• website icon
    •  
  • website icon
+7 (495) 181-08-05
000
Наш клиент продает курсы дополнительного образования и повышения квалификации для десятков разных специалистов. Средний чек за курсы — 160 т.р. Большинство студентов оплачивают курс по частям: наличными и безналом.

Студентов тысячи, и у каждого свой график платежей, каждому нужно рассчитать платеж, выставить счет и отправить его вовремя, проверить оплату и поторопить тех, кто забыл. Устав от ручного выставления счетов и контроля оплат, компания обратилась к нам за автоматизацией.

Три главные проблемы заказчика

  • Масса времени уходила на документы — в особенности на счета
    Каждый менеджер тратил в среднем по 3 рабочих дня в месяц только на выставление счетов клиентам.
    Для этого менеджер:
    1. Искал клиента в Excel-таблице с оплатами.
    2. Вычислял, какая сумма оплаты должна поступить от него в определенный день.
    3. Переходил в систему оплаты Cloudpayments и находил там клиента.
    4. Создавал счет в Cloudpayments.
    5. Переходилил в amoCRM и находил там клиента.
    6. Отправлял клиенту ссылку на оплату.
    Помимо счетов менеджеры тратили время на создание КП, договоров, чеков и других сопровождающих документов
  • Сложно было отслеживать оплаты и должников
    Масса времени уходила на то, чтобы отслеживать должников вручную и напоминать им о несвоевременной оплате.
    Для этого менеджер:
    1. Проверял Cloudpayments и сверялся с таблицей в Excel: по каким клиентам оплаты пришли, а по каким нет.
    2. Выделял должников и суммы оплат, которые не поступили вовремя.
    3. Переходил в amoCRM и находил должников.
    4. Отправлял напоминания об оплате счетов.
    5. Многим приходилось отправлять по несколько напоминаний.
  • Бизнес терял деньги из-за хаоса в оплатах
    У компании не было единого пространства и системы аналитики для просмотра оплаченных и просроченных счетов в режиме реального времени. Менеджеры не всегда вовремя выставляли счета и напоминали об оплатах. Возникали регулярные проблемы с платежами и финансовым учетом в бизнесе.

ИИ-решения для роста продаж

Voice AI анализирует звонки, Palantir улучшает переписку, Chat AI общается с клиентами 24/7

Вместе с клиентом выделили задачи автоматизации

  • Настроить автоматический расчет графика платежей по клиентам с возможностью перестройки графика при необходимости
  • Наладить автоматическое формирование счетов и ссылок на оплату с отправкой ссылки клиенту
  • Добавить возможность отслеживать платежи в системе при рассрочке и полной оплате, а также видеть статусы должников
  • Создать систему аналитики платежей с фильтрами, чтобы повысить процент своевременных оплат и зарабатывать больше

Создали кастомное решение на базе Cloudpayments и amoCRM

Мы решили эти задачи с помощью кастомного виджета CloudPayments: написали код, который хранится на сервере заказчика.

Виджет интегрирует платежную систему Cloudpayments, которую клиент использовал для обработки платежей, с amoCRM. Функционал этого виджета решил все проблемы с платежами.

Функционал решения

1. Кастомный виджет CloudPayments

Виджет добавляет новый функционал в карточку сделки по каждому клиенту. В карточке клиента теперь можно настроить график платежей, отправлять счета из карточки и следить за поступлениями денег.

2. Создание графика платежей по клиенту

В интерфейсе виджета указан текущий поток, на котором обучается клиент. День оплаты (крайний день платежа по графику), сумма сделки и задолженности подтягиваются после заполнения полей в графике платежей.

При нажатии на кнопку «Рассчитать график платежей» открывается меню. Для настройки графика платежей здесь нужно указать параметры:
  • общий бюджет сделки
  • уже полученные платежи
  • общая сумма задолженности
  • требуемое количество платежей
  • ежемесячный платеж
  • крайний день оплаты
Менеджер заполняет поля один раз. Далее виджет сам формирует счета в указанную дату платежа.

3. Автоматическое выставление счетов через виджет «Документы»

Мы интегрировали кастомный виджет CloudPayments с нашим виджетом «Документы» и создали шаблон счета. В этот шаблон система подставляет данные и формирует счет вместе со ссылкой на оплату. Вся история счетов по клиенту доступна из интерфейса виджета.

4. Учет полных оплат

Иногда клиенты погашают задолженность досрочно – вносят полную сумму за обучение. Это нужно было учесть в виджете. Поэтому мы добавили кнопку «Полная оплата»: при нажатии на нее появляется окно, в котором можно подтвердить получение полной оплаты от клиента, если деньги получены оффлайн.

При полной оплате онлайн виджет сам понимает, что получена полная оплата и автоматически переводу сделку на этап «Завершенные».

5. Учет оффлайн-платежей

Также виджет позволяет вручную добавить частичную оплату, если клиент заплатил оффлайн. Подтвердить получение частичной оплаты можно в специальном окне: виджет учтет ее и пересчитает задолженность.

6. Уведомления о неуплате вовремя

Еще одно удобство, которое в разы упростило жизнь менеджерам — уведомления о неуплате к крайней дате платежа по договору. Менеджерам не нужно сверять данные в разных таблицах и системах, чтобы найти должников. О просроченном платеже они теперь узнают в тот же день из уведомлений и могут сразу начать работу с задолженностью.

7. Раздел «Аналитика»

Важный раздел виджета — раздел «Аналитика». Здесь можно получить полные сведения о полученных оплатах, предстоящих оплатах и просроченных оплатах в любой момент. У руководителей появилась техническая возможность управлять финансами и принимать управленческие решения в компании.

8. Генерация и отправка чеков клиентам

На этапе аналитики мы не учли одну важную функцию — генерацию и отправку чеков клиентам после оплаты счета. Но быстро заметили этот пробел и доработали функционал: добавили автоматическую отправку чеков после того, как система зафиксировала поступление денег. Еще один ручной процесс в документообороте был полностью автоматизирован.

Итоги для бизнеса после внедрения

  • Сократили время на отправку счетов с 3 часов в день до 0 минут
    Раньше выставление одного счета занимало у менеджера около 7-10 минут. Работа с должниками еще больше. Таких счетов было порядка 30 в день. После интеграции этот процесс стал занимать 0 минут: система автоматически выставляет счет на основании графика платежей и виджета «Документы».
  • Ускорили работу со всеми документами
    • В 3 раза сократилось время на создание КП.
    • В 2 раза быстрее начали формировать отчеты.
    • В 5 раз уменьшилось время на составление договора: с 10 минут до 2 минут с помощью шаблонов виджета «Документы».
  • Убрали контроллера с зарплатой 100 000 рублей
    Раньше на контроль оплат выделяли специалиста с зарплатой более 100 тысяч рублей в месяц. Теперь все оплаты контролируются автоматически и потребность в дополнительном специалисте отпала.
  • Повысили процент оплат с помощью аналитики
    В разделе «Аналитика» заказчик может увидеть все поступившие на данный момент платежи: отфильтровать их по дате поступления, образовательному направлению и группе. Также можно проверить ожидаемые и просроченные платежи и оперативно работать с задолженностью на ежедневной основе.
  • Наладили учет
    Все данные по платежам легко выгрузить в отчет в формате Excel и использовать их для финансового и управленческого учета.

Что сказал клиент

“
Мы невероятно довольны ключевыми решениями со стороны Команды F5. Как произведенным консалтингом, в ходе которого было найдено узкое место в бизнес-процессе продаж, так и реализацией по закрытию этого узкого места. Разработка была сделана в кратчайшие сроки, что позволило нам сэкономить деньги на ФОТ, а также освободить огромное количество времени текущим специалистам в компании.

Команда проекта

Яковлев Роман
Проджект менеджер
Михайлов Константин
Разработчик

Нужна автоматизация, как в этом кейсе?

Напишите нам и мы подберем решение под любые бизнес-задачи.

Оставляя заявку, вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Ещё статьи

Любите классику, подпишитесь по почте