Сотрудники в amoCRM: полная инструкция, как добавлять и удалять пользователей, настраивать разные права и вести учет рабочего времени.
Любая crm-система, в том числе amoCRM, нужна для командной работы. А это значит, вы регулярно будете добавлять в нее новых пользователей, менять их права, удалять сотрудников и отслеживать, что они делали в системе. В этой статье расскажем о пользователях в amocrm , а также о том, как предоставить доступ к разному функционалу для разных сотрудников.
Какие сотрудники работают в amoCRM
AmoCRM подойдет для команды любого размера: от микробизнеса в 5 человек до крупной компании 5 000+ сотрудников. При этом сколько бы человек ни работало в команде, в amoCRM попадут пользователи с несколькими популярными ролями. Вот 5 основных типов сотрудников, которым amoCRM будет полезна на ежедневной основе.
- 1Менеджеры по продажамЭто основные пользователи amoCRM, которые ведут работы с клиентской базой и управляют всеми этапами сделки. В amoCRM менеджеры создают контакты и сделки, ведут переписку с клиентами, отправляют документы, отслеживают статусы оплат и многое другое.
- 2РОПыЭти сотрудники часто проводят в amoCRM еще больше времени, чем менеджеры. К ним регулярно поступают уведомления о выполненных и просроченных задачах менеджеров, о клиентах, которые застряли на одном этапе продаж слишком долго и многом другом.
- 3HR-специалистыМенеджеры по персоналу могут использовать amoCRM для общения с соискателями и ведения базы кандидатов. Программа ускорит этапы найма и переговоры с потенциальными сотрудниками.
- 4АдминистраторыВ amoCRM администратор может вести клиентскую базу фитнес-центра, салона красоты, студии танцев и других учреждений. Администратору здесь будет удобно добавлять новых клиентов, настраивать отчеты и фиксировать время записи.
- 5МаркетологиAmoCRM подойдет и для маркетинговых задач: можно создавать автоматические рассылки для клиентов, настраивать чат-боты и анализировать данные об эффективности маркетинговых кампаний.
- 6РуководителиТоп-менеджерам функционал amoCRM помогает контролировать работу команды и результаты продаж. В программе есть несколько видов отчетов с разными срезами — например, количество сделок за месяц по всему отделу или выручка по сотрудникам.
Основные действия с сотрудниками в amoCRM
Для того, чтобы вся команда работала согласованно и могла выполнять свои роли, нужно правильно занести всех в amoCRM. Далее рассмотрим настройку пользователей в amoCRM: как вносить и удалять пользователей, а также выдавать разные права.
1. Добавление сотрудников
В amocrm добавить пользователя может сотрудник, у которого есть права администратора. Если у вас их нет, попросите коллегу с ролью администратора изменить ваш статус в программе.
Для этого ему нужно найти ваше ФИО в разделе «Пользователи», выбрать ваш профиль и права «Администратор». Теперь можно добавлять сотрудников в программу.
Для этого ему нужно найти ваше ФИО в разделе «Пользователи», выбрать ваш профиль и права «Администратор». Теперь можно добавлять сотрудников в программу.
Чтобы добавить нового сотрудника, откройте раздел «Пользователи» и введите информацию по новому сотруднику:
- ФИО,
- e-mail,
- пароль (после регистрации сотрудник сможет его поменять),
- группа или отдел.
В случае совпадения электронной почты с другим пользователем, в amoCRM высветится сообщение о том, что email уже зарегистрирован.
Вам нужно ввести другие данные, иначе не получится добавить другого человека — двух пользователей с одним email-ом в системе быть не может.
Вам нужно ввести другие данные, иначе не получится добавить другого человека — двух пользователей с одним email-ом в системе быть не может.
2. Настройка прав
После того, как вы добавили нового сотрудника в amoCRM, нужно настроить функционал, который будет ему доступен. Это можно сделать тремя способами:
- Назначить роль администратора — тогда сотруднику будут доступны все действия в программе.
- Настроить доступный функционал индивидуально через кнопку «Свои права».
- Создать для сотрудника новую роль и так же точечно настроить для нее права. Если они будут такими же для других менеджеров, карточку можно использовать как шаблон при добавлении нового пользователя.
Финальный шаг — подтверждение всех данных и настроек по кнопке «Добавить пользователя». Этим шагом вы завершаете регистрацию новичка.
Вашему коллеге придет приглашение на электронную почту и он сможет присоединиться к amoCRM по вашей пригласительной ссылке.
Вашему коллеге придет приглашение на электронную почту и он сможет присоединиться к amoCRM по вашей пригласительной ссылке.
3. Удаление сотрудников
Эта опция пригодится, если роль сотрудника в компании стала не актуальна, он уволился или перешел в другой отдел.
Для того, чтобы удалить пользователя из системы, нужно сделать один простой шаг. В том же разделе «Пользователи» найдите человека, которого нужно убрать из программы и нажмите галочку слева.
Для того, чтобы удалить пользователя из системы, нужно сделать один простой шаг. В том же разделе «Пользователи» найдите человека, которого нужно убрать из программы и нажмите галочку слева.
У вас появится опция «Удалить пользователя» — нажмите на эту кнопку.
Для того, чтобы сохранить все данные по сделкам, их можно перенести в карточку другого сотрудника в вашем аккаунте. Система автоматически предложит вам этот вариант при удалении пользователя.
Для того, чтобы сохранить все данные по сделкам, их можно перенести в карточку другого сотрудника в вашем аккаунте. Система автоматически предложит вам этот вариант при удалении пользователя.
Еще одна опция — деактивация. Она пригодится в том случае, если нужно на какой-то период ограничить доступ сотрудника к программе.
Например, в случае декретного отпуска или выполнения других задач. Вы сможете в любой момент восстановить права для деактивированного пользователя без потери контактов и сделок у сотрудника.
Например, в случае декретного отпуска или выполнения других задач. Вы сможете в любой момент восстановить права для деактивированного пользователя без потери контактов и сделок у сотрудника.
Как предоставить разные права сотрудникам в amoCRM
В amoCRM можно точечно настраивать доступ сотрудников к разному функционалу: от работы со сделками и покупателями до загрузки файлов и доступа к почте. Настройка прав нужна для того, чтобы разделить зоны ответственности в системе между разными сотрудниками. Детально настроить права вы можете сразу при добавлении нового пользователя или в любой другой момент.
Для настройки перейдите в раздел «Пользователи». При нажатии на имя человека вам откроется окно с функционалом, где вы сможете настроить права для пяти опций:
- Создание,
- Просмотр,
- Правка,
- Удаление,
- Экспорт.
Внутри всех сущностей можно создавать разные уровни прав для каждого сотрудника, но при этом они будут связаны между собой. Например, вы устанавливаете для менеджера запрет на просмотр сделок. Тогда другие действия со сделками — редактирование, удаление, экспорт — будут также ему недоступны.
Всего в amoCRM сотрудники могут получить четыре варианта доступа — рассмотрим на примере Сделок:
- 1Разрешено (зеленый цвет).Менеджер сможет просматривать все сделки в аккаунте вне зависимости от того, кто работает с клиентом.
- 2Для группы (синий цвет)Сотруднику будут доступны все сделки его отдела или те, для которых вы открыли ему доступ
- 3Ответственный (желтый цвет)Сотрудник увидит только те сделки, за которые вы назначили его ответственным.
- 4Запрещено (красный цвет)Этот вариант доступа закрывает любую информацию по сделке для менеджера
Пример настройки прав для нового сотрудника
Разберем на примере, как настроить права доступа. Допустим, вам нужно добавить в amoCRM нового менеджера оптовых продаж Алексея. Для начала пользователю необходимо задать роль. В пустое поле введите «Оптовые продажи», затем нажмите галочку и перейдите к настройкам прав.
К нескольким задачам менеджер будет иметь неограниченный доступ (зеленый цвет):
- просмотр и создание сделок;
- добавление и изменение контактов;
- просмотр и экспорт компаний;
- тестирование задач и работа с юр.лицам
Для нескольких задач вы назначаете его ответственным (желтый цвет):
- изменение и удаление сделок покупателей;
- правка и экспорт товаров;
- управление сделками и покупками.
При этом на некоторые действия вы ставите запрет (красный цвет):
- исправление и удаление задач;
- экспорт списка книг, сделок и покупателей;
- удаление товаров.
Для остальных задач вы выбираете настройки для всей группы (синий цвет):
- просмотр, правка и удаление контактов;
- управление компаниями;
Вот как будет выглядеть итоговая настройка. После внесения всех изменений нажмите кнопку «Сохранить».
На главной панели с помощью цветного индикатора можно легко сориентироваться, какой уровень доступа у сотрудников к разным задачам. Настройки можно поменять в любой момент при необходимости, если у вас есть роль администратора.
Внизу страницы находятся дополнительные настройки:
«Доступ к почте» — предоставляет права к работе с общей электронной почтой. Если убрать галочку, пользователь сможет отправлять письма только с личной почты, которая указана в его профиле.
«Доступ к файлам» — дает возможность сотруднику видеть, просматривать и скачивать документы из программы. Если убрать галочку, пользователь не увидит эти файлы.
«Доступ к почте» — предоставляет права к работе с общей электронной почтой. Если убрать галочку, пользователь сможет отправлять письма только с личной почты, которая указана в его профиле.
«Доступ к файлам» — дает возможность сотруднику видеть, просматривать и скачивать документы из программы. Если убрать галочку, пользователь не увидит эти файлы.
Что показывает отчет по сотрудникам в amoCRM
В amocrm сотрудники выполняют разные задачи: заводят сделки, отправляют письма клиентам, заносят информацию по товарам и многое другое. Для того, чтобы было удобнее следить за их прогрессом, в программе есть отчеты. Рассмотрим как работает в amoCRM «Отчет по сотрудникам».
Для просмотра результатов работы менеджеров нужно перейти в раздел «Аналитика» — «Отчет по сотрудникам». Вам откроется страница со всеми пользователями.
Дальше вы можете визуально оценить результаты каждого или сразу выбрать нужного сотрудника и отдельно посмотреть по нему аналитику. Для этого вверху страницы выберите «Отчет» и нужное вам ФИО сотрудника.
Также можно выбрать временной интервал отчета: от одного дня до года.
После того, как вы выбрали нужного сотрудника, кликните на его ФИО. Откроется поле с данными. Диаграмма формируется на основе данных четырех столбцов:
- 1НовыеЭто сделки, которые менеджер добавил в программу за определенный период времени.
- 2В работеСюда включаются все сделки, к которым сотрудник прикреплен статусом «Ответственный» и над которыми он работает в настоящий момент.
- 3ПотерянныеТакой статус получают сделки, по которым задачи не выполнены или работа по ним заморожена. Например, менеджер не подписал договор или потерял связь с клиентом.
- 4ЗавершенныеСюда включаются все сделки, которые менеджер успешно закрыл за определенный период времени.
В каждом из этих столбцов отображается, какое количество сделок заключил менеджер и какая сумма получилась. Если информации по какому-то столбцу не хватает, она не отобразится в диаграмме.
Верхняя строка показывает общие данные по сотруднику: сколько задач и сделок у него в работе, а также сумму всех сделок.
В диаграмме «Контакты» справа можно увидеть, какое количество клиентов сотрудник добавил в программу за определенный период времени.
В оранжевом маленьком круге отображается количество контактов, которые сотрудник внес самостоятельно, в большом синем круге — все контакты сотрудника.
В оранжевом маленьком круге отображается количество контактов, которые сотрудник внес самостоятельно, в большом синем круге — все контакты сотрудника.
Виджет «Табель» для учета времени работы сотрудников в amoCRM
В amoCRM сотрудников можно отображать в виде списка пользователей, но информации о времени их работы и активности у вас под рукой не будет. Больше возможностей в учете времени дает специальный виджет «Табель». С его помощью можно создавать дополнительные статусы, отслеживать активность и в один клик находить нужные контакты.
На странице виджета вы увидите кнопку «Установить виджет» — кликните по ней. Затем выберите аккаунт, к которому хотите добавить виджет.
После этого программа перенаправит вас на страницу amoМаркет, где нужно добавить виджет, ввести свой номер телефона и сохранить. Добавление пользователей и настройка доступа займет не так много времени.
После установки виджета в меню вашего кабинета добавится кнопка «Табель» — при нажатии на нее откроется окно со списком всех сотрудников в аккаунте и дополнительным функционалом, который добавляет виджет:
- 1СтатусыПользователи могут выбирать текущий статус работы, который будет виден остальным пользователям — например, указать, что находится в отпуске. Пользователи могут выбрать свой статус на странице профиля в amoCRM.
- 2Отслеживание активностиВиджет показывает, когда сотрудник находится онлайн, а также собирает таймлайн со временем активности. Историю активности можно смотреть за последние 7 дней.
- 3Быстрый поискВ один клик можно открыть список всех сотрудников с распределением по отделам и найти нужные контакты. Это удобно как для действующих пользователей, так и для новичков, которым нужно разобраться в структуре компании.
Бонусы
Кстати этот виджет для списка сотрудников в amoCRM можно получить бесплатно в нашей партнерской программе. Вместе с ним вам будут доступны и другие дополнительные бонусы от Команды F5 — интегратора amoCRM №1 в мире.
- Бонус 142 виджета для бизнеса стоимостью от 175 000 рублей в подарок.
- Бонус 2Круглосуточную техническую поддержку и сопровождение
- Бонус 3+1 месяц amoCRM в подарок
- Бонус 4Аудит вашей действующей системы продаж и процессов
Свяжемся в течение 10 минут в рабочее время.
Внедрение amoCRM для повышения продаж и автоматизации процессов
