Отчёт менеджера по продажам: что в нём писать, как часто сдавать и как собирать из CRM

Руководитель открывает воронку и видит, что сделка две недели стоит на этапе «Согласование». Причину знает только менеджер: клиент ушёл в отпуск, ждёт бюджета на следующий квартал или забыл про вас. Отчёт менеджера по продажам — то место, где этот ответ записан и доступен руководителю.

У отчёта ещё две задачи. Первая — одинаковый счёт. Пока нет общей формы, один менеджер считает встречей созвон на пять минут, другой — только визит в офис клиента, и сравнивать их нельзя. Вторая — ритм. Раз в неделю отдел садится и разбирает одни и те же цифры, поэтому провал плана видно на второй неделе месяца, когда его ещё можно исправить.

Если сделки в CRM ведутся аккуратно, менеджеру незачем переписывать из неё цифры руками. Система считает количества, человек добавляет то, чего в ней нет: причины и план на следующий шаг.

Если сделка живёт три месяца, ежедневный отчёт будет почти пустым, и его лучше не требовать: хватит недельного. В рознице и в продажах с потоком входящих заявок дневная сводка как раз полезна: по ней видно, что заявки копятся необработанными уже сегодня.

Самое недооценённое поле — «сделки без задачи». Менеджер пообещал клиенту прислать расчёт «на днях» и не поставил себе задачу. Клиент ждёт. Отложил другие варианты. Через неделю он покупает у тех, кто прислал расчёт в тот же вечер. В отчёте этот клиент виден ещё тогда, когда его можно вернуть одним звонком.

Поле «что мешает» нужно, чтобы руководитель узнавал о проблемах из отчёта, пока менеджер ещё не написал заявление об увольнении. «Шаблон КП устарел», «не успеваю перезвонить по вчерашним заявкам», «нет ответа от склада по срокам» — всё это решается за день, если о проблеме знать.

Звонков в списке нет намеренно. Их число легко нарастить короткими наборами по старой базе, и отчёт покажет бурную деятельность при пустой воронке. Количество звонков стоит считать там, где звонок и есть работа, например в холодном обзвоне.

По одному дню видно только сигнал: у Сергея пять сделок без следующего шага. Выводы о людях делают по итогам недели.

В пятницу ежедневные строки складываются, и для каждого менеджера считаются три перехода: от целевой заявки к назначенной встрече, от назначенной встречи к проведённой, от проведённой встречи к оплате.

Из такой таблицы получаются решения по конкретным людям. У Сергея провал на переходе к встрече и много брошенных сделок: сначала задача в CRM на каждую сделку, потом разбор его разговоров на этом этапе. Павел назначает встречи лучше всех, но до оплаты у него доходит меньшая доля. Значит, разбирать нужно саму встречу и разговор о цене. Мария ровная по всем этапам, её записи разговоров полезно послушать всем отделом.

Нормы конверсии у каждого бизнеса свои. Возьмите средние цифры своего отдела за последние три месяца и сравнивайте каждого менеджера с ними.

Отчёт о проделанной работе — самый частый формат в отделах, где отчётность вводили по наитию. Менеджер в конце дня пишет в общий чат, сколько звонков сделал и сколько писем отправил. Первую неделю это читают. На второй цифры перестают сходиться с CRM: менеджер вспоминает день в 18:55 и округляет в лучшую сторону. К концу месяца отчёт сдают по привычке, а руководитель его уже не открывает.

Беда этого формата — по нему нельзя принять ни одного решения. По «40 звонкам» не понять, много это или мало. Сорок звонков по старой базе могут не продвинуть ни одной сделки. Две встречи с нужными людьми могут закрыть месяц. Отчёт о движении сделок показывает, где именно клиенты останавливаются, и разговор на планёрке сразу идёт о конкретном этапе.

Активность при этом не пропадает из поля зрения. Если конверсия у менеджера в норме, а оплат мало, причина почти всегда в объёме: ему не хватает заявок или он их не берёт. Тогда и полезно посмотреть на количество звонков и писем.

Если РОП присылает собственнику таблицу без выводов, анализ просто переложили на собственника. Цифры для первой строки удобно держать на одном экране. Как его собрать, мы разбирали в статье о дашборде продаж.

Через неделю первым делом смотрим, изменилась ли цифра, по которой принимали решение. Когда по отчёту каждую неделю что-то меняется, менеджеры заполняют его аккуратнее и напоминать приходится реже.

Разбор на планёрке и премия — разные вещи. Если за слабую конверсию сразу снимают деньги, цифры в отчёте начинают прикрашивать. Как связать показатели с мотивацией и не сломать отчётность, мы писали в статье про KPI менеджера по продажам.

Отчётность легко загубить за месяц. Для этого нужна форма на тридцать колонок, сдача в общий чат до 19:00, штраф за опоздание и ни одного обсуждения цифр. Менеджеры быстро делают вывод: отчёт надо сдать, а что в нём написано, никого не интересует.

Работают обратные правила:

Цифры из CRM. Менеджер берёт количества из системы, по памяти ничего не восстанавливается. Если этапы в CRM не совпадают с полями отчёта, это первая находка: CRM пора настраивать.

Одно место для отчёта: строка в таблице или в CRM. Из сообщений в чате неделю не соберёшь.

Сверка раз в неделю. Руководитель сравнивает несколько цифр отчёта с CRM и журналом звонков. Большое расхождение значит, что отчёт пишут по памяти.

Минимум полей. Восьми цифр и одного комментария хватает. Каждое новое поле должно отвечать на вопрос, по которому что-то решают.

Обсуждение каждую неделю. Отчёт, который обсуждают, заполняют.

Первое условие — этапы воронки совпадают с полями отчёта. Если в отчёте есть «встреча проведена», в воронке нужен такой этап или поле с датой встречи. Тогда каждая цифра отчёта — это количество сделок, которые за период прошли нужный этап.

Дальше есть два основных способа собрать эти цифры без ручного труда.

Выгрузка в Google Таблицы. Виджет Google Sheets Lite выгружает поля сделок, контактов и компаний в таблицу, когда сделка переходит на нужный этап цифровой воронки. Строку можно создавать, обновлять или удалять по ID сделки, поэтому таблица не разрастается дублями. Полная версия, «Выгрузка в Гугл-таблицы», умеет обновлять данные по расписанию (каждый день, неделю или месяц) и выгружает ещё задачи, звонки и другие данные. По данным cmdf5.ru на ноябрь 2026 года, полная версия стоит 499 ₽, Lite — 399 ₽ за пользователя amoCRM в месяц; Lite бесплатна в бонусной программе при оплате лицензий amoCRM через Команду F5 или партнёров F5. Из такой таблицы недельная сводка по менеджерам собирается формулами один раз и дальше обновляется сама.

Отчёт от ИИ-агента в Telegram. Atlas работает внутри amoCRM и отвечает на вопросы обычными словами. Достаточно написать ему в чат «Сделай отчёт по продажам ежедневно в 19:00». В это время он сам разберёт сделки, звонки, задачи и переписки и пришлёт в Telegram отчёт с цифрами, графиками, таблицами и короткими выводами. Так же по запросу он строит дашборд, например «конверсия за последние 90 дней в воронке по менеджерам».

Так выглядит отчёт Atlas в Telegram. Изображение со страницы продукта на cmdf5.ru

У обоих способов одно ограничение: они считают только то, что записано в CRM. Если менеджеры не ставят задачи и не двигают сделки по этапам, автоматический отчёт честно покажет пустоту. Поэтому автоматизацию отчётов почти всегда начинают с наведения порядка в самой воронке.

В кейсе MightyCall этапы воронки не совпадали с реальной работой, поэтому сначала пересобрали процесс: две воронки, для первичных и для повторных сделок. Движением сделок управляет виджет «Триггеры»: менеджер отмечает результат работы, заполняет обязательные поля и причину, и система сама переводит сделку на следующий этап.

На каждом этапе Google Sheets Lite выгружает в таблицу статус сделки, дату встречи, этап, бюджет, ответственного менеджера и даты создания, квалификации, переходов и закрытия. Отчёт в Google Таблицах состоит из шести страниц:

По итогам руководитель видит, где зависли проекты, кто из менеджеров перегружен и какие сделки остановились и почему. Ручных расчётов нет: данные попадают в таблицу, как только сделка переходит на новый этап.

Лист «День»: дата, менеджер и восемь полей из таблицы выше. Одна строка на менеджера в день.

Лист «Неделя»: суммы по каждому менеджеру и три перехода в процентах. Ячейки ниже среднего по отделу подсвечиваются цветом.

Лист «Месяц»: план и факт по выручке и оплатам, средний чек, топ причин отказа.

Комментарии: поле «что мешает» и список сделок без следующего шага с датой, когда их вернут в работу.

Правило заполнения: количества берутся из CRM, комментарии пишет менеджер.