Наш клиент продает курсы дополнительного образования и повышения квалификации для десятков разных специалистов. Средний чек за курсы — 160 т.р. Большинство студентов оплачивают курс по частям: наличными и безналом.

Студентов тысячи, и у каждого свой график платежей, каждому нужно рассчитать платеж, выставить счет и отправить его вовремя, проверить оплату и поторопить тех, кто забыл. Устав от ручного выставления счетов и контроля оплат, компания обратилась к нам за автоматизацией.

Проблема 1: Масса времени уходила на документы — в особенности на счета

Каждый менеджер тратил в среднем по 3 рабочих дня в месяц только на выставление счетов клиентам.
Для этого менеджер:

1. Искал клиента в Excel-таблице с оплатами.
2. Вычислял, какая сумма оплаты должна поступить от него в определенный день.
3. Переходил в систему оплаты Cloudpayments и находил там клиента.
4. Создавал счет в Cloudpayments.
5. Переходилил в amoCRM и находил там клиента.
6. Отправлял клиенту ссылку на оплату.

Помимо счетов менеджеры тратили время на создание КП, договоров, чеков и других сопровождающих документов

Проблема 2. Сложно было отслеживать оплаты и должников

Масса времени уходила на то, чтобы отслеживать должников вручную и напоминать им о несвоевременной оплате.
Для этого менеджер:

1. Проверял Cloudpayments и сверялся с таблицей в Excel: по каким клиентам оплаты пришли, а по каким нет.
2. Выделял должников и суммы оплат, которые не поступили вовремя.
3. Переходил в amoCRM и находил должников.
4. Отправлял напоминания об оплате счетов.
5. Многим приходилось отправлять по несколько напоминаний.

Проблема 3. Бизнес терял деньги из-за хаоса в оплатах

У компании не было единого пространства и системы аналитики для просмотра оплаченных и просроченных счетов в режиме реального времени. Менеджеры не всегда вовремя выставляли счета и напоминали об оплатах. Возникали регулярные проблемы с платежами и финансовым учетом в бизнесе.

1. Кастомный виджет CloudPayments

Виджет добавляет новый функционал в карточку сделки по каждому клиенту. В карточке клиента теперь можно настроить график платежей, отправлять счета из карточки и следить за поступлениями денег.

2. Создание графика платежей по клиенту

В интерфейсе виджета указан текущий поток, на котором обучается клиент. День оплаты (крайний день платежа по графику), сумма сделки и задолженности подтягиваются после заполнения полей в графике платежей.

При нажатии на кнопку «Рассчитать график платежей» открывается меню. Для настройки графика платежей здесь нужно указать параметры:

• общий бюджет сделки
• уже полученные платежи
• общая сумма задолженности
• требуемое количество платежей
• ежемесячный платеж
• крайний день оплаты

Менеджер заполняет поля один раз. Далее виджет сам формирует счета в указанную дату платежа.

3. Автоматическое выставление счетов через виджет «Документы»

Мы интегрировали кастомный виджет CloudPayments с нашим виджетом «Документы» и создали шаблон счета. В этот шаблон система подставляет данные и формирует счет вместе со ссылкой на оплату. Вся история счетов по клиенту доступна из интерфейса виджета.

4. Учет полных оплат

Иногда клиенты погашают задолженность досрочно – вносят полную сумму за обучение. Это нужно было учесть в виджете. Поэтому мы добавили кнопку «Полная оплата»: при нажатии на нее появляется окно, в котором можно подтвердить получение полной оплаты от клиента, если деньги получены оффлайн.
При полной оплате онлайн виджет сам понимает, что получена полная оплата и автоматически переводу сделку на этап «Завершенные».

5. Учет оффлайн-платежей

Также виджет позволяет вручную добавить частичную оплату, если клиент заплатил оффлайн. Подтвердить получение частичной оплаты можно в специальном окне: виджет учтет ее и пересчитает задолженность.

6. Уведомления о неуплате вовремя

Еще одно удобство, которое в разы упростило жизнь менеджерам — уведомления о неуплате к крайней дате платежа по договору. Менеджерам не нужно сверять данные в разных таблицах и системах, чтобы найти должников. О просроченном платеже они теперь узнают в тот же день из уведомлений и могут сразу начать работу с задолженностью.

7. Раздел «Аналитика»

Важный раздел виджета — раздел «Аналитика». Здесь можно получить полные сведения о полученных оплатах, предстоящих оплатах и просроченных оплатах в любой момент. У руководителей появилась техническая возможность управлять финансами и принимать управленческие решения в компании.

8. Генерация и отправка чеков клиентам

На этапе аналитики мы не учли одну важную функцию — генерацию и отправку чеков клиентам после оплаты счета. Но быстро заметили этот пробел и доработали функционал: добавили автоматическую отправку чеков после того, как система зафиксировала поступление денег. Еще один ручной процесс в документообороте был полностью автоматизирован.

1. Сократили время на отправку счетов с 3 часов в день до 0 минут

Раньше выставление одного счета занимало у менеджера около 7-10 минут. Работа с должниками еще больше. Таких счетов было порядка 30 в день. После интеграции этот процесс стал занимать 0 минут: система автоматически выставляет счет на основании графика платежей и виджета «Документы».

2. Ускорили работу со всеми документами

В 3 раза сократилось время на создание КП.
В 2 раза быстрее начали формировать отчеты.
В 5 раз уменьшилось время на составление договора: с 10 минут до 2 минут с помощью шаблонов виджета «Документы».

3. Убрали контроллера с зарплатой 100 000 рублей

Раньше на контроль оплат выделяли специалиста с зарплатой более 100 тысяч рублей в месяц. Теперь все оплаты контролируются автоматически и потребность в дополнительном специалисте отпала.

4. Повысили процент оплат с помощью аналитики

В разделе «Аналитика» заказчик может увидеть все поступившие на данный момент платежи: отфильтровать их по дате поступления, образовательному направлению и группе. Также можно проверить ожидаемые и просроченные платежи и оперативно работать с задолженностью на ежедневной основе.

5. Наладили учет

Все данные по платежам легко выгрузить в отчет в формате Excel и использовать их для финансового и управленческого учета.