Переход из 1С в МойСклад с полным переносом всех рабочих процессов
#B2B, #B2C, #СТРОИТЕЛЬСТВО, #ГУДЕРМЕС
Компания “GILIS” (г. Гудермес, Чеченская республика) уже 15 лет продает строительные материалы оптом и в розницу. Ведет сотрудничество с заводами-изготовителями: закупает и доставляет строительные материалы по России и странам СНГ.
О компании
Команда компании состоит из 52 сотрудников, которые работают по трем направлениям в формате b2с/b2b:

  • оптовое направление — работает с юридическими лицами, которые приобретают товары для перепродажи;
  • розничное направление — строительная база в Гудермесе. В магазине представлено 22 тысячи наименований товаров;
  • корпоративное направление — реализует продукцию большими партиями. Работает с тендерными закупками.

До внедрения amoCRM сотрудники компании работали в 1C: Управление торговлей 10.3. Но их не устраивала работа в системе по следующим причинам:

  • версия 1С устарела;
  • технический специалист технической поддержки отсутствовал;
  • были проблемы с мобильностью выездных менеджеров;
  • система “тормозила”, работала медленно, раздражала сотрудников;
  • не было прозрачной аналитики по продажам, оборачиваемости товаров, прибыльности, не велся контроль за сотрудниками.

Эти факторы привели к тому, что страдал процесс продаж: обработка заказов, сборка, отгрузка, взаимодействие с поставщиками.
Задачи проекта
  • сделать процесс продаж и закупок прозрачным для контроля сотрудников на всех этапах продаж;
  • оптимизировать складской учёт;
  • оптимизировать документооборот в компании;
  • настроить аналитику продаж и прибыльности в разрезе товаров сотрудников и клиентов;
  • автоматизировать расчет зарплаты менеджеров.
Начало работы
Базовая настройка МойСклад. Разграничение прав доступа по ролям
“МойСклад” был настроен для заказчика с нуля. На первом этапе реализовали базовые настройки: добавили расчетные счета организации, склады, сотрудников, роли и отделы.
Настроили карточку товара, добавили дополнительные поля в документы. Отредактировали шаблоны под требования заказчика, настроили уведомления для сотрудников.
Также настроили права доступа по отделам - у каждого своя зона ответственности: менеджеры просматривают документы своих отделов, создают документы, с которыми работают. Кассиры и работники склада не видят себестоимость товаров и прибыль и так далее.
Распределение прав доступа обеспечивает безопасность компании и позволяет избежать потерю конфиденциальной информации.
Перенос базы контрагентов и номенклатуры из 1С в МойСклад
10 тысяч контрагентов и 22 тысячи товаров и услуг, характеристики, цены, штрихкоды и остатки на складах — эту информацию предстояло перенести из 1С в “МойСклад”.

В МойСклад нельзя импортировать баланс контрагентов штатными средствами. Для переноса информации о задолженностях контрагентов разработали скрипт.
По данным из выгрузки 1С скрипт  создает документы входящего и исходящего платежа для каждого контрагента.
Настройка розничных ценников в Мой Склад
Большая строительная база — одна из самых больших в черте города Гудермес. В магазине есть: сухие смеси, утеплитель, гипсокартон и профили, крепеж, инструменты, клеи, мастики, гидроизоляция и многое другое.
Для розничной торговли заказчик попросил настроить два вида ценников — обычный и акционный. Ценники включают в себя информацию:

  • наименование товара;
  • розничную цену;
  • розничную цену по карте;
  • акционную цену;
  • штрихкод товара для удобного сканирования ценника кассиром.
Настройка процесса работы с заказами покупателей
В цикле продаж задействованы менеджер по продажам, логист, кладовщик, выездные продажники и водитель.

В оптовом и корпоративном отделах менеджер по продажам или выездной менеджер ведет переговоры с клиентом, оформляет заказ.
Далее в процесс включается логист, который составляет маршрут доставки, распределяет грузы между машинами. Сборкой и отгрузкой товара занимается кладовщик, водитель доставляет груз клиенту.

Для контроля процесса сборки, отгрузки и доставки заказа клиенту в компании используется специальная накладная: “Направляющая форма отдела продаж”. В этом документе сотрудник фиксирует выполнение части работы.
Мы перенесли направляющую форму отдела продаж в МойСклад: создали собственный шаблон печатной формы к заказу покупателя. Сюда автоматически подтягиваются данные по менеджеру, контрагенту и вес товаров в заказе.

Настроенный шаблон направляющей формы заказа покупателя
Для контроля этапов продаж мы настроили статусы документов  заказа покупателя.
Настроили автоматические сценарии:

  • при смене статуса на "У логиста" ставится автозадача на распределение на логиста;
  • при смене статуса на "Водитель назначен. Отгрузить" — автозадача на отгрузку кладовщику;
  • статус заказа автоматически меняется на "Доставлено. Оплачено", если заказ полностью отгружен и оплачен;
  • статус заказа автоматически меняется на "Частично оплачено", если заказ отгружен, но оплата не полная.

Скриншот заказа покупателя
Настраиваем процесс работы с закупками
В работе с закупками принимают участие менеджер по закупкам, логист, кладовщик, водитель и бухгалтер.

Менеджер по закупкам на основании отчета по остаткам и управление закупками формирует заказ поставщику. Далее логист на основании параметров груза подбирает транспорт для доставки заказа на склад. Водитель доставляет товар со склада поставщика на склады компании. Кладовщик совершает приемку. В свою очередь бухгалтер совершает оплату поставщику и печатает закрывающие документы.

Для контроля процесса закупки в компании также по аналогии с продажами используется специальная накладная: “Направляющая форма закупок”, которую мы добавили как шаблон печатной формы в документ заказа поставщику.

Шаблон направляющей формы заказа с поставщиком
Для контроля этапов закупок мы также настроили статусы документа “Заказа поставщику”.

Настроили автоматические сценарии:

  • при смене статуса на "Подтвержден. У логиста” ставится автозадача на распределение на логиста.
  • при смене статуса на "Бухгалтеру" - ставится автозадача на оплату поставщику бухгалтеру.

Мобильное приложение для выездных сотрудников
В оптовом направлении работают аккаунт-менеджеры и выездные менеджеры.  Их задача — поиск новых клиентов и оформление заказов. Переход на МойСклад сделал гибче работу выездных менеджеров.
Раньше выездным менеджерам для заведения нового контрагента и оформления заказа приходилось записывать информацию на листок и по приезду в офис переносить информацию в 1С.
Выездные менеджеры, благодаря мобильному приложению МойСклад, на месте заводят новых клиентов в базу, просматривают информацию о задолженностях клиентов, мониторят остатки и создают заказы.

Скриншот мобильного приложения
В мобильном приложении выездной сотрудник сразу видит статус заказа клиента

Скриншот мобильного приложения
Работа с дебиторской задолженностью в МойСклад
Каждый день розничный магазин посещает сотни покупателей. Часто клиенты оплачивают неполную сумму и договариваются об отсрочке платежа. Плюс к этому ведется работа с поставщиками. Для компании важно контролировать дебиторскую задолженность по счетам клиентов и поставщиков.
Дебиторскую задолженность по контрагентам менеджеры, руководители и бухгалтер просматривают в разделе деньги - “Взаиморасчеты”.
Также, чтобы упростить отслеживание дебиторки по заказам настроили автоматические сценарии в МойСклад: при создании входящего платежа к заказу, статус заказа автоматически меняется на “Оплачено” или “Частично оплачено” в зависимости от суммы платежа.
Как ведется работа в розничном магазине
Розничное направление компании - строительная база с большим ассортиментом. Магазин обслуживают 5 кассиров, ранее все они работали в 1C.
Для работы кассиров установили программное обеспечение “Касса МойСклад”, настроили сканер штрих-кодов.
Менеджеры через кассовое ПО открывают и закрывают смену, осуществляют продажи, печатают товарные чеки.
Автоматизация расчета заработной платы
Заказчик хотел автоматически рассчитывать заработную плату для сотрудников. 
К сожалению, задача не решалась штатными средствами, т. к. зарплата как оптового, так и розничного и корпоративного отделов считается по специальным показателям KPI:

  • план-факт продаж;
  • план-факт дебиторской задолженности по клиентам;
  • плана-факта по количеству выездов (для выездных менеджеров);
  • KPI менеджеров розницы (считается по количеству выданных  карт лояльности гостям);
  • план-факт командного плана продаж по отделам.
Как была реализована задача?
Для автоматизации расчета заработной платы настроили отчеты по каждому менеджеру в Google Data Studio. 
Источниками данных для отчетов стали таблицы в Google Sheets. Данные по плановым показателям KPI заполняют в таблице руководители отделов продаж. Затем эта информация выгружается из Мой склад. 

Для автоматической выгрузки данных из МойСклад разработали скрипт. Скрипт выгружает и обновляет следующие данные:

  • список контрагентов с характеристиками;
  • баланс контрагентов;
  • отчет “Прибыльность по сотрудникам”;
  • список платежей с характеристиками;
  • сумма ДС на счетах компании за текущий день;
  • сумма себестоимости товаров на складе за текущий день;

На основании выгруженных данных уже расчитали требуемые показатели и сформировали отчеты в Google Data Studio.
Итого: настроена  аналитика по менеджерам и кассирам,  показатели для анализа выводятся на дашборды. Процесс расчета заработной платы стал простым и наглядным.
Руководитель видит работу сотрудников в цифрах, сравнивает показатели за периоды. Сами сотрудники также отслеживают свои показатели и рассчитанную заработную плату. Мотивация сотрудников продавать повышается, т.к. они видят результат и понимают какую заработную плату  получат.
Упростилась работа бухгалтера: не нужно больше рассчитывать вручную заработную плату по сотрудникам.
Провели обучение сотрудников
Обучили 28 сотрудников: записали обучающие видеоролики для каждой роли: закупщика, бухгалтера, менеджера, кладовщика, провели скайп-коллы с сотрудниками для дополнительного разбора.

  • кладовщикам и менеджерам по закупке объяснили, как работать с номенклатурой, ценами. Показали как осуществлять закупки у поставщиков, отгружать заказы, делать перемещения по складам, печатать накладные.

  • менеджерам по продажам и кассирам — как работать с контрагентами, смотреть задолженности, остатки товаров по складам, оформлять счета, делать запросы на перемещении товаров.

  • логиста научили работать с заказами и закупками в системе “МойСклад” и распределять груз по машинам.

  • бухгалтерам показали, как работать с контрагентами, платежами,  контролировать взаиморасчеты и движения денежных средств, баланс в кассах и на расчетных счетах.

  • руководителям отделов — как правильно контролировать работу сотрудников в системе, смотреть отчеты по прибыльности, оборачиваемости товаров, дебиторской задолженности.

По итогам обучения заказчик получил базу знаний, сохраненные видеоролики, которые  использует для новых сотрудников.
Итоги

При переходе на МойСклад из 1С было важно сохранить базу контрагентов с показателями баланса и номенклатуры с остатками на складах. Перенесены 20 тысяч товаров и 10 тысяч контрагентов. 

Настроены поля карточек контрагента, товаров и документов для фиксации дополнительной информации. Настроены также шаблоны документов и ценников.

Выездные сотрудники получили доступ к  информации об остатках товаров, а также возможность удалённо заводить в системе нового клиента и заказ.

Для контроля и оптимизации процессов закупок и продаж настроены статусы документов заказа поставщику и покупателя, а также сценарии для автоматического уведомления сотрудников, отслеживания оплат и отгрузок по заказам.

Настроили рабочее место кассира - установили ПО “Касса “МойСклад”, подключили сканер штрих-кодов.

Руководители видят показатели по оборачиваемости, прибыльности, мониторят расходы, анализируют работу менеджеров по отчётам в Google Data Studio.
Менеджеры видят из каких показателей складывается заработная плата и замотивированы работать лучше.

Обучили сотрудников работать в amoCRM. Техническую поддержку заказчику оказываем по сегодняшний день.
Команда проекта
Ирина Тикинёва
Руководитель проекта
Анастасия Шимина
Специалист по настройке
Николай Шусев
Разработчик
Еще кейсы: