#B2C #Аренда #Москва
Ускорили бронирования залов на базе amoCRM и Yclients
Компания Friend’s Hall Харизма сдает в аренду современные залы для совместного досуга в Москве: залы оборудованы для караоке, кино, спортивных трансляций, игры в приставку и настольные игры. Клиенты могут арендовать залы круглосуточно в удобной для себя локации, принести еду и напитки с собой, посмотреть фильм на огромном экране или отпраздновать День Рождения.
Поток заявок большой и круглосуточный, а единой системы бронирования долгое время не существовало — из-за этого возникала путаница в заказах. Мы доработали систему так, чтобы менеджеры могли оформлять бронирования быстрее, в комфортном режиме одного окна и без ошибок.
Поток заявок большой и круглосуточный, а единой системы бронирования долгое время не существовало — из-за этого возникала путаница в заказах. Мы доработали систему так, чтобы менеджеры могли оформлять бронирования быстрее, в комфортном режиме одного окна и без ошибок.
Проблема заказчика: многоэтапный алгоритм бронирования в 2-х системах, где легко допустить ошибку
Менеджеры компании раньше оформляли бронирования в 2-х системах — amoCRM и YClients — которые не были связаны между собой.
В этом процессе было много двойной работы и узких мест для человеческих ошибок.
- Принимали заявки от клиентов в amoCRM.
- Открывали вкладку с календарем в YClients: искали нужный день, филиал, зал, время.
- На свободное время в YClients добавляли услуги и оформляли запись.
- Возвращались в amoCRM и проделывали ту же работу: заполняли поля сделки, добавляли услуги, фиксировали время записи.
- Получали оплату от клиента и фиксировали ее в amoCRM.
- Снова возвращались в YClients, находили нужную запись и зафиксировали оплату там.
В этом процессе было много двойной работы и узких мест для человеческих ошибок.
Мы описали задачи новой системы бронирования
- Синхронизировать все данные в двух системах — amoCRM и YClients;
- Автоматизировать фиксацию оплат клиентами в amoCRM и YClients;
- Исключить дублирование данных и уменьшить человеческие ошибки;
- Сократить время на оформление одного бронирования;
- Увеличить количество обработанных заявок за смену по менеджерам.
Решение
Интегрировали amoCRM и YClients с помощью кастомного виджета. А также доработали фильтры в виджете так, чтобы менеджер мог находить нужные залы без ручной фильтрации и быстрее оформлять бронирования.
Что сделали?
Виджет расширенного поиска
Когда клиент обращается в отдел продаж по телефону или в мессенджере, менеджер может вести диалог и оформлять бронирование из карточки Сделки в amoCRM. Для этого мы разработали кастомный виджет с фильтрами: в фильтрах виджета можно выбрать филиал, дату и время брони, ориентировочную длительность и вместительность зала. Таких широких фильтров в YClients не было — мы добавили их и автоматизировали подбор зала, чтобы менеджер мог учитывать все варианты и подбирать нужный зал быстрее.
Когда клиент обращается в отдел продаж по телефону или в мессенджере, менеджер может вести диалог и оформлять бронирование из карточки Сделки в amoCRM. Для этого мы разработали кастомный виджет с фильтрами: в фильтрах виджета можно выбрать филиал, дату и время брони, ориентировочную длительность и вместительность зала. Таких широких фильтров в YClients не было — мы добавили их и автоматизировали подбор зала, чтобы менеджер мог учитывать все варианты и подбирать нужный зал быстрее.
Доработали календарь с залами
После установки фильтров менеджер нажимает кнопку «Поиск» и сразу видит календарь с залами, которые подходят по заданным критериям клиента. В диалоге с клиентом менеджер выбирает нужное время и зал, и может сразу перейти к оформлению брони.
После установки фильтров менеджер нажимает кнопку «Поиск» и сразу видит календарь с залами, которые подходят по заданным критериям клиента. В диалоге с клиентом менеджер выбирает нужное время и зал, и может сразу перейти к оформлению брони.
Настроили окно бронирования
Имя и номер телефона клиента подтягивается в окно бронирования автоматически из карточки Контакта amoCRM. Менеджер выбирает только услуги, время визита и категории. После сохранения записи та же информация уходит из amoCRM в YClients автоматически — создается бронирование в двух системах. При этом к карточке Сделки в amoCRM прикрепляются товары и бюджет.
Имя и номер телефона клиента подтягивается в окно бронирования автоматически из карточки Контакта amoCRM. Менеджер выбирает только услуги, время визита и категории. После сохранения записи та же информация уходит из amoCRM в YClients автоматически — создается бронирование в двух системах. При этом к карточке Сделки в amoCRM прикрепляются товары и бюджет.
Предупреждения о накладках
Когда менеджер ищет свободное окно в залах для клиента, он не всегда может корректно рассчитать время окончания бронирования. В прошлом бывали случаи, когда одни гости еще не закончили мероприятие, а уже пришла следующая компания. Чтобы избежать таких накладок, мы добавили автоматические предупреждения — если один визит накладывается на другой, виджет предупредит об этом менеджера при бронировании.
Когда менеджер ищет свободное окно в залах для клиента, он не всегда может корректно рассчитать время окончания бронирования. В прошлом бывали случаи, когда одни гости еще не закончили мероприятие, а уже пришла следующая компания. Чтобы избежать таких накладок, мы добавили автоматические предупреждения — если один визит накладывается на другой, виджет предупредит об этом менеджера при бронировании.
Настроили автоматическую фиксацию оплат в 2-х системах
После создания бронирования менеджер формирует ссылку на оплату из amoCRM и отправляет её клиенту в мессенджер. После оплаты amoCRM автоматически переводит сделку на новый этап, добавляя примечание об оплате в поля сделки. А кастомный виджет фиксирует сумму оплаты в том же бронировании в системе YClients — информация уходит в соответствующий филиал автоматически.
После создания бронирования менеджер формирует ссылку на оплату из amoCRM и отправляет её клиенту в мессенджер. После оплаты amoCRM автоматически переводит сделку на новый этап, добавляя примечание об оплате в поля сделки. А кастомный виджет фиксирует сумму оплаты в том же бронировании в системе YClients — информация уходит в соответствующий филиал автоматически.
Редактирование записи
С клиентом на местах работают администраторы залов, которые могут изменять бронирования в YClients. Например, клиент продлил зал или заказал дополнительные услуги на месте — администратор фиксирует это в YClients. После завершения визита администратор меняет статус брони в YClients на «Клиент пришел» — все новые услуги сразу попадают и в amoCRM. Данные синхронизируются в 2-х системах после завершения каждого визита: в карточке Сделки amoCRM обновляются поля с товарами, бюджетом и комментариями.
С клиентом на местах работают администраторы залов, которые могут изменять бронирования в YClients. Например, клиент продлил зал или заказал дополнительные услуги на месте — администратор фиксирует это в YClients. После завершения визита администратор меняет статус брони в YClients на «Клиент пришел» — все новые услуги сразу попадают и в amoCRM. Данные синхронизируются в 2-х системах после завершения каждого визита: в карточке Сделки amoCRM обновляются поля с товарами, бюджетом и комментариями.
Итоги для бизнеса
- Автоматизировали бронирования и сократили ошибкиС помощью кастомного виджета интеграции amoCRM и YClients ушло ручное дублирование информации в 2-х системах и все сопутствующие ошибки.
- Сократили время обработки заявкиМенеджеры могут быстрее подбирать зал с помощью умных фильтров и обрабатывать больше заявок.
- Сократили время на рутинуМенеджеры тратят намного меньше времени на двойную работу с бронированиями и оплатами и больше времени уделяют работе с новыми клиентами.
- Настроили учет оплат без косяковОплаты не теряются, их не нужно отслеживать и вносить в две системы вручную — процесс учета оплат автоматизирован.
- Сократили временные накладкиСтало меньше проблемных бронирований с накладками по времени и удовлетворенность клиентов возросла.
Отзыв клиента
“
Выражаю благодарность ООО "Команда F5" и персонально системному аналитику Бомонину Кириллу, сопровождавшему нашу компанию, за продуктивное сотрудничество.
В рамках работ по интеграции amoCRM было реализовано большое количество доработок, в том числе кастомных, написанных с нуля специально под наши задачи. Были интегрированы платежные сервисы, реализована приоритезация сделок, интеграция телефонии и большое количество мелких доработок CRM-системы. Главным реализованным продуктом стала полноценная интеграция с сервисом Yclients с помощью API- осуществлен перенос календаря бронирования и интерфейса сервиса в модальном окне AMO. Были учтены и реализованы все наши пожелания по данной интеграции и предложены пути решения проблем, возникших "по пути". Итогом работы явился полностью рабочий сервис, соответствующий ТЗ на 100%!
Отдельно хотелось бы отметить, что "Команда F5" не оставляет клиента после внедрения и первоначальной настройки системы и продолжает полноценную поддержку и доработки функционала. За более чем 2ухлетний период сотрудничества было реализовано более 100 изменений в стандартном функционале amoCRM.
По итогам работы с Кириллом и Командой остались только положительные впечатления и благодарности за проделанную работу и внимание к деталям.
Горячо рекомендуем "Команда F5" и желаем профессионального роста и бурного развития!
В рамках работ по интеграции amoCRM было реализовано большое количество доработок, в том числе кастомных, написанных с нуля специально под наши задачи. Были интегрированы платежные сервисы, реализована приоритезация сделок, интеграция телефонии и большое количество мелких доработок CRM-системы. Главным реализованным продуктом стала полноценная интеграция с сервисом Yclients с помощью API- осуществлен перенос календаря бронирования и интерфейса сервиса в модальном окне AMO. Были учтены и реализованы все наши пожелания по данной интеграции и предложены пути решения проблем, возникших "по пути". Итогом работы явился полностью рабочий сервис, соответствующий ТЗ на 100%!
Отдельно хотелось бы отметить, что "Команда F5" не оставляет клиента после внедрения и первоначальной настройки системы и продолжает полноценную поддержку и доработки функционала. За более чем 2ухлетний период сотрудничества было реализовано более 100 изменений в стандартном функционале amoCRM.
По итогам работы с Кириллом и Командой остались только положительные впечатления и благодарности за проделанную работу и внимание к деталям.
Горячо рекомендуем "Команда F5" и желаем профессионального роста и бурного развития!
Еще кейсы