Инструкция по работе с виджетом "Почтовик"

"Почтовик" - это виджет от Команды F5 предназначенный для автоматизации писем в amoCRM. Подробнее.
Установка виджета
Данный виджет устанавливается из списка интеграций (маркетплейс виджетов) в вашем аккаунте amoCRM.

Перейдите в ваш аккаунт amoCRM, далее: Настройки > Интеграции, введите в строке поиска "почтовик". Откройте найденный виджет, поставьте галочку согласия, нажмите Установить.

После установки в настройках виджета отметьте галочками пользователей, у которых должен быть доступ к виджету, так же при необходимости добавьте администраторов.

Виджет установлен.
Настройка ящиков пользователей

Перейдите в любую сделку amoCRM. Cправа в списке виджетов появится "Почтовик". Нажмите на иконку Настроек, перейдите во вкладку "Пользователи".

Здесь будут все пользователи, которые есть в вашем аккаунте amoCRM. Для каждого аккаунта можно добавить неограниченное количество почтовых ящиков.

Нажмите на ссылку "Добавить ящик" у нужного пользователя. В открывшейся форме введите данные от почтового ящика.
  • От кого - ваше имя и e-mail, от имени которого будут отправляться письма
  • SMTP сервер и порт (на получение почты) - настройки сервера можно посмотреть в инструкции к вашему почтовому серверу. Например: Google, Яндекс, Mail.ru.
  • IMAP сервер (на отправку почты)
  • Логин почты
  • Пароль почты
После ввода всех полей нажмите Сохранить. В этот момент виджет попытается проверить корректность данных. Если все ОК, то появится зеленая галочка. Если галочка красная, то по введенным вами данным невозможно подключиться. Проверьте еще раз настройки, логин и пароль.
Если галочка серая, значит работает только SMTP, вы сможете отправлять сообщения.

Повторите действия для всех пользователей, которые будут пользоваться виджетом.

Окно настроек пользователей Почтовика
Как написать письмо в amoCRM через Почтовик
Существует несколько способов начать письмо:
  1. Со страницы сделки, контакта или компании - справа, в списке виджетов, выберите виджет "Почтовик" > "Написать письмо"
  2. Со страницы сделки, контакта, компании - кликните на нужный e-mail сущности, в меню выберите "Почтовик"
  3. В списке сделок, контактов, компаний - выберите нужные сущности в таблице, проставив галочки, сверху появятся действия, нажмите "...еще", в раскрывшемся меню "Почтовик"
Написать письмо из карточки сделки
Написать письмо по нажатию на e-mail
Написать письмо выделив сразу несколько сделок, контактов или компаний
Появится окно Почтовика
Появится окно Почтовика
  • В поле "От кого" можно выбрать контакт, от лица которого будет отправлено письмо.
  • В поле "Кому", выберите нужный контакт. Все контакты данной сущности подтянутся в это поле. Вы можете выбрать один или несколько, а так же добавить любой e-mail написав его в ручную. Если делаете рассылку сразу нескольким сущностям, (например, в предыдущем шаге выбрали 500 сделок и отправляете всем письмо) то в этом поле будет указано количество адресатов без возможности их редактирования.
  • Так же вы можете добавить адресатов в Копию и в Скрытую копию. Соответствующие ссылки находятся справа.
  • В поле "Тема письма" напишите заголовок вашего письма. Так же здесь можно использовать переменные, например вставить имя контакта.
  • Текст письма. Можно использовать визуальный редактор, менять шрифт, цвет, выравнивание и т.д. Можно вставить картинки из буфера обмена, перетаскиванием или комбинацией клавиш Ctrl + V. Кроме того вы можете вставить ссылки и триггерные ссылки в виде кнопок. Оформление кнопок можно создать самому в визуальном редакторе. Для вставки своей верстки письма используйте кнопку "HTML".
  • Прикрепите файлы нажав кнопку "Вложить файл" или просто перетащив файл на эту кнопку. Можно прикреплять любые файлы объемом до 100 МБ.
  • Выберите триггеры, которые должны срабатывать при действиях с письмом. Доступно 4 действия. Сами триггеры настраиваются администратором в настройках виджета.
  • Предпросмотр письма. Перед отправкой письмо можно просмотреть нажав кнопку с изображением глаза. Письмо будет сгенерировано и показано с подставленными переменным и с подписью, именно таким его увидит ваш клиент.
  • Использование шаблона. Все что было отредактировано выше, можно один раз сохранить в виде шаблона и, при необходимости, отправлять в 1 клик, просто выбрав шаблон и подредактировав нужные данные. Вложения и триггеры тоже сохраняются в шаблоне.
  • Для отправки письма нажмите кнопку "Отправить". Единичное письмо будет отправлено немедленно. Большая рассылка будет поставлена в очередь на отправку. Очередь писем необходима, чтобы отправка писем в вашем аккаунте происходила равномерно и ваш почтовый сервер вас не заблокировал. В среднем рассылка уходит со скоростью 1 письмо в секунду.
Как отправить письмо через цифровую воронку
Вы можете отправлять автоматические письма при наступлении определенных событий со сделками через digital-воронку amoCRM.

Для этого перейдите в настройки воронки вашего амоСРМ, на нужном этапе добавьте новое действие, из списка виджетов выберите "Почтовик".

При необходимости добавьте условие фильтрации, например по тегу. Выберите при каком действии должна происходить отправка, например "При создании в этапе".

Выберите шаблон, по которому будет отправлено письмо, например "Приветствие". Шаблоны, предварительно, нужно создать в настройках виджета "Почтовик".

Так же выберите получателя и отправителя (не обязательно, виджет попытается сам определить эти данные). Кроме того можно настроить отложенную отправку по таймеру от 1 секунды до бесконечности.

Сохраните действие, сохраните настройки воронки.
В момент, когда сработает действие в цифровой воронке, по шаблону будет сформировано письмо, с данными по этой сделке и отправлено адресату.

При этом сработают все триггеры, которые, были заложены в шаблоне. Будут прикреплены все файлы, которые были в шаблоне.
Шаблоны
Шаблоны - это готовые письма, которые могут быть отправлены в любой момент вручную из интерфейса "Почтовика", автоматически из цифровой воронки amoCRM и автоматически по триггеру из другого письма.
Шаблоны могут содержать вложения, которые вкладываются каждый раз при отправке письма.

Для настройки шаблонов, перейдите в настройки "Почтовика" (иконка настроек в виджете справа) и выберите вкладку "Шаблоны".
Настройки шаблона

  • Название шаблона - произвольное имя шаблона.
  • Куда отправить письмо - по умолчанию письмо отправляется клиенту, но можно выбрать любой другой e-mail
  • Заголовок письма - тема письма, можно использовать произвольный текст и переменные
  • Текст письма - используйте визуальный редактор, чтобы написать текст. Можно использовать HTML код. Картинки вставляются по ссылке из интернета или из буфера обмена через Ctrl + V. В тексте можно использовать переменные из полей amoCRM, в которые момент отправки письма подставляются нужные данные.
  • Вложения - вы можете прикрепить любые файлы общим размером до 50 Мбайт. Каждый раз при отправке письма с этим шаблоном все файлы будут прикрепляться автоматически.
  • Действия и триггеры - можно выбрать действия, которые будут происходить после отправки письма, при открытии письма, в случае не открытия, и при ошибке отправки. Действия настраиваются в триггерах, которые предварительно необходимо добавить в зависимости от задач. Можно выбрать сразу несколько триггеров на одно действие.
  • Владелец - можно сменить владельца на другого пользователя (доступно только администратору) или сделать шаблон общедоступным. Общедоступный шаблон видят и могут использовать все сотрудники, но подпись все равно будет индивидуальная.
  • Отключить стандартную подпись - отключает подпись отправителя. Полезно, если вы делаете рассылку, которая не должна содержать лишних элементов.
Администратору виджета доступно редактирование любых шаблонов. Простой пользователь видит только свои шаблоны и общедоступные.
Переменные
Вы можете подставить любое поле из amoCRM в виде переменных: ФИО клиента, данные по сделке, бюджет и т.д.

Модификация переменных

Числа прописью, склонение слов, выделение Имени из полного ФИО, работа с валютами, с мерами, окончание глаголов в зависимости от рода, кастомный вывод мульти-списковых полей и т.д.
Переменные, которые можно использовать в теле письма
Переменные, которые можно использовать в триггерах
Для вставки в тексты примечаний и задач
Триггеры и триггерные ссылки
Триггеры - это определенные действия, которые срабатывают в нужный момент и выполняют заложенные в них действия. Триггеры могут срабатывать при действиях с письмом (отправка, открытие и т.д.) или при клике на триггерную ссылку, которая вставлена в письмо.
Когда срабатывают триггеры

  • Отправка письма - сработает как только письмо успешно будет отправлено.
  • Открытие письма - сработает в момент открытия письма. Срабатывает только 1 раз. Если письмо отправлено на несколько контактов одной сущности, то триггер сработает один раз, как только кто либо из этих контактов откроет письмо.
  • Не открытие письма - сработает по таймеру, если в течение указанного времени письмо не будет открыто. Таймер открытия можно настроить в шаблоне или при написании письма - от 1 минуты до бесконечности.
  • Не удалось отправить - сработает, если письмо не удалось отправить, например из за неправильных настроек почтового аккаунта.
  • Клик по триггерной ссылке - сработает, если был клик по ссылке, которая есть в письме. На каждую ссылку можно назначить свои триггеры. Срабатывает каждый раз при клике или только один раз, в зависимости от настроек ссылки. Если одноразовая ссылка отправлена на несколько контактов одной сущности, то срабатывает только один раз, как только кто либо нажмет на ссылку первым.
Какие триггеры бывают

  • Поставить задачу - ставит задачу ответственному за сделку или выбранному менеджеру. Можно выбрать тип задачи, срок выполнения, ответственного за задачу и текст. В тексте задачи можно использовать переменные {subject} - тема письма, {sended_at} - дата отправки письма.
  • Добавить примечание к сделке - добавляет примечание с нужным текстом, в тексте можно использовать переменные.
  • Сменить статус сделки - меняет этап сделки в воронке. Можно менять как этап так сменить и саму воронку.
  • Сменить поле в amoCRM - меняет поле сделки, контакта, компании в amoCRM на нужное вам значение. На данный момент поддерживаются следующие поля:
      1. Текстовое поле - нужный текст будет добавлен или заменен, если оно было не пустое.
      2. Числовое поле - в значении должно быть число без других символов.
      3. Списковое поле - меняет значение из списка, напишите в точности нужное значение из списка существующих.
      4. Мультисписковое поле - добавляет значение в списке выбранных (ставит галочку), напишите в точности нужное значение из списка.
      5. Переключатель - напишите 1, чтобы включить и 0, чтобы выключить.
      6. Дата - напишите дату в формате ГГГГ-ММ-ДД. Например 2018-08-29. Для текущей даты вставьте {date}, текущая дата, это дата на момент срабатывания триггера.
      7. Очищение любого поля - напишите {reset}, значение любого поля будет очищено, списковые поля очищаются, переключатель становится ВЫКЛ.
  • Отправить письмо - отправляет письмо по выбранному шаблону.
  • Создать сделку - создает новую сделку для контакта, которому было отправлено письмо. Например, вы можете сделать рассылку по всей базе и при открытии или клике по письму, создавать сделку.
  • Сменить теги - меняет теги у сущностей (будет доступно с декабря 2018)
На каждое действие можно назначить несколько триггеров. Срабатывание любого триггера можно отсрочить в настройках, от 1 секунды до бесконечности.
Триггерные ссылки
Это специально сгенерированные ссылки, которые могут быть вставлены в тело письма. При нажатии на такую ссылку срабатывают триггеры, которые в них заложены.
Параметры триггерных ссылок

  • Название переменной - не редактируется, генерируется в момент создания. В данную переменную будет сгенерирована уникальная ссылка с привязкой к сущности, которому отправляется это письмо. Вставьте ее в параметр href вашей ссылки в HTML коде письма.
  • Срабатывать 1 раз - ссылка сработает только один раз. При повторном переходе по ссылке действия больше выполняться не будут. Например, кнопку перевода сделки на следующий статус лучше сделать одноразовой, а кнопку заказа звонка можно сделать многоразовой.
  • Ссылка для редиректа - страница вашего сайта, на которую пользователь попадает при клике. Если оставить поле пустым, то пользователь перейдет на стандартную страницу, на которой будет написано "Спасибо!".
  • Список триггеров - собственно какие триггеры должны запускаться в момент перехода, можно выбрать сразу несколько. Триггеры для ссылок и для шаблонов одни и те же.
Настройка виджета на примере
ЗАДАЧА

Отправить КП клиенту, как только пройдет квалификацию. После отправки автоматически переместить сделку в статус "КП отправлено". При открытии письма поставить задачу ответственному "Позвонить клиенту". При открытии КП передвинуть сделку на этап "Ознакомлен с КП". Если письмо не откроют в течение суток, отправить повторное письмо.
РЕШЕНИЕ

Если мы говорим об автоматизации то в первую очередь необходимо создать триггеры, которые будут отвечать за это. Чтобы не запутаться в названиях триггеров, пишите в них действие которое оно выполняет.

Создаем триггеры
  • Создайте триггер "Поменять этап на КП отправлено", в котором настройте смену этапа сделки на "КП отправлено"
  • Создайте триггер "Поставить задачу", в котором настройте действие постановки задачи ответственному менеджеру.
  • Создайте триггер "Поменять этап на Ознакомлен с КП", в котором настройте смену этапа сделки на "Ознакомлен с КП"
  • Создайте триггер "Повторное письмо", в котором выберите отправку письма по шаблону.
  • Создайте Триггерную ссылку "Ссылка на КП", в котором введите ссылку на ваш файл и выберите триггер, который будет срабатывать при клике - это у нас "Поменять этап на Ознакомлен с КП". Поставьте галочку "Срабатывать 1 раз", чтобы каждый раз нажатии клиентом на ссылку, сделка снова не перемещалась на этот статус.

Создаем и настраиваем Шаблоны

Создайте в Почтовике новый шаблон "Коммерческое предложение", оформите его должным образом. Введите тему письма, текст. В тексте вставьте ссылку на КП, например PDF файл на вашем сайте или онлайн документ в Google Docs. В параметр HREF, данной ссылки, вставьте переменную триггерной ссылки "Ссылка на КП" (можно использовать визуальный редактор ссылки), она выглядит как {triggerlink:8}. Должно получиться так: <a href="{triggerlink:8}">Открыть КП</a> Оформите ссылку, например, как кнопка. Помните, что в этой ссылке у нас заложен триггер, который поменяет статус сделки при клике по ней.

В настройках шаблона добавьте триггеры, которые создали:
  • После отправки письма: "Поменять этап на КП отправлено"
  • При открытии письма: "Поставить задачу"
  • Если письмо не открыто: "Повторное письмо" И выберите период 24 часа.
Оформите заголовок, выберите от кого отправлять и сохраните шаблон. Данный шаблон можно будет использовать как при создании нового письма в ручную, так и при автоматической отправке из цифровой-воронки.

Настраиваем цифровую воронку
На нужном этапе, например "Квалифицирован", добавьте новое действие, выберите виджет "Почтовик". В настройках действия выберите созданный вами шаблон "Коммерческое предложение", сохраните действие и настройки воронки.


КАК ЭТО РАБОТАЕТ

Как только сделка переходит в статус "Квалифицирован", ваше письмо с КП будет отправлено автоматически из цифровой воронки, а сделка переместится в статус "КП отправлено". Далее, если клиент откроет письмо, сработает триггер и ответственному менеджеру ставится задача "Позвонить, клиент открыл КП". Как только клиент перейдет по ссылке вашего КП, сработает триггерная ссылка и сделка переместится на статус "Ознакомлен с КП". Если клиент не откроет письмо в течение суток, сработает триггер "Повторное письмо" и отправится еще одно письмо.
Видео
Решение возможных проблем
Вопрос:
Не отправляются письма через Почтовик в amoCRM
Ответ:
Прежде всего проверьте настройки ящиков у пользователя от имени которого отправляется письмо. Если настройки сервера, логин и пароль правильные, то справа от ящика должна стоять зеленая галочка.
Добавьте триггер, который будет добавлять в примечание текст ошибки примерно такого содержания "Тема письма: {subject} . Дата отправки: {sended_at} ID письма: {id} ". Назначьте этот триггер на действие "Отправка не удалась" в письме или в шаблоне, чтобы каждый раз в случае ошибки ставилось примечание.

Письма могут не отправляться по нескольким причинам.
  1. Неправильные настройки почтового сервера (неправильный логин, пароль, сервер, порт и т.д.)
  2. Почтовый сервер отклонил отправку письма. Могут быть разные причины: письмо распознано как спам, вы превысили лимит сообщений, сервер отклонил запрос посчитав ее небезопасной (часто бывает с GMail - включите небезопасные приложения для аккаунта.
  3. Письмо стоит в очереди. Все письма отправляются по очереди примерно со скоростью 1 письмо в секунду. Если сделали рассылку, то все новые письма на некоторое время могут зависнуть, пока уходят предыдущие. Чтобы контролировать очередь зайдите в настройки виджета, раздел "Настройки" > "Письма" > "В очереди", в списке вы увидите все письма, которые ждут своей отправки.
Вопрос:
Я отправляю письма через виджет Почтовик, но не вижу отправленных писем в ленте сделки в amoCRM.
Ответ:
Виджет отвечает только за отправку писем и добавление их в "Отправленные" почтового ящика. Прикрепление исходящих писем осуществляет amoCRM.
Почтовик кладет отправленное письмо в папку "Отправленные", используя IMAP соединение. Убедитесь, что IMAP протокол настроен верно в настройках пользователя и стоит зеленая галочка. Кроме того у вас в почте может быть несколько папок на исходящие, они могут называться по разному "Исходящие", "Отправленные", "Sendet" и т.д. Почтовик кладет исходящие письма в одну из этих папок, amoCRM забирает письма из одной из этих папок и подтягивает в сделку, иногда названия этих папок могут различаться. Чтобы такого не было, оставьте только системную папку с исходящими письмами, остальное с подобными названиями удалите.
Например не допускается:
Входящие
Отправленные
Исходящие
Спам


Допускается:
Входящие
Отправленные
Спам

Вопрос:
Почему не срабатывает отправка писем из цифровой воронки amoCRM
Ответ:
Проверьте правильно ли настроена цифровая воронка. Выполняется ли само действие воронки, не попадает ли под возможные фильтры. Добавьте стандартное действие (например "Добавление задачи"), на этот этап с теми же фильтрами и настройками, после действия Почтовика и посмотрите выполняется ли оно. Если не выполняется, то возможно цифровая воронка amoCRM не сразу отправляет данные о наступлении события, такая задержка иногда бывает. Если все другие действия выполняются, то посмотрите историю писем в настройках виджета и их статусы. Возможно письмо создалось и стоит в очереди на отправку или возникла ошибка при попытке отправки.
История изменений
Виджет постоянно дорабатывается. Ниже история изменений и обновлений
Обновления Декабрь 2018
  1. Настройки оптимизированы на весь экран, так же доступны из раздела Почты amoCRM.
  2. Добавлена быстрая настройка SMTP - Mail.ru, Yandex, Gmail. Теперь настройки серверов можно проставить в один клик.
  3. Функционал Ответить/Переслать доступен в ленте -> карточке входящего письма. Можно ответить или переслать письмо нажав на соответствующую кнопку в ленте.
  4. Добавлена настройка доступности шаблонов по сотрудникам.
  5. Переработан механизм формирования отслеживаемых вложений.
  6. Улучшены алгоритмы работы механизмов IMAP.
  7. Добавлен новый триггер - Сменить теги. Меняет или удаляет теги в Сделке, в Контакте, в Компании.
  8. Добавлен новый раздел писем - Не отправленные.
  9. Переотправка писем доступна в списке Не отправленных писем.
  10. Возврат к черновику доступен из списка черновиков.
  11. Удаление своих черновиков доступно в списке черновиков.
  12. Копирование ID письма доступно в списке писем.
  13. Просмотр письма доступен в списке писем.
  14. Добавлен выбор способа отслеживания скачивания вложений: примечание/задача. Теперь при скачивании вложений можно ставить задачу.
  15. Новые цвета панели виджета.
  16. Добавлена поддержка переменных в триггерных ссылках. Можно в можно ставить уникальную ссылку из поля amoCRM.
Обновления Ноябрь 2018
  1. Убрана отправка письма по Enter из карточки нового письма.
  2. В шаблонах, при указании произвольного email получателя, теперь можно вставлять переменные, брать email, например из профиля менеджера или из доп.поля сделки/контакта/компании.
  3. Доработана логика некоторых триггеров, например:
    1. при отправке письма из контакта и срабатывании триггера на смену статуса сделки - будет поиск последней по дате создания связанной сделки этого контакта;
    • при отправке письма из компании и срабатывании триггера на запись в поле контакта - будет поиск первого по порядку связанного контакта этой компании
    • при отправке письма из сделки и срабатывании триггера на добавление тега в компании - будет поиск связанной компании этой сделки
  4. Галочка "Отслеживать скачивания вложений" теперь запоминает свое последнее состояние для новых писем
  5. При открытии карточки триггерной ссылки, если не выбрано ни одного триггера - автоматически выпадает список триггеров для выбора
  6. Исправлены мелкие ошибки
Предостережение!
Данный виджет предоставляет широчайший функционал по автоматизации отправки писем, но такой подход требует от вас внимательности.

Прежде всего вы должны понимать, что Почтовик отправляет письма, используя ваш электронный ящик. В среднем каждый почтовый сервис ставит ограничение на ежедневное количество отправляемых писем 2-3 тыс. в день, старайтесь не превышать данные лимиты иначе ящик может быть заблокирован.

Для больших рассылок в настройках ящика Почтовика используйте данные от платных SMTP серверов с гарантированной доставкой подобных рассылок, например SendPulse.

Так же следите за тем, чтобы триггеры в шаблонах не запускали отправку этого же шаблона бесконечное количество раз. Например, можно настроить отправку письма по этому же шаблону еще раз, при его открытии. Таким образом как только клиент откроет письмо, ему придет точно такое же, как только клиент откроет второе, придет третье и так бесконечно.

Но еще хуже, если вы автоматически отправляете ЭТОТ ЖЕ шаблон, при условии, что письмо не будет открыто. Это вызовет зацикливание отправки, пока кто то не откроет последнее письмо. Представьте, что клиент добавил вас в спам и больше никогда не откроет ваши письма - таймер отправки следующего письма, будет срабатывать еще раз, отправляя повторное письмо, которое, в свою очередь запустит следующий таймер, вызывая рекурсию. Пока кто нибудь не откроет последнее письмо, сообщения будут уходить бесконечно.

Тестируйте цепочки писем на своем e-mail прежде чем отправлять его клиентам.

Не делайте рассылки по базе e-mail адресов, если вам явно не давали согласие на получение подобных писем.

Всегда вставляйте триггерные ссылки отписки от цепочки ваших писем, чтобы клиент легко смог отписаться от вас. Это можно сделать, например, через изменение дополнительного поля "Рассылка" = Да/Нет. На основе этого поля уже фильтруйте действия в цифровой воронке.

Компания Команда F5 не несет ответственности за неправильную настройку виджета и последовавшую за этим блокировку каких бы то ни было сервисов, почтовых серверов, API amoCRM и т.д.

Еще не установили виджет?

Данное решение вы можете установить самостоятельно
из списка интеграций amoCRM
Made on
Tilda