Внедрили 7 решений в автоматизации для премиального ювелирного дома Chamovskikh

Проблема
У компании работа исторически шла через Bitrix, где хранилось больше 6000 товаров с параметрами и фотографиями. Но сама система не нравилась, и продолжать в ней работу не хотели. Возникла задача полностью перейти в amoCRM, при этом сохранить возможность формировать заявки для производства с картинками и деталями изделий. С этим как раз и была сложность — в amoCRM было неудобно хранить такой объем изображений и прямой перенос не рассматривали.

Решение
Мы начали с того, что выгрузили всю товарную базу из Bitrix и перенесли ее в amoCRM, чтобы сотрудники продолжили работать с привычной номенклатурой. Настроили шаблоны документов так, чтобы в заявке отображались фото изделия, материалы и все важные параметры.

Дальше встала главная проблема — хранить тысячи картинок внутри amoCRM нерентабельно. Поэтому мы сделали кастомную синхронизацию: Bitrix остался «сервером», где лежат товары и изображения, а amoCRM подтягивает все нужное для формирования заявки или документа.

На этом фундаменте мы собрали в amoCRM все остальные процессы для производства, расширив штат пользователей системы. Теперь в amoCRM работают 55 сотрудников ювелирного дома.

Проблема
В производственном процессе участвует большое количество людей и команд, а сама работа устроена по сложной схеме: одна заявка проходит через 20+ этапов, задействуя 6–7 разных сотрудников или групп сотрудников. Кроме того, один сотрудник может быть задействован на нескольких этапах.

Например, заявка приходит на этап «гальваника» — и конкретный сотрудник должен сразу же ее обработать, затем заявка переходит к следующему, потом возвращается на закрепку к тому же или другому человеку. Без точной системы уведомлений легко терялась логика движения заявок: сотрудники могли пропускать шаги, руководитель не видел простои и дедлайны, а контроль за всем циклом был по факту невозможен.

Решение
Мы выстроили воронку из 20+ этапов и внедрили систему автоматических уведомлений. Теперь на каждом этапе назначается ответственный сотрудник, и система отправляет ему push-уведомление, как только заявка доходит до его этапа. Так каждый точно знает, что и когда нужно делать, и заявки больше не теряются. Дополнительно мы настроили контроль за простоями. У каждой заявки есть дата выхода из производства — например, 10 дней до дедлайна система отправляет яркое красное уведомление руководителю, если есть риск задержки. Это позволяет сразу реагировать на потенциальные проблемы, держать процесс под контролем и не терять сроки.

Проблема
Клиенту было важно оперативно реагировать на простои по заказам и видеть, где есть задержки. В стандартной воронке и доступных на рынке виджетах не было инструмента, который наглядно показывал бы статус заявки и сигнализировал о приближении дедлайна. Без этого менеджеры и руководители могли пропускать моменты, когда заявка требует внимания, и процесс производства был непрозрачным.

Решение
Мы разработали индивидуальный виджет, который подкрашивает сделки в воронке в зависимости от времени до выхода из производства. Если до выхода больше 10 дней, сделка зеленая — все в порядке. Если осталось меньше 10 дней, цвет меняется на желтый, предупреждая о скором дедлайне. А когда заявка просрочена — она красная, чтобы сразу привлекать внимание.

Таким образом, менеджеры и руководители сразу видят, какие заявки подходят близко к срыву срока, и могут оперативно реагировать на простои. Визуальный контроль сделал процесс управления производством наглядным и быстрым.

Проблема
Долгое время руководителю было просто не видно, кто из художников чем занят на этапе эскизирования. Каждая заявка индивидуальная, художники работают над разными заказами, и без наглядного инструмента невозможно было точно понять их загрузку. А значит и планировать распределение новых заявок, учитывая срочность или приоритет.

Решение
Мы разработали диаграмму Ганта, которая показывает загруженность каждого художника в реальном времени. Приходит заявка на эскиз — руководитель сразу видит, кто свободен, у кого сколько текущих заказов, до какой даты занят художник и т.д. После этого назначает подходящего художника. Цветовые индикаторы на графике показывают срочность и важность заявки, а фильтры позволяют смотреть загруженность по датам, конкретным сотрудникам или месяцам.

Диаграмма связывает все ключевые параметры для принятия решений: категорию срочности, дату начала работы над эскизом и срок сдачи.

Проблема
Клиенту важно поддерживать индивидуальный подход к каждому заказчику: чеки большие и отношения строятся на личных контактах. Поэтому в компании давно принято поздравлять заказчиков с Днем Рождения. Однако раньше это был ручной процесс — менеджеры каждый месяц выгружали таблицы с датами и отправляли открытки.

Решение
Мы настроили выгрузку в Google Sheets, которая автоматически формирует список клиентов с предстоящими днями рождения. Например, 1 июля выгружается список всех клиентов, у которых день рождения в августе, чтобы заранее подготовить открытки и поздравления и отправить их вовремя.

Такой подход позволяет команде заранее планировать поздравления, не полагаясь на ручную работу менеджеров. При объеме около 443 активных производств на данный момент автоматическая выгрузка помогает не терять контакт с клиентами.

Проблема
Клиенту нужно было быстро и правильно оформлять заявки на изделия, учитывая, что каждый заказ индивидуальный. Раньше менеджерам приходилось вручную собирать данные по сделке, выбирать товар, проверять изображения, ставить даты и важность. Это занимало время и часто приводило к ошибкам, особенно при большом объеме заказов и участии нескольких сотрудников.

Решение
Мы настроили автоматическую генерацию документов прямо из сделки. Менеджер создает сделку, выбирает товар (ориентируясь на фото, чтобы не перепутать артикулы), указывает важные параметры, а система сама формирует полноценную заявку. В документ подтягиваются: фото изделия, дата составления, категория важности, срок изготовления и присвоенный номер для отдела отгрузки.

После этого заявку можно сразу печатать и отправлять нужным сотрудникам. В итоге клиент получает оперативный и надежный процесс, который экономит время команды, уменьшает ошибки и позволяет передавать заявки в производство и отгрузку без проблем.

Проблема
В работе клиента много сотрудников и команд, и нужно чтобы никакая заявка не стояла на месте слишком долго. Раньше контроль за сроками был ручной, уведомления о простое, сроках изготовления и праздниках клиентов терялись, а менеджеры и дизайнеры не всегда видели, кто за что отвечает. Кроме того были мелкие процессы вроде сбора в командировки, которые закрывались вручную.

Решение
Мы настроили 22 триггера в воронках на различные автоматизации, например:

1. Контроль застоев по сделкам — если заявка стоит на одном этапе более 10 дней, система уведомляет ответственного и руководителя.
2. Назначение 3D-дизайнеров — система автоматически уведомляет группу дизайнеров, и кто первым откликнулся, тот становится ответственным за заявку. 
3. Учет материалов через «Мой склад» — помогает собирать сотрудников в командировки и не терять контроль над запасами.

Автоматизация позволяет сотрудникам работать быстрее и сохранять контроль даже при высокой загруженности.