Компания ДОМ.RU занимается подбором объектов недвижимости для физических и юридических лиц в Коломне. Компания является монополистом на своем рынке и ежегодно проводит тысячи сделок. При этом у отдела продаж долгое время не было общей базы объектов недвижимости и единой системы ведения сделок с клиентами. Менеджеры вели базу объектов и все работы с ней вручную, что создавало неразбериху в бизнес-процессах и мешало оказывать качественный сервис. Компания обратилась к нам, чтобы создать единый процесс подбора недвижимости и автоматизировать в нем рутину.

У заказчика были проблемы и с базой, и со сделками

У отдела продаж не было общей базы данных

Менеджеры записывали информацию об объектах и клиентах там, где им удобно: в Excel, Word и записных книжках. Если нужно было предложить клиенту несколько вариантов недвижимости, приходилось вручную искать квартиры по разным источникам, следить за условиями застройщиков и каждый раз обновлять данные. А еще требования клиентов регулярно менялись — без нормальной базы работать было очень сложно.
Менеджеры вели сделки вручную
Каждый менеджер одновременно работает с несколькими клиентами и по каждому нужно собрать и хранить много информации:
1. Имя и контактные данные клиента.
2. Пожелания по недвижимости (цель покупки, площадь, бюджет, район и т. д.).
3. Информация о сроках и этапах сделки.
4. Документы на недвижимость.
5. Подборки с вариантами недвижимости.
6. История предыдущих взаимодействий с клиентом.
На актуализацию данных уходило до половины рабочего дня, а времени на общение и продажи оставалось мало.
Много ручной работы с документами

Помимо подборки квартир менеджеры тратили много время на ручное создание КП, договоров и других документов для сделки. Так как единой системы не было, приходилось держать всю информацию в голове и писать напоминания, чтобы не забыть отправить клиенту счет или документ.

ИИ-решения для роста продаж

Voice AI анализирует звонки, Palantir улучшает переписку, Chat AI общается с клиентами 24/7

Вместе с клиентом выделили задачи автоматизации

Создать единую платформу, которая обновляет данные об объектах недвижимости в разных системах, чтобы они всегда были актуальными.
Сделать интеграцию с базами объявлений для быстрой выгрузки объектов недвижимости.
Настроить создание подборок объектов недвижимости с помощью фильтров.
Автоматизировать учет данных о клиентах, сделках и объектах недвижимости.
Автоматизировать создание основных документов.

В основе решения кастомная - веб-платформа «Объекты» на базе amoCRM

Создали веб-платформу «Объекты», которая собирает объявления со всех источников, и позволяет добавлять информацию об объектах напрямую в amoCRM. Также добавили виджеты, которые упрощают создание документов и подборок недвижимости.

Функционал решения:

1. Поиск объектов и создание подборок

Функционал главной страницы позволяет быстро найти клиента в amoCRM и собрать для него подборку недвижимости. Менеджеру не нужно заходить на сайт с базой объявлений — вся информация по объектам хранится в одном месте. Также в карточке можно указать пожелания клиента, чтобы потом не упустить важные детали.

2. Создание подборки объектов для покупателя

На платформе можно создавать карточки объектов. Для разных видов недвижимости создается отдельная карточка, где менеджер может указать важные детали:

район,
тип сделки,
количество комнат,
площадь,
планировка,
стоимость,
тип постройки дома.

К карточке сделки можно прикрепить конкретный дом или квартиру из платформы Объекты, а также подборку в формате docx и pdf. Из карточки менеджер может сразу отправить эту информацию клиенту.

3. Добавление документов

Помимо информации по объектам в карточке можно сразу прописать кадастровый номер и загрузить документы. Раньше менеджеры хранили их в отдельных папках, в в облаке или отправляли по электронной почте. Теперь вся информация по документам находится в одном месте на сервере заказчика. Сюда же можно загрузить фото и видео квартиры.

4. Поиск по фильтрам

Гибкие фильтры помогают найти подходящий объект для клиента в два клика по основным параметрам:

местоположению,
стоимости объекта,
площади,
типу недвижимости.

5. Выгрузка объектов

Мы добавили функционал, который позволяет быстро выгрузить карточки объектов недвижимости на площадки из центральной платформы на популярные площадки. Если стоит галочка, значит выгрузка уже была. Каждая буква означает конкретный сайт по подбору недвижимости:

А — "Авито"
Ц — "Циан"
Я — "Яндекс Недвижимость"
Д — "ДомКлик"

У всех объектов есть отображение кадастровой карты: географическое расположение с учетом кадастровых границ и земельных участков. Это позволяет дать клиенту полную информацию о квартире и земельном участке.

6. Формирование КП по объекту

Система автоматически подтягивает данные и добавляет их в готовый шаблон. Менеджеры в один клик создают КП для клиента и не тратят время на поиск информации.

7. Отображение на Яндекс Картах

Объекты недвижимости отображаются на Яндекс.Картах в виде карточки. В ней есть вся основная информация: id, тип недвижимости, этаж, площадь и цена. В карточку можно зайти и отредактировать в ней данные. А когда менеджер создает ее на платформе, адрес автоматически подтягивается из Яндекс.Карт.

Добавили умные детали в amoCRM

1. Разработали воронки «Покупка недвижимости» и «Продажа недвижимости».

Они помогают менеджерам вести клиента по готовому алгоритму, а также отслеживать текущее состояние сделок и понимать, на каком этапе находится каждая из них.

2. Автоматизировали ряд ключевых процессов

работа с ипотекой;
отправка смс-уведомлений об изменении цены объекта;
назначение агента и добавление его контактов.

3. Настроили аналитику с важными показателям продаж

Аналитика показывает результаты каждого менеджера: количество сделок в работе, запросов, объектов, а также покупателей. Эту информацию можно использовать для оценки эффективности работы агентов.

Итоги для бизнеса после внедрения

Бизнес-процессы стали прозрачными и управляемыми

Все карточки объектов и подборки хранятся в одной базе данных и доступны в один клик в любое время. Продажа недвижимости стала проще для менеджеров, а руководитель может легко отслеживать их результаты. Данные клиентов теперь хранятся в amoCRM и руководителю не нужно беспокоиться о том, что агент заберет базу клиентов с собой при увольнении из агентства. Руководителю не нужно смотреть массу документов, чтобы увидеть результаты продаж: ему проще контролировать отдел и принимать решения.
Упростили рутину

Раньше на ручной поиск объектов и составление КП у менеджеров уходило 4-5 часов в день. Менеджеры в 2 раза быстрее начали собирать отчеты и в 3 раза сократили время на создание КП. Большинство задач агенты решают в один клик. Теперь вместо рутинных задач отдел продаж сфокусирован на продажах: встречи с клиентами, проведение просмотров и анализ рынка.
Сэкономили месячный бюджет в 100 000 ₽

Ранее выгрузка новых объектов могла занимать весь рабочий день. Ее делал отдельный сотрудник, на которого агентство выделяло бюджет до 100 000 ₽ в месяц. Сейчас этот процесс полностью автоматизирован и происходит без участия человека.
Повысили эффективность обучения новичков

Обучение новых агентов стало идти быстрее. Опытный агент за 1 день показывает новичку, как работать с базой клиентов, подбирать недвижимость и выгружать объекты на площадки. Раньше обучение занимало минимум 1 неделю.

Что сказал клиент

“

Я являюсь директором агентства недвижимости «Дом.ru» вот уже 15 лет. В процессе работы, в 2016 году, мы начали понимать необходимость перехода на работу с CRM системой, которая удовлетворяла бы всем нашим запросам: имела мобильное приложение, отображала клиентов, бизнес процессы и стадии работы от холодного звонка и до успешно завершенной сделки. Единственным подходящим вариантом для нас стала Amo CRM, но специфика работы предполагала наличие в системе базы объектов недвижимости. Поскольку ни одна СРМ система не давала такой возможности, то нами было принято решение разработать свой собственный виджет «объекты» и встроить его в общую систему бизнес процессов. Для этого мы выбрали партнеров AmoCRM команду F5 и с тех пор успешно сотрудничаем с ними. С того времени был не только разработан виджет, но и сделано очень много доработок, реализовано множество возможностей и функций, в частности настроена выгрузка всех необходимых договоров прямо из СРМ, выгрузка объектов на различные рекламные площадки одним кликом прямо из виджета.

На данный момент работа агентства стала намного эффективнее, процессы технологичнее, а работа сотрудников прозрачнее и отлаженнее:
- мы можем делать подборки объектов как для продавцов ( аналоги на рынке), так и для покупателей
- наши объекты отображаются наглядно на карте
- коллцентр может ставить задачи по всем входящим клиентам напрямую агентам и отслеживать количество звонков по тому или иному объекту непосредственно в базе объектов.
- фильтровать поиск необходимых объектов по тем или иным фильтрам (цена, количество комнат, дата добавления и т.д.)
- все звонки между агентами и клиентами фиксируются в сделках
- есть возможность работы с объектом – редактирование, формирование КП, рекламных флаеров, листа показов и просомтрор и т.д.

Доработки до сих пор продолжаются, у нас еще много планов впереди, но особенно радует то, что в любых сложных ситуациях, возникающих в работе, мы всегда можем обратиться за помощью и специалисты F5 помогают нам разрешить все наши проблемы и ответить на все вопросы. За это им большое спасибо. Надеемся на дальнейшее плодотворное сотрудничество с ними и рекомендуем их как профессионалов своего дела!

Валерия Шмакова - ДОМ.RU

Команда проекта

Денис Максимов

Руководитель проекта

Дмитрий Борисов

Старший системный аналитик

Нужна автоматизация, как в этом кейсе?

Напишите нам и мы подберем решение под любые бизнес-задачи.

Оставляя заявку, вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Автоматизировали подбор объектов и сократили время на рутинные задачи в 5 раз