Система управления платежами, доступами и должниками
в онлайн-школе на 1400 детей
Онлайн-гимназия «Адель» — международная школа, полностью работает в онлайн-формате. Более 1400 учеников подключаются из разных стран и часовых поясов, классы с 1 по 11-й, учебный год с сентября по май, отдельные потоки для мальчиков и девочек. Помимо основной школьной программы есть доп. направления — например, IT для детей.
Гимназии нужна была понятная структура для работы с учениками, которая помогала бы никого не терять и вовремя получать оплаты. А также напоминать о просрочках без ручного поиска по таблице из полутора тысяч родителей.
Гимназии нужна была понятная структура для работы с учениками, которая помогала бы никого не терять и вовремя получать оплаты. А также напоминать о просрочках без ручного поиска по таблице из полутора тысяч родителей.
Клиент хотел контролировать оплаты и доступы к урокам в структуре из более, чем 1400 учеников. С его текущей ситуацией — это было архисложно:
- Весь учет оплат был ручнойКонтакты родителей и учеников собирали в нескольких таблицах, счета выставляли через сервис оплат. Оплаты потом вручную проверяли и сопоставляли: смотрели платежи в Продамусе, искали, за какого ребенка пришли деньги, за какой класс и период, вносили оплаты в таблицу. В семьях с 2–4 детьми была вообще полная каша.
- Доступ к обучению открывали и закрывали вручнуюНа платформу Мой Класс, где проходит обучение, доступы к урокам открывали и закрывали вручную — в зависимости от того, прошла оплата или нет. Нужно было сначала проверить платежи в сервисе оплат, затем свериться с таблицами и только после этого выдавать или ограничивать доступ ученикам. Регулярно забывали открыть доступ или оставляли без оплаты.
- Отдел продаж перегруженОтдел продаж из 7 человек работал без единой системы — руководитель вручную собирала отчеты, проверяла статусы по сообщениям и таблицам, напоминала менеджерам и клиентам про оплату. Прозрачной картины не было — чтобы понять, от кого и на каком этапе «застряли» деньги, приходилось разбираться с нуля каждый раз.
ИИ-решения для роста продаж
Voice AI анализирует звонки, Palantir улучшает переписку, Chat AI общается с клиентами 24/7
Что мы сделали по шагам, чтобы перевести хаотичные процессы в школе к четкой схеме:
1. Система воронок для продаж и процессов
Система воронок, которую сделали для клиента, отличается от стандартной воронки продаж — она нужна для управления продажами и оплатами на регулярной основе.
Причем это визуальное управление — без ручных сверок и таблиц.
Причем это визуальное управление — без ручных сверок и таблиц.
Воронка Продаж: от заявки до первой оплаты
Первая воронка — это входная точка для всех новых обращений. Сюда попадают родители, которые хотят записать ребенка в школу. Менеджеры уточняют класс, формат обучения, отвечают на вопросы и помогают выбрать программу. После квалификации сделку доводят до оформления: отправляют договор и ссылку на оплату первого месяца.
Первая воронка — это входная точка для всех новых обращений. Сюда попадают родители, которые хотят записать ребенка в школу. Менеджеры уточняют класс, формат обучения, отвечают на вопросы и помогают выбрать программу. После квалификации сделку доводят до оформления: отправляют договор и ссылку на оплату первого месяца.
Дополнительные воронки
Раньше заучи вручную смотрели таблицы и решали, в какой класс зачислить ребенка. Теперь, когда в первой воронке заполнена карточка ученика, система автоматически распределяет ребенка по нужному классу и направляет задачу ответственному завучу, а также технику — для выдачи доступа к урокам. В зависимости от класса копируется в соответствующую воронку и там уже конкретный ученик распределяется в нужный класс.
Основная работа ведется в отдельных воронках по классам — с 1 по 11, которые дополнительно разделены по буквам классов (А, Б и т.д.). В итоге структура воронок отражает реальную структуру классов в школе и позволяют наглядно видеть, сколько детей в каждом классе и где есть свободные места.
Также есть воронки для диагностики детей: иногда непонятно, в какой класс по текущему уровню успеваемости зачислить ребенка. В таких случаях завучи проводят собеседования с родителями и учениками — это называется диагностика. Для детей 1-4 класса ее делает завуч начальной школы, с 5-11 делают завучи средней и старшей школы.
Раньше заучи вручную смотрели таблицы и решали, в какой класс зачислить ребенка. Теперь, когда в первой воронке заполнена карточка ученика, система автоматически распределяет ребенка по нужному классу и направляет задачу ответственному завучу, а также технику — для выдачи доступа к урокам. В зависимости от класса копируется в соответствующую воронку и там уже конкретный ученик распределяется в нужный класс.
Основная работа ведется в отдельных воронках по классам — с 1 по 11, которые дополнительно разделены по буквам классов (А, Б и т.д.). В итоге структура воронок отражает реальную структуру классов в школе и позволяют наглядно видеть, сколько детей в каждом классе и где есть свободные места.
Также есть воронки для диагностики детей: иногда непонятно, в какой класс по текущему уровню успеваемости зачислить ребенка. В таких случаях завучи проводят собеседования с родителями и учениками — это называется диагностика. Для детей 1-4 класса ее делает завуч начальной школы, с 5-11 делают завучи средней и старшей школы.
2. Автоматизация ежемесячных оплат
В школе дети учатся помесячно: кто-то посещает первый, второй, третий месяц, потом делает перерыв и возвращается. Раньше каждый месяц отделу продаж приходилось вручную искать должников в таблицах, формировать счета и отправлять их родителям. Это отнимало много времени. Мы автоматизировали весь процесс с помощью связки виджетов «Триггеры» + «Касса» + «Чаттер».
- В карточке сделки указана программа обучения — начальная, средняя, старшая школа или дополнительные курсы.
- Система на основе этого автоматически рассчитывает стоимость, генерирует счет и формирует ссылку на оплату.
- Счет можно отправлять сразу через все мессенджеры.
- Данные о платеже после его поступления тут же подтягиваются обратно в amoCRM и отображаются в сделке: сумма, дата оплаты, статус.
- Менеджеры видят, кто и за какой месяц оплатил, а родители получают точные счета без задержек в один и тот же календарный день.
3. Отправка ссылок на оплату
Раньше родители получали счета кто как — кто-то в WhatsApp, кто-то в Telegram, кто-то по SMS. Часть ссылок терялась, приходилось вручную проверять, звонить, напоминать. Теперь система сама рассылает ссылки по всем каналам — WhatsApp, Telegram и SMS с нужного номера. С 25 числа каждого месяца все счета уходят всем родителям автоматически.
Далее дается две недели на оплату. Если оплата не поступила — запускается следующий процесс.
Далее дается две недели на оплату. Если оплата не поступила — запускается следующий процесс.
4. Автоматический поиск должников
Раньше понять, кто оплатил, а кто нет, в моменте было почти нереально: более 1400 учеников, разные классы, у некоторых родителей несколько детей — и все это в куче таблиц. Сверять вручную, искать должников, решать, кому отключить доступ — реально занимало часы и всегда были ошибки.
Теперь система полностью берет этот процесс на себя. С 25 числа система рассылает ссылку на оплату за месяц. У родителей есть время до 5 числа следующего месяца оплатить — в это время доступ к урокам сохраняется. Если к 6 числу оплаты нет, родитель автоматически становится «должником», а нашему технику приходит уведомление, что нужно отключить доступ к обучающей платформе.
Если же родитель оплачивает в промежуток с 25 по 5 число, сделка меняет этап на успешный, доступ сохраняется, и система автоматически готовит следующий счет к отправке 25 числа следующего месяца.
Теперь система полностью берет этот процесс на себя. С 25 числа система рассылает ссылку на оплату за месяц. У родителей есть время до 5 числа следующего месяца оплатить — в это время доступ к урокам сохраняется. Если к 6 числу оплаты нет, родитель автоматически становится «должником», а нашему технику приходит уведомление, что нужно отключить доступ к обучающей платформе.
Если же родитель оплачивает в промежуток с 25 по 5 число, сделка меняет этап на успешный, доступ сохраняется, и система автоматически готовит следующий счет к отправке 25 числа следующего месяца.
- В итоге весь процесс стал прозрачным:Не нужно вручную проверять таблицы, искать, кому что отключать или когда напоминать. РОП и 2 менеджера мониторят процесс, а все рутинные рассылки и контроль оплат делает система.
5. Шаблоны счетов и договоров
И, наконец, мы убрали всю мороку с оформлением счетов и договоров — настроили генерацию документов по шаблонам. Договоры на образовательные услуги подписываются по ссылке с помощью электронной подписи: родитель получает ссылку, заходит по ней и нажимает кнопку «Подписать». Все документы автоматически сохраняются в карточке ученика и привязываются к сделке, чтобы упростить учет.
6. Аттестация детей как отдельная услуга
Помимо основного обучения у школы есть отдельный продукт — аттестация детей. Это не часть регулярных занятий, а самостоятельная услуга: родители приходят с запросом именно на проверку знаний и подтверждение уровня. Под такие запросы выстроен отдельный сценарий: своя логика обработки, отдельные документы и отдельная оплата. Это помогает не смешивать обучение и аттестацию ни по финансам, ни по документам, ни по аналитике.
Результаты для бизнеса после внедрения:
- Сократили отдел продаж с 7 до 2 человекРанее весь поток заявок, счетов и распределений обрабатывали 7 менеджеров. Сейчас этим управляют 2 менеджера + руководитель — система делает основную работу сама.
- Контроль оплат и доступов для 1400 детей стал автоматическимСистема отслеживает ежемесячные платежи и доступы для всех учеников: например, 1300 оплачивают вовремя, 100 остаются должниками — им техник закрывает доступ к платформе до следующей оплаты.
- Все отделы в одной системеМы объединили работу завучей, техников и отдела продаж в amoCRM. Вся команда работает в одной системе, видит статус ученика и платежа, не нужно пересылать данные вручную или искать их в разных таблицах.
- Автоматизация рутины на больших масштабахСчета и договоры генерируются в пару кликов, ссылки на оплату уходят через WhatsApp, Telegram и SMS, статус оплаты сразу виден, данные по оплатам, классам, договорам и воронкам — стали точные.
Что сказал клиент
“
От всей души, хотела бы выразить огромную благодарность вашей команде. Мы прошли с вами целый путь от отсутствия готовых бизнес решений то автоматизированных процессов под наши задачи, которые, к сожалению, не могли получить ранее ни в одной другой компании, хотя рассматривали около 10 разных подрядчиков, но безрезультатно.
Вы уже стали, как часть команды, а не просто интеграторы. Помогли построить нам всю бизнес-логику, докрутили функционал, внедрили самые топовые виджеты, которые помогли пережить нам разгар сезона, и помогают по сей день.
Процесс стал управляемым, и мы смогли разделить нашу CRM еще с шестью смежными отделами, чтобы все работало как часы, задачи были автоматизированы, и ответственность распределена под каждого сотрудника.
Отдельное спасибо за вашу вовлеченность и умение работать с нестандартными запросами, потому что для нас на рынке не было готового решения, и его пришлось «изобретать».
По началу даже не верилось, что эта машина заведется, но затем она стала работать как один единый механизм)
По сей день у нас что-то случается, либо мы хотим внедрить что-то новое, протестировать, один наш электронный документооборот чего стоит, вы всегда готовы реализовывать идеи в моменте.
Я с вами на передовой вот уже 10 месяцев, большущий вам респект, ребята, и тебе, Свят, за твою вовлеченность и ответственность, очень ценно!
Вы уже стали, как часть команды, а не просто интеграторы. Помогли построить нам всю бизнес-логику, докрутили функционал, внедрили самые топовые виджеты, которые помогли пережить нам разгар сезона, и помогают по сей день.
Процесс стал управляемым, и мы смогли разделить нашу CRM еще с шестью смежными отделами, чтобы все работало как часы, задачи были автоматизированы, и ответственность распределена под каждого сотрудника.
Отдельное спасибо за вашу вовлеченность и умение работать с нестандартными запросами, потому что для нас на рынке не было готового решения, и его пришлось «изобретать».
По началу даже не верилось, что эта машина заведется, но затем она стала работать как один единый механизм)
По сей день у нас что-то случается, либо мы хотим внедрить что-то новое, протестировать, один наш электронный документооборот чего стоит, вы всегда готовы реализовывать идеи в моменте.
Я с вами на передовой вот уже 10 месяцев, большущий вам респект, ребята, и тебе, Свят, за твою вовлеченность и ответственность, очень ценно!
Ещё один отзыв — теперь в аудио
0:00 / 0:00
Расшифровка аудиоотзыва
Читать
Ахмад Любимов - Сооснователь онлайн-гимназии «Адель»
Читать
Ахмад Любимов - Сооснователь онлайн-гимназии «Адель»
Команда проекта
Святослав Фёдоров
Руководитель направления «CRM-маркетинг»
Евгений Алексеев
Старший системный аналитик
Фёдор Ежов
Старший системный аналитик
Артем Кузнецов
Старший CRM-инженер
Хотите увеличить загрузку и убрать хаос в заявках?
Оставьте контакты, чтобы получить разбор автоматизаций.
Оставляя заявку, вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности
Ещё статьи
