#Торговля #B2B #МойСклад
16 000 000+ документов: выстроили систему работы для сети с 201 франчайзи и автоматизировали документооборот в Мой Склад
Компания-франчайзер — федеральная сеть магазинов товаров широкого спроса — предлагает франшизу для открытия готового магазина под известным брендом. Франчайзи получают схему ведения бизнеса, продукцию проверенных поставщиков, оборудование, мебель и рекламные инструменты для развития бизнеса. Сеть успешно расширялась до 201 франчайзинговой точки по всей России. Но в какой-то момент «утонула» в операциях и документах. Заказчик обратился к нам, чтобы упорядочить систему работы с франчайзи.
Ключевые проблемы франчайзинговой сети
1. Быстрый рост при низкой автоматизации
Сеть быстро росла, франчайзи становилось все больше. При этом не были налажены процессы для взаиморасчетов между юрлицам и учета розничных продаж по каждому франчайзи. Для нормального управления и дальнейшего роста сети необходима была простая в использовании система заказа и обмена документами.
Сеть быстро росла, франчайзи становилось все больше. При этом не были налажены процессы для взаиморасчетов между юрлицам и учета розничных продаж по каждому франчайзи. Для нормального управления и дальнейшего роста сети необходима была простая в использовании система заказа и обмена документами.
2. Проблемы с параллельным оформлением заказов
С заказами возникали регулярные сложности: товар, который хотел заказать один франчайзи мог быть уже забронирован другим. Но узнать об этом заранее без дополнительных проверок было невозможно. Таким образом франчайзи бронировали товар немного наугад — без учета его доступности.
С заказами возникали регулярные сложности: товар, который хотел заказать один франчайзи мог быть уже забронирован другим. Но узнать об этом заранее без дополнительных проверок было невозможно. Таким образом франчайзи бронировали товар немного наугад — без учета его доступности.
3. Море документов
Франчайзи генерировали десятки тысяч документов — по товарам, заказам, покупателям/поставщикам, отгрузке/приемке, платежам и т.д. На каждый из них нужно было потратить время, а также проверить и исправить ошибки, если они возникли при ручном заполнении.
Франчайзи генерировали десятки тысяч документов — по товарам, заказам, покупателям/поставщикам, отгрузке/приемке, платежам и т.д. На каждый из них нужно было потратить время, а также проверить и исправить ошибки, если они возникли при ручном заполнении.
Главная задача заказчика — объединить в одном аккаунте всех франчайзи для того, чтобы:
- Автоматизировать бизнес-процессы между головным офисом и франчайзи.
- Контролировать бизнес-процессы и следить за показателями в удаленных точках продаж.
- Вести корректный финансовый учет и взаиморасчеты между сотнями юридических лиц сети.
- Поставить на поток аналитику продаж: в разрезе товаров, складов, покупателей в разных регионах и других важных аспектов бизнеса.
Наше решение: онлайн-страница заказа и ее кастомная интеграция с сервисом Мой Склад
Заказчик давно использует сервис Мой Склад и обратился к нам по рекомендации сотрудников сервиса. После изучения задачи наш аналитик предложил создать отдельную веб-страницу, с помощью которой франчайзи смогут заказывать товары. Страницу онлайн-заказа интегрировать с сервисом Мой Склад, при этом доработав систему и добавив в нее кастомные функции по автосозданию документов — стандартный функционал Мой Склад не закрывал эти задачи.
Что мы сделали по шагам:
1. Создали страницу онлайн-заказа
Для процесса закупки товаров у франчайзера мы разработали страницу онлайн-заказа, доступ к которой имеют только пользователи сервиса МойСклад определенных ролей. У пользователей заданы ограничения по доступу:
- К складам отгрузки. В зависимости от роли пользователь имеет доступ к определенному складу франчайзера с доступным остатком.
- К складам приемки. Франчайзи видит только те склады, которые относятся к его юридическому лицу.
- К покупателю. Каждому пользователь доступны определенные юридические лица.
Таким образом заказ товаров у франчайзера стал похож на заказ в интернет-магазине.
Пользователь формирует корзину с позициями номенклатуры. При ее формировании идет проверка заданного количество единиц товара: кратность упаковки, максимальное количество лимита, доступность на складе отгрузки. Дальше на основании корзины и параметров формируется заказ покупателя. А заодно — и связанный с ним заказ поставщику на стороне сервиса МойСклад.
2. Разработали дополнительный функционал
Также на страницу онлайн-заказа внесли дополнительный функционал, облегчающий выбор товаров для заказа:
- Изображение товара: отображение фотографии товара в модальном окне с возможностью zoom.
- Фильтры: по группам товара и наличию товара на складе приемки.
- Продажи: количество проданного товара за указанный срок в фильтре с выбранного склада приемки.
- Статус «в пути» это товар который уже заказан франчайзи, но еще не доставлен — помогает не заказать один товар дважды.
3. Автосоздание документов
Для автоматизации процессов обмена документами между франчайзером и франчайзи написали 4 скрипта, которые формируют документы:
- Заказ покупателя — Заказ поставщика. При формировании заказа на веб-странице создаются связанные документы заказа с заданной логикой заполнения полей.
- Отгрузка — Приемка. При изменении параметров отгрузки система создает связанный документ приемки с заданной логикой заполнения полей.
- Возврат покупателя — Возврат поставщика. При изменении параметров документа на возврата покупателя создается не связанный документ на возврат поставщика с заданной логикой заполнения полей.
- Исходящий платеж\Расходный ордер — Входящий платеж\Приходный ордер. При формировании документа платежа исходящего типа создается платеж входящего типа с заданной логикой заполнения полей.
Итоги для бизнеса
- 1Упростили процедуру заказа и сократили время на нееНа создание и обработку заказа ранее уходило много времени: каждый заказ нужно было проверить — не зарезервирован ли товар уже другим франчайзи. Теперь все данные собраны в одном аккаунте, а через страницу онлайн-заказа видно, какой товар в наличии и доступен у франчайзера.
- 2В разы упростили документооборотПри создании заказа в сервисе МойСклад товар сразу ставится в резерв, создаются документы Продажи-Франчайзера и связанные с ними в цепочке документы Заказы-Франчайзи. Это позволяет избежать задержек и ошибок в документах, а также упрощает взаиморасчеты между франчайзером и франчайзи.
- 3Сеть стала управляемой для франчайзераФранчайзер получил рычаги контроля за деятельностью франчайзи: может замерять важные для продаж показатели, видеть востребованные товары, управлять заказами и анализировать эффективность работы каждого участника сети.
Что сказал клиент
“
За счет доработки сократили время на создание документов, решили проблему с заказом отсутствующего на складе или забронированного товара при оформлении внутренних заказов одновременно несколькими франчайзи. Спасибо специалистам из отдела МойСклад Команды Ф5 за реализацию нашей задачи!
Еще кейсы