Настроили все процессы в продажах и ускорили их в 7 раз для центра обучения персонала
B2B
ОБРАЗОВАНИЕ
МОСКВА
Центр «УОССС» обучает сотрудников в строительстве, промышленности, юриспруденции, бухгалтерии и информационной безопасности. Это также единственный центр в Москве с обучением по электробезопасности. Процессы обработки заявок и управления обучением были организованы хаотично, из-за чего возникал целый ворох проблем и ошибок. Мы выстроили единую систему работы с клиентами и учениками — от заявки до сопровождения.
Клиент выделял 6 проблем, которые нужно решить с помощью amoCRM
- Нет единой CRMНе было единой системы для управления клиентами, сделками и документами. Вся работа велась в таблицах Excel, где информация часто терялась или дублировалась.
- Нет структурированных процессов работыНе было четко выстроенных бизнес-процессов, важные этапы взаимодействия с клиентами не фиксировались, из-за чего сотрудники действовали несогласованно.
- Проблемы с ведением базыВсе сведения о клиентах, включая контакты, историю взаимодействий и договоры, хранились в разрозненных файлах. Это осложняло поиск информации, снижало скорость работы и увеличивало число ошибок.
- Недостаток отчетностиНе было инструментов для анализа эффективности сотрудников: не отслеживали количество звонков, выполненные задачи и другое.
- Ручное создание документовВсе документы оформлялись вручную, что отнимало у менеджеров много времени на рутину и мешало продажам.
- Неудачная попытка внедрения другой системыДо amoCRM компания пробовала внедрить другую систему, но не вышло по ряду причин: сложный интерфейс, мало функций для генерации документов и проблемы с отслеживанием сделок.
Что сделали по шагам
Шаг 1. Настроили структуру и ключевые процессы
Для наведения порядка в процессах настроили две воронки. Первую – для управления сделками, вторую – для сопровождения клиентов. Это позволило детально отслеживать каждый этап взаимодействия и сократить вероятность потери сделок. Менеджеры получили четкие инструкции по работе с воронками и начали фиксировать изменения в статусах сделок.
Шаг 2. Настроили карточки для ведения базы
Для удобного хранения и структурирования данных в CRM мы настроили карточки сделок и контактов. Добавили в них ключевые поля, такие как сумма сделки, бонусы, чистая прибыль, а также расширенную информацию о клиентах. Теперь все важные данные отображаются в единой системе. Дополнительно мы настроили автоматическую подстановку данных, чтобы избежать ошибок при внесении информации.
Шаг 3. Настроили разграничение прав доступа
В зависимости от должности и функционала каждому сотруднику сделали доступ только к тем разделам системы, которые необходимы для работы. Это ограничило возможности случайного удаления или изменения важных данных, а также повысило контроль за внутренними процессами.
Шаг 4. Внедрили и настроили дополнительные виджеты
Для ускорения и упрощения работы сотрудников добавили инструменты:
- Платформа – контроль выполнения задач, запрет сделок без задачи, группировку полей для удобного отображения информации.
- DaData – подключили автоматическое заполнение реквизитов клиентов при создании сделок, что сократило вероятность ошибок.
- Документы – настроили упрощение работы с договорами, коммерческими предложениями и закрывающими документами за счет шаблонов.
- Почтовик – сделали автоматизированную отправку коммерческих предложений и шаблонных писем клиентам прямо из CRM.
- Калькулятор – подключили автоматический расчет финансовых данных по сделке, что позволяет менеджерам оперативно формировать коммерческие предложения.
- Google Disk – сделали интеграцию для удобного хранения файлов и совместной работы с документами.
- Определение региона по номеру телефона – подключили персонализированную работу с клиентами с учетом их местоположения.
- Интеграция с Почтой России – настроили автоматический контроль доставок документов об обучении клиентам.
Шаг 5. Подключили телефонию UIS
Подключили телефонию UIS, чтобы автоматически фиксировать все входящие и исходящие звонки. Теперь каждый звонок записывается и сохраняется в истории сделки, можно анализировать разговоры, контролировать менеджеров и выявлять слабые места в продажах. Телефония интегрирована с amoCRM – менеджеры могут звонить клиентам в один клик прямо из системы.
Шаг 6. Обучили сотрудников и запустили систему
После внедрения мы проверили корректность всех настроек и оперативно исправили недочеты. Далее показали, как пользоваться amoCRM, отслеживать сделки, работать с документами и отчетностью. Менеджеры быстро адаптировались к новым условиям.
Итоги для бизнеса после внедрения
1. В 2 раза больше звонков
После интеграции телефонии UIS менеджеры стали быстрее связываться с клиентами одним нажатием кнопки
2. Ускорили создание всех документов
Благодаря четко выстроенным этапам и статусам сделок удалось вернуть старых заказчиков и привлечь новых клиентов, которые ранее терялись из-за несистемной работы.
После интеграции телефонии UIS менеджеры стали быстрее связываться с клиентами одним нажатием кнопки
2. Ускорили создание всех документов
- в 3 раза быстрее составляются КП, потому что теперь КП генерируется само по регламенту, а детали согласовают по установленному процессу.
- в 5 раз быстрее выставляются договоры и счета, потому что теперь реквизиты клиентов подставляются в утвержденные шаблоны.
- в 3 раза быстрее выпускаются методические материалы, потому что теперь методички создаются по стандартным формам, а часто используемые блоки текста вставляются автоматически.
- В 2 раза быстрее собираются отчеты, потому что данные из системы подставляются в шаблоны, заранее настроенные под требования аналитики.
Благодаря четко выстроенным этапам и статусам сделок удалось вернуть старых заказчиков и привлечь новых клиентов, которые ранее терялись из-за несистемной работы.
Что сказал клиент?
Благодарственные письма
Команда проекта
Ещё кейсы