок от известного клиента должен переадресоваться ответственному менеджеру.
    • Исходящие звонки клиентам должны выполняться прямо из CRM в 1 клик без дополнительного софта.
    • При пропущенном звонке ответственному менеджеру ставится задача.
    • Обеспечьте переадресацию звонка в amoCRM при нажатии звонящим добавочного номера.
    • При входящем звонке в CRM должна всплывать карточка контакта с информацией. Если ответственный не берет трубку, звонок переадресуется другому менеджеру или всем одновременно.
    • Если у вас несколько рекламных номеров, настройте сохранение номера, на который поступил звонок в карточку контакта, для дальнейшего анализа эффективности рекламы.
    • Если вы используете обычные мобильные телефоны с не корпоративными номерами, то используйте кастомное решение, например сервис "Мои звонки", для интеграции сотовых номеров с CRM.
  • Интегрируйте почту с CRM
    • Почта по умолчанию автоматически интегрируется в момент регистрации сотрудника в CRM.
    • Настройте почту, чтобы все входящие письма прикреплялись к сделкам, а письмо от неизвестного создавало новую сделку.
    • Подготовьте и активно используйте шаблоны для работы с почтой.
    • Используйте трекинг с отслеживанием открытия письма, чтобы звонить клиенту в тот момент, когда он изучает ваше предложение.
    • Используйте автоматическую отправку письма при переходе на следующий этап, например, подтверждение заказа.
    • Настройте подписи ответственных менеджеров с автоматической подстановкой фото и контактных данных.
    Подробнее про автоматизацию писем с использованием виджета "Почтовтик"
  • Интегрируйте чаты и социальные сети в CRM
    • Обеспечьте интеграцию обращений в вашу группу Вконтакте.
    • Обеспечьте интеграцию обращений в группу Facebook.
    • Интегрируйте рекламные формы с Facebook и Вконтакте, чтобы все заполненные формы автоматически приходили в amoCRM.
    • Настройте синхронизацию переписки в amoCMR с Whatsapp, Telegram, Viber, Skype.
    • Сохраняйте обращения c директ в amoCRM и комментарии к вашим фотографиям в аккаунте Instagram.
    • Настройте Бота (Sales Bot) для первичной автоматической квалификации клиента и сбора контактных данных.

Смотрите так же
41 виджет для amoCRM от Команды F5
Документооборот, хранение данных, удобная почта, выгрузка сделок, распределение заявок, поиск дублей и много другое.

50
АВТОМАТИЗАЦИЯ ВОРОНКИ В AMOCRM
  • Создание цифровой воронки
    Проанализируйте вашу процедуру продажи с самого начала поступления заявки до закрытия сделки. Определите и запишите минимальное количество статусов воронки, которое требуется исходя, из потребностей и действий, которые должны выполняться на каждом этапе. Добавьте нужное количество статусов в CRM, например: Новая заявка, Квалификация, Коммерческое предложение, Счет, Сделка в работе, Сделка отгружена, Документы получены, Успешно реализовано. Повторите действие для каждой воронки, если у вас несколько продуктов, которые существенно различаются по процедуре продажи.
  • Автоматизируйте задачи
    Активной сделки без задачи быть не должно. Никогда! Менеджеры не должны задумываться над тем, какое действие сейчас нужно выполнить, у них всегда должна стоять конкретная задача в зависимости от этапа. На разных этапах сделки, задачи могут ставиться разным людям.
    • Настройте постановку задачи на новую входящую заявку: связаться с клиентом, выяснить потребности, обработать, написать, позвонить.
    • Настройте постановку задачи на пресейл: рассчитать стоимость, показать объект, встретиться, замерить, подготовить КП и т.д.
    • Постановка задачи на продажу: выписать счет, отправить договор, проконтролировать оплату. Подробнее об автоматизации документооборота читайте ниже.
    • Постановка задачи на отправку в производство: изготовить, подготовить товар, приготовить все необходимое для оказания услуги.
    • Задача на отгрузку: укомплектовать товар, передать в службу доставки, оказать клиенту услугу и т.д.
    • Задача на закрытие сделки: отправить закрывающие документы, получить обратную связь от клиента, подготовить отчет.
    • Задача на повторную продажу: добавить задачу, когда нужно связаться с клиентом повторно, предложить повторную покупку, другой продукт и т.д.
  • Автоматизируйте уведомления
    • Обеспечьте отправку СМС или е-mail клиенту при первичном обращении.
    • Обеспечьте отправку информации об ответственном менеджере с фото и контактами клиенту, после назначения ответственного.
    • При необходимости уведомляйте клиента на каждом этапе сделки: счет выставлен, товар подготовлен, отгружен и т.д.
    • При успешном завершении сделки отправляйте запрос оценки качества обслуживания (NPS).
    • При отказе клиента от сделки отправляйте письмо с вопросом, по какой причине был отказ.
    • Создайте необходимые шаблоны для ручных сообщений (по СМС, e-mail, в чатах, соцсетях) на типовые события: напоминания, поздравления, приветствия, отказы. Ответы должны быть персонализированы, с использованием подстановки полей. Например: "Client name, мы все еще ждем от вас оплаты по счету - invoice-number!"
  • Автоматизируйте документооборот
    • Создавайте типовые документы в один клик или автоматически в момент смены этапа сделки. Для генерации документов в amoCRM подходит наш виджет Документы.
    • Настройте автоматическое или полуавтоматическое создание коммерческого предложения с товарами в формате PDF или в любом другом.
    • Добавьте автоматическую генерацию счета с товарами из предыдущего пункта при переходе сделки на следующий этап.
    • Настройте автоматическое создание договора с реквизитами клиента с подстановкой печатей и подписей в документ.
    • Настройте автоматическое создание акта, накладной и других закрывающих документов.
    • Обеспечьте автоматическую отправку созданных документов клиенту с контролем получения и открытия.
    • Настройте сохранение всех созданных и прикрепленных документов по сделке в облачном хранилище, например, Яндекс.Диск или Google Drive.
  • Автоматизируйте маркетинг
    • В момент поступления заявки и до этапа продажи обеспечьте "утепление" лида с помощью таргетированного показа рекламы в соцсетях, в Adwords, в Директ.
    • После успешной продажи отключайте рекламу для этого клиента, чтобы сэкономить бюджет.
    • Интегрируйте CRM с сервисом почтовых рассылок, например, Notisend, SendSay, Unisender.
    • Подписывайте клиента на e-mail рассылку в зависимости от сегментации по разным признакам: купившие, не купившие, VIP клиенты и т.д.
    • Предложите подписаться на ваши в группы в социальных сетях, отправив соответствующее сообщение.
65
ИНТЕГРАЦИЯ CRM С 1С
при необходимости
  • Синхронизируйте сделки CRM с 1С
    При создании новой сделки в CRM в 1С Предприятие должна создаваться продажа и наоборот, все продажи в 1С должны приходить в CRM, при этом нужно исключить дублирование информации. Статусы обоих систем должны быть синхронизированы. Например, когда в 1С происходит выгрузка банковских платежек, в CRM статус сделки должен меняться на "Оплачено".
  • Синхронизируйте контрагентов в 1С с CRM
    При добавлении контакта или компании в CRM в 1С должен добавляться соответствующий контрагент. Кроме того, должна быть полная двухсторонняя синхронизация данных сущностей.
  • Синхронизируйте товары и цены в 1С с товарами в CRM
    В CRM должна быть возможность посмотреть остатки товаров на складе, которая синхронизируется с 1С Предприятие. При успешном совершении сделки в CRM информация должна отправляться в 1С, и должно происходить списывание товара со склада с актуализацией остатков.
  • Настройте обмен данными
    Обмен между двумя системами может происходить по регламентным задачам с интервальной выгрузкой или в реальном времени.
86
ОБУЧЕНИЕ СОТРУДНИКОВ
  • Обучите менеджеров работать в CRM
    • Работа со сделками. Как создавать сделку и вести ее по воронке? Какие этапы есть у сделок и что необходимо сделать на каждом этапе? Почему не должно быть сделок без задач.
    • Работа с контактами. В каких случаях контакты создаются автоматически, в каких случая их нужно создавать вручную?
    • Телефония в CRM. Как позвонить контакту из CRM, как принять звонок? Как прослушать записи разговора по данному клиенту.
    • Работа с почтой. Как написать письмо клиенту из amoCRM? В каких случаях можно использовать шаблоны писем? Как отслеживать открытие письма клиентом? Где смотреть все входящие письма?
    • Работа с документами. Как работает автоматический документооборот? В каких случаях документы создаются автоматически, в каких случаях вручную? Как создать счет, акт, счет-фактуру в CRM и отправить клиенту?
  • Обучите руководителей контролировать сотрудников
    Какие есть отчеты в системе? Какие есть инструменты для мотивации? Как посмотреть кто работает хорошо, а кто плохо? Как посмотреть, откуда приходят клиенты и какие каналы наиболее эффективны?
  • Напишите и утвердите новый регламент работы в компании
    С четким регламентом работы внедрение CRM происходит эффективно. Менеджеры должны четко знать, что делать в каждый момент времени.
  • Сохраните обучающие материалы для новых сотрудников
    В дальнейшем, для адаптации новых сотрудников, эффективнее всего записать видео обучения сотрудников и скринкасты работы в CRM.
100
АНАЛИТИКА
И ОТЧЕТЫ В AMOCRM
  • Анализ источников сделок
    Обеспечьте сохранение источника поступления лидов (заявок) для последующей аналитики эффективности каналов рекламы:
    • При поступлении заявки на почту автоматически помечайте сделки соответствующим тегом или дополнительным поле.
    • Используйте несколько e-mail адресов для разных каналов. Например, на Avito поставьте один e-mail на сайт другой. Таким образом можно посчитать количество заявок с обоих систем.
    • Так же поступите с заявками с телефона. Размещайте разные телефоны на разных площадках. Настройте телефонию и CRM так, чтобы при поступлении звонка в источник заявки автоматически ставился соответствующий номер.
    • Анализ источников с сайта. Настройте интеграцию форм сайта таким образом, чтобы в CRM сохранялись данные по рекламным кампаниям Яндекс.Директ, Google Adwords и т.д. Сохранение UTM меток, гео-локаций и т.д.
    • При обращении клиентов из социальных сетей сохраняйте метки сетей и рекламных объявлений.
    • Аналогично при обращении из чатов.
    • Настройте автоматическую отправку продажи в Google Analytics. Используйте Google Client ID для сопоставления посетителя сайта и клиента в amoCRM для отправки запроса о каждой успешной сделке и бюджета. После этого в Google Analytics появятся широчайшие возможности по отслеживанию и сегментации источников конверсий.
    • Настройте интеграцию amoCRM и Яндекс.Метрику, чтобы все конверсии автоматически фиксировались в метрике. Например с помощью нашего бесплатного виджета amoCRM - Метрика. Для сопоставления пользователей используйте идентификатор посетителя сайта, заданного Яндекс.Метрикой - ClientID.
    • Для более комплексного решения используйте готовое решение с колтрекингом, email трекингом, например, сервисы типа ROIStat.
  • Аналитика работы менеджеров
    Используйте встроенные системы аналитики на базе вашего CRM. Анализ звонков, отправленных писем, эффективность обработки заявок, сумма выручки, количество задач и т.д. Находите тех, кто имитирует бурную деятельность, а кто реально работает и приносит прибыль компании.
  • Аналитика на основе больших данных
    Для более глубокой аналитики продаж, клиентов, менеджеров, звонков, писем и т.д. выгружайте сырые данные из amoCRM в БД или, например, в Excel. Затем используйте для визуализации в BI системах, например, Microsoft Power BI. Данные инструменты дают широкие возможности для сегментации данных и показывает графики по нужным срезам.
Нет времени и желания разбираться?
  • Обратитесь к профессиональному подрядчику.
  • Сэкономьте ваше время и деньги!
  • Внедряем amoCRM с 2013 года.