+3 часа в день без ручного управления остатками: настроили интеграцию маркетплейсов и сервиса МойСклад

Компания Кофефайн продает домашние кофемашины и другие товары для приготовления кофе. Основные каналы продаж — свой интернет-магазин, а также маркетплейсы Wildberries и Ozon.

Продажи идут хорошо, но поскольку у компании несколько разрозненных каналов продаж, обработка заказов и актуализация остатков в ручном режиме отнимает много времени.  Мы подобрали и настроили интеграцию под бизнес процессы компании Кофефайн, чтобы заказчику было удобно торговать онлайн.

Сущестует две основые модели работы с маркетплейсом FBO и FBS  — разница в том, на чьем складе будет храниться товар. Модель FBO предполагает хранение и доставку на стороне маркетплейса (fulfillment by operator). Модель FBS предполагает, что весь товар хранится на стороне продавца (fulfillment by seller) — продавец должен отслеживать состояние товарных остатков и обеспечивать доставку. Заказчик работал с FBS, не имея при этом четкой схемы управления закупками.

После покупки товара через интернет-магазин, менеджеру нужно вручную найти заказ и обновить остатки. Так же вручную — актуализировать остатки при заказах с маркетплейсов. Менеджеры тратили до 3 часов в день на сбор заказов по каждой платформе и обновление информации, что замедляло другие бизнес-процессы.

Своих остатков на складах у компании не так много. Для проверки наличия менеджеры формируют общие остатки — актуализируют запас товаров у поставщиков и добавляют к ним свои запасы. Ранее менеджеры вручную обновляли общие остатки на сайте и на каждом маркетплейсе отдельно, что занимало много времени.

МойСклад — сервис для управления торговлей и складским учетом.  Сервис закрывает функции обработки заказов, управления запасами и складом, а также помогает автоматизировать рутину.

Клиент ранее обращался к разработчикам интеграции маркетплейсов, но так как ему было нужно внедрение сервиса МойСклад «‎под ключ», в итоге обратились к нам, как к интеграторам. Мы изучили особенности закупки и хранения товаров и предложили индивидуальную настройку МойСклад с интеграцией маркетплейсов.

1. Выстроили структуру актуализации остатков

Сформировали склады с реальными товарами и виртуальными — от поставщика. Синхронизировали системы так, что МойСклад стал основной платформой для ведения учета остатков товаров и продаж. После этого вся система стала выглядеть как «‎паутина» : из главного источника информация расходится в разные источники продаж автоматически.

2. Настроили интеграцию с маркетплейсами на основе Voinfo

Настроили интеграцию МойСклад с маркетплейсами через готовое решение от Voinfo.

Теперь при обновлении остатков на стороне МойСклад информация передается на все площадки — обновляются остатки на стороне WB, Ozon и интернет-магазина. Это экономит менеджером несколько часов в день и решает основную проблему заказчика.

3. Добавили штрих-коды на каждый заказ

При поступлении заказа на покупку кофемашины с любой площадки данные о заказе пробрасываются сразу в МойСклад.

В личном кабинете интеграции принимается сделка, после чего в маркетплейсе и на сайте ставится отметка, что заказ принят. Каждую сделку принимаем вручную на стороне личного кабинета МойСклад — нужно сверить остатки товаров у поставщика и подтвердить наличие.

После того, как сделка принята, формируется штрих-код — этикетки со штрих-кодом можно сразу распечатать.

Маркетплейсы Wildberries и Ozon берут комиссию за продажу товаров на своих площадках. Мы настроили интеграцию маркетплейсов с МойСклад так, чтобы эта комиссия вычиталась автоматически — итоговая цена в документах отгрузки отражается уже без комиссии маркетплейса.

У аналитики, которая подтягивается с маркетплейсов, есть одна особенность  — она становится точной не сразу. Для того, чтобы данные по заказам на  Wildberries стали верными, потребовалось 3 недели оптимизации. Для Ozon — примерно 1 неделя. Реализация интеграции помогла достичь точных цифр в отчете по прибыльности и PNL-отчете.