Защита данных в amoCRM: права доступа, выгрузка базы и резервная копия

Менеджер уходит к конкуренту. За неделю до заявления он выгружает контакты в Excel и уносит всех клиентов компании, включая тех, с кем никогда не работал. Что упустили: выгружать базу в файл могли все, «потому что так настроили при внедрении».

Сделки удалили «случайно». Стажёр чистил дубли и заодно снёс несколько живых сделок. Что упустили: право удаления выдали вместе с правом правки, хотя удалять что-либо стажёру было незачем.

Пароль от администратора у подрядчика. Фрилансер два года назад подключал к amoCRM сайт. Договор закончился, логин остался. Что упустили: никто не проверял, у каких посторонних людей остался вход в CRM.

Пароль на стикере. Один логин на троих менеджеров, пароль приклеен к монитору. Кто что сделал в карточке, уже не выяснить. Что упустили: сэкономили на оплате пользователей, а потеряли возможность понять, кто что сделал.

Копия есть, но не у вас. Резервная копия годами уходила на почту владельца аккаунта, а владельцем был записан директор, который давно ушёл. Когда понадобились договоры и история переговоров, файлов не нашлось. Что упустили: проверить, на чей ящик приходят копии.

Безопасность CRM начинается не с антивируса, а с двух вопросов: кто из сотрудников что может сделать с вашими данными и что вы сможете вернуть, если что-то пошло не так.

Для сделок, контактов и компаний администратор решает, может ли сотрудник их создавать, и настраивает четыре действия: смотреть, править, удалять и выгружать в файл (в amoCRM это называется «экспорт»). Для каждого действия есть четыре варианта:

Права связаны между собой: чего сотрудник не видит, то не может и править. А выгрузить в файл или удалить он может только то, что может править.

Ещё одна полезная возможность: права можно настроить для каждого этапа воронки. Например, закрыть менеджерам этап «Оплачено», чтобы крупные закрытые сделки видел только руководитель. Сделки на закрытом этапе сотрудник не увидит, но сам этап на экране останется. Чтобы спрятать воронку целиком, закрывают все её этапы.

Чтобы не настраивать одно и то же каждому новичку, набор прав сохраняют как роль, например «Менеджер», и выдают её всем менеджерам. Если потом поменять права одному человеку вручную, роль на него перестанет действовать, и при следующих изменениях его придётся проверять отдельно.

Как проверить прямо сейчас. Откройте «Настройки» → «Пользователи» и пройдитесь по карточкам сотрудников. Смотрите на столбец «Экспорт»: у кого там стоит не «Запрещено», тот может выгрузить базу в файл. Обычно это первое, что стоит поправить. Где какие кнопки нажимать, с картинками, показано в инструкции про права доступа «Сотрудники в amoCRM».

Защита клиентской базы держится на простом принципе: каждому столько доступа, сколько нужно для работы. Расширить права потом легко, а вернуть выгруженную базу нельзя.

В настройках amoCRM «все сделки» — это вариант «Разрешено», «своего отдела» — «Все в группе», «свои» — «Если ответственный», «нельзя» — «Запрещено».

Пара пояснений. Маркетологу обычно хватает отчётов и возможности смотреть сделки, править их ему незачем. Если для рекламы нужен список клиентов, выгрузку делает руководитель, а не маркетолог сам себе. Администраторов — один-два человека: администратор может в аккаунте всё, и каждый лишний — это лишний риск. Подрядчику дают отдельный вход только на время работ и отключают его сразу после сдачи.

У режима «свои» есть обратная сторона: менеджер может не знать, что с клиентом уже работает коллега, и завести его второй раз. Такие повторы разбирает руководитель отдела — он видит все сделки.

Способ первый — права. Выгрузку сделок, контактов и компаний настраивают отдельно. Менеджеру ставят «Запрещено» или хотя бы «Если ответственный»: тогда в файл попадут только его собственные клиенты.

Способ второй — раздел «Безопасность». Одной кнопки «запретить выгрузку всем» в amoCRM нет. Но в разделе «Безопасность» (его обновили в апреле 2026 года) можно указать, что делать, когда кто-то начинает выгрузку — в настройках это называется событие «запуск экспорта». Варианты такие:

просто записать, кто и когда выгружал;

сразу сообщить администратору;

передать сигнал в другую программу компании, например в службу безопасности (для этого нужен программист);

не дать сделать выгрузку;

сразу отключить сотруднику вход в amoCRM.

Для отдела продаж хорошо работает такой вариант: менеджерам выгрузка закрыта правами, а обо всех остальных выгрузках администратор получает сообщение. Тогда он узнает, даже если базу выгрузит руководитель отдела или маркетолог.

Здесь есть полезная задержка. В первые сутки после того, как вы настроили уведомления, их можно менять, и изменения работают сразу. Потом любые изменения начинают действовать только через 48 часов. Если кто-то попробует тайком отключить уведомления, у вас будет двое суток, чтобы это заметить.

Часть возможностей раздела «Безопасность» есть не на всех тарифах amoCRM — что доступно, зависит от вашего тарифа.

Администратор открывает «Настройки» → «Пользователи», выбирает сотрудника, нажимает «Добавить особые права на отдельные поля» и ставит для телефона «Скрыто». Тогда вместо номера сотрудник видит закрытое поле, а чтобы увидеть номер, ему нужно на него нажать. Номер скрыт везде: в карточке, в списках, в истории сделки и в мобильном приложении, так что посмотреть его с телефона в обход не получится.

Главное — каждый такой просмотр записывается: видно, кто и когда открыл номер. Если менеджер за вечер открыл телефоны всех своих клиентов, у вас есть повод для разговора, а не догадки.

Вход по паролю и коду из письма. В amoCRM это называется «Двухфакторная проверка». Каждый сотрудник может включить её сам: «Профиль» → «Безопасность» → «Двухфакторная проверка». После этого для входа нужен не только пароль, но и код, который приходит на почту. Так что одного украденного пароля уже не хватит. Функция есть на всех тарифах. При включении amoCRM один раз покажет запасные коды на случай, если почта будет недоступна, — их нужно сразу сохранить. Вход на всех других устройствах при этом сбросится.

Код из письма — для всех обязательно. В разделе «Безопасность» администратор может сделать такой вход обязательным для всех и назначить срок, до которого каждый должен его включить. Кто не успеет, может потерять доступ, поэтому команду предупреждают заранее.

Вход только из офиса. Можно разрешить вход в amoCRM только с определённых интернет-адресов (в настройках это «белый список IP»), например только из офисной сети. Первым в список добавляют адрес самого администратора, иначе он закроет вход себе. Если у офиса или у сотрудников на удалёнке адрес периодически меняется, а так бывает у многих провайдеров, вход может пропасть. Перед включением это стоит уточнить у провайдера.

Крупным компаниям на тарифах Enterprise Lite и Enterprise доступен ещё и вход через общую корпоративную учётную запись (SSO) — тем же логином, что и в другие рабочие системы.

И самое простое правило: у каждого сотрудника свой логин. Если на троих один пароль, права не работают, а по истории действий не понять, кто что сделал.

Записи находятся в разделе «Аналитика» → «Список событий». Там нужно выбрать готовый фильтр «События безопасности». Что смотреть:

выгрузки базы в файл — кто, когда, сколько раз;

просмотры скрытых телефонов — не открывал ли кто-то много номеров подряд;

неудачные попытки войти и входы одного сотрудника с нескольких устройств;

изменения прав и новые пользователи — кого добавили и кому что разрешили;

массовые удаления сделок и контактов.

Лучше, чтобы это смотрел руководитель, а не администратор: тот, кто раздаёт права, не должен проверять сам себя.

Из таблицы два вывода. Выгрузка в файл ничего не защищает, а наоборот, создаёт риск: файл уходит туда, куда его унёс сотрудник. Копии, которые делает сама amoCRM, нужны ей самой на случай поломки, а у вас на руках файла не будет. Своя копия базы есть только тогда, когда вы включили резервную копию.

Полная резервная копия доступна на тарифе «Профессиональный». По данным cmdf5.ru на ноябрь 2026 года, он стоит 1 799 ₽ за пользователя в месяц при оплате на 6 месяцев и 1 349 ₽ при оплате на 2 года (тарифы amoCRM).

Где включить: «Настройки» → «Общие настройки» → «Резервная копия». Копию можно сделать вручную или включить автоматическую: раз в неделю или раз в месяц. amoCRM собирает её ночью, с 19:00 до 7:00, и присылает файл Excel на почту владельца аккаунта. Прошлые копии остаются в настройках, любую можно скачать.

Чтобы копия действительно работала:

расписание — еженедельное, если в аккаунте каждый день появляются новые сделки;

почта владельца аккаунта — та, которую кто-то читает, а не ящик бывшего директора;

файлы — в отдельной папке, куда есть доступ у одного-двух человек, а не в общей папке отдела: копию базы унести так же легко, как выгрузку;

раз в три месяца — проверка свежего файла.

Про восстановление нужно знать заранее: просто загрузить файл копии обратно в amoCRM нельзя. Вернуть данные может только программист или партнёр amoCRM — через техническое подключение к системе. Поэтому проверка не сводится к «открыли Excel, строки на месте». Возьмите одну текущую сделку и найдите в файле, к какому контакту и компании она относится, какие по ней задачи и кто ответственный. В файле у каждой записи есть номер, по нему их и связывают. Если всё находится, программисту будет из чего восстановить данные.

Если нужна таблица для отчётов, которая обновляется сама, а не архив, удобнее настроить автоматическую выгрузку, например выгрузкой amoCRM в Google Таблицы. Но доступ к такой таблице тоже нужно ограничить, как и к самой CRM.

Порядок действий в день увольнения: от проверки истории до удаления набора прав

И честно о границах. Права и уведомления защищают только то, что хранится в CRM. Если менеджер переписывается с клиентами со своего личного телефона и записывает номера себе в контакты, базу он унесёт и без выгрузки. Поэтому вся переписка с клиентами должна идти через мессенджеры, подключённые к amoCRM, а не через личные аккаунты.

Отдельная тема — персональные данные клиентов и требования 152-ФЗ. Какие документы и согласия нужны именно вашей компании, лучше уточнить у юриста.