Навели порядок в процессах «продажи + проектирование
+ производство»
и увеличили конверсию в 3 раза
ООО «Смарт Электро» — производитель инженерного электротехнического оборудования промышленного назначения. Компания поставляет продукцию крупным заказчикам в энергетике, сельском хозяйстве, машиностроении и строительстве, выполняет сложные проекты в сжатые сроки.
К нам обратились не только за ростом продаж как таковым, а за адаптацией существующей системы под бизнес-процессы и, что еще важнее — за созданием фундамента для масштабирования.
К нам обратились не только за ростом продаж как таковым, а за адаптацией существующей системы под бизнес-процессы и, что еще важнее — за созданием фундамента для масштабирования.
Проблемы, с которыми пришел клиент
Компания работает в B2B-сегменте с высоким средним чеком : 7-10 новых сделок создаются в неделю. Каждый проект проходит несколько этапов согласования, а в сделке участвуют коммерческий отдел, отдел проектирования и производства.
Управлять всеми процессами внутри компании долго пытались с помощью amoCRM. Но ее использовали скорее как записную книжку для передачи задач. Компания понимала, что при масштабировании отделы могут утонуть в рутине и потерять контроль:
Управлять всеми процессами внутри компании долго пытались с помощью amoCRM. Но ее использовали скорее как записную книжку для передачи задач. Компания понимала, что при масштабировании отделы могут утонуть в рутине и потерять контроль:
- Все отделы и процессы в кучу в одной воронкеРаньше все работали в одной воронке amoCRM, используя ее скорее как общий чат и хранилище файлов. В системе не были разделены воронки по направлениям проектирования и реализации, поэтому сотрудники продолжали работать вручную. А также координировать действия через переписку и проведения регулярных собраний с калибровкой по задачам.
- Продажи работали неэффективноРучной контроль сделок был. Нужно было выстроить понятный процесс для всех участников сделки и поднять эффективность, как продаж, так и реализации.
ИИ-решения для роста продаж
Voice AI анализирует звонки, Palantir улучшает переписку, Chat AI общается с клиентами 24/7
Разработка технического задания
Мы начали работу над проектом с полного аудита бизнес-процессов и подготовки технического задания. Для работы с данным клиентом применили новый подход в создании ТЗ. На ТЗ ушло 2 месяца — и это оказалось самой выгодной инвестицией времени. Сам документы вышел на 100+ страниц.
Записали все шаги каждой сделки — от новой заявки до отгрузки, определили роли и зоны ответственности, выявили критические точки, где информация могла быть утеряна. Это позволило не просто настроить amoCRM, а адаптировать ее под уникальную логику компании, не подгоняя бизнес под шаблоны.
Записали все шаги каждой сделки — от новой заявки до отгрузки, определили роли и зоны ответственности, выявили критические точки, где информация могла быть утеряна. Это позволило не просто настроить amoCRM, а адаптировать ее под уникальную логику компании, не подгоняя бизнес под шаблоны.
- Новый формат ТЗ без проблем вмещает в себе весь смысловой объем, делая чтение документа и дальнейшую приемку проще для клиента и для команды внедрения
Только после того, как техническое задание и проект воронок были утверждены, приступили к настройке автоматизации процессов.
Что сделали по шагам:
1. Настроили отдельные воронки для каждого отдела
Вместо одной общей воронки создали три самостоятельные, каждая со своими этапами и правами доступа. Между ними — строгая связь через дочерние сделки. Такая архитектура легко масштабируется: можно добавлять новых сотрудников для работы в каждой воронки без изменения логики.
- Воронка «Продажи» — главный диспетчерКоммерсант берет заявку в работу, собирает требования, переводит на следующий этап с триггером для создания дочерней сделки в проектировании. После утверждения Технико коммерческого предложения дочерняя сделка также создается в производстве. Коммерсант контролирует сроки по всей цепочке, получая пуш-уведомления
- Воронка «Проектирование» — цикл проектирования и согласованияИнженер готовит ТКП (техническое КП), технический директор проверяет и нажимает «Утверждено» или «Требуются доработки». При доработке сделка возвращается инженеру, цикл повторяется. Все изменения сроков фиксируются — система мгновенно уведомляет коммерсанта.
- Воронка «Производство» — сделка продвигается по этапам только при полной готовностиСистема проверяет три условия: «Оплата подтверждена», «Конструкторская документация готова» и «Наличие материалов подтверждено». Если хотя бы одно не выполнено — переход блокируется и ожидается выполнение всех условий. Это исключает запуск «вслепую», остановки на полпути и ситуации, когда проект уже в производстве, а оплата еще не прошла или материалы не закуплены.
2. Доработали поля, которые отражают специфику бизнеса
Стандартных полей amoCRM оказалось недостаточно для производственных проектов. Мы добавили пользовательские поля, сгруппировав их по смысловым блокам.
При вводе ИНН система автоматически подтягивает реквизиты контрагента через интеграцию с Чекко и проверяет его благонадежность. Это сократило ручной ввод данных.
При вводе ИНН система автоматически подтягивает реквизиты контрагента через интеграцию с Чекко и проверяет его благонадежность. Это сократило ручной ввод данных.
3. Настроили распределение заявок между инженерами
После того как коммерсант получил требования клиента дочерняя сделка автоматически появляется у технического директора в воронке «Проектирование». Там он вручную назначает ответственного инженера.
Мы намеренно не автоматизировали этот шаг: проекты сильно различаются по сложности (от типовых до уникальных), и доверить распределение алгоритму — риск ошибки. Сейчас техдир получает мгновенное уведомление в МАКС, чтобы назначение проекта происходило в течение нескольких часов, а не дней.
Назначенный инженер видит свою задачу, открывает документацию по ссылке на Яндекс Диске и приступает к подготовке ТКП. Если в процессе работы сроки меняются, инженер указывает новую дату в задаче — менеджер получает уведомление и при необходимости корректирует коммуникацию с клиентом. Сроки видят все и они остаются под контролем.
Мы намеренно не автоматизировали этот шаг: проекты сильно различаются по сложности (от типовых до уникальных), и доверить распределение алгоритму — риск ошибки. Сейчас техдир получает мгновенное уведомление в МАКС, чтобы назначение проекта происходило в течение нескольких часов, а не дней.
Назначенный инженер видит свою задачу, открывает документацию по ссылке на Яндекс Диске и приступает к подготовке ТКП. Если в процессе работы сроки меняются, инженер указывает новую дату в задаче — менеджер получает уведомление и при необходимости корректирует коммуникацию с клиентом. Сроки видят все и они остаются под контролем.
4. Настроили процесс проверки проектов
Когда инженер завершает работу, сделка автоматически переходит на этап проверки к техническому директору. Техдир просматривает результат и выбирает один из двух вариантов «Имеются правки» или «Утверждено».
Если нужны правки — сделка возвращается инженеру, который вносит изменения, после чего снова отправляет на проверку. Цикл может повторяться несколько раз.
После утверждения ТКП внутри, сделка переходит на этап «Согласование с клиентом». Коммерсант отправляет предложение клиенту. Если клиент просит внести изменения — инженер получает новую задачу от коммерсанта, и весь цикл проверки запускается заново.
Если нужны правки — сделка возвращается инженеру, который вносит изменения, после чего снова отправляет на проверку. Цикл может повторяться несколько раз.
После утверждения ТКП внутри, сделка переходит на этап «Согласование с клиентом». Коммерсант отправляет предложение клиенту. Если клиент просит внести изменения — инженер получает новую задачу от коммерсанта, и весь цикл проверки запускается заново.
Благодаря такому круговому процессу продажи и проектирование работают параллельно, а каждый участник процесса понимает, что ему нужно делать дальше.
5. Настроили сценарии для рутинных действий и контроль залипания
- Создают дочерние сделкиВ соответствующих воронках с копированием всех нужных полей и файлов
- Назначают ответственных, ставят задачи и контролируют обязательностьзаполнения полей при переходе между этапами.
- При изменении ИНН автоматически подтягивают реквизитыи проверяют контрагента.
- Отслеживают «залипание» сделокесли сделка на одном этапе более 24 часов — уведомление исполнителю; более 48 часов — руководителю и исполнителю.
После подключения Процессов огромная доля рутинных операций стала выполняться автоматически.
Эти сценарии убрали огромную долю рутины и сделали систему самодисциплинирующейся. Для управления общими задачами (идеи, гипотезы, развитие) мы также используем Tasker — в нем маркетологи фиксируют инициативы, которые не привязаны к конкретной сделке
Эти сценарии убрали огромную долю рутины и сделали систему самодисциплинирующейся. Для управления общими задачами (идеи, гипотезы, развитие) мы также используем Tasker — в нем маркетологи фиксируют инициативы, которые не привязаны к конкретной сделке
6. Автоматизировали входящие звонки и определение региона
Для быстрой обработки входящих обращений мы интегрировали Телефонию UIS — звонки автоматически создают сделки в воронке продаж, а виджет «Регион по телефону» определяет оператора и регион звонящего. Это помогает коммерсантам сразу понимать, с каким регионом работают, и предлагать соответствующие условия доставки.
7. Автоматизировали часть с производством
Перед согласованием старта производства система проверяет все три обязательных условия (оплата, КД, материалы). Только после этого сделка по проекту переходит на следующий этап.
В процессе изготовления сотрудники фиксируют плановые и фактические даты начала и завершения работ. Если сроки меняются — коммерсант получает уведомление и может оперативно предупредить клиента.
После завершения производства в карточке сделки заполняются логистические данные (вес, габариты, паллеты) и сделка закрывается успехом. Затем коммерсант согласовывает с клиентом дату поставки, организует монтаж и сопровождает заказ до полного завершения в основной воронке «Продажи».
В процессе изготовления сотрудники фиксируют плановые и фактические даты начала и завершения работ. Если сроки меняются — коммерсант получает уведомление и может оперативно предупредить клиента.
После завершения производства в карточке сделки заполняются логистические данные (вес, габариты, паллеты) и сделка закрывается успехом. Затем коммерсант согласовывает с клиентом дату поставки, организует монтаж и сопровождает заказ до полного завершения в основной воронке «Продажи».
8. Потоки уведомлений разделили по задачам отделов
Для внутренней коммуникации компания использует уведомления в MAX. Мы перенастроили их по ролям: технический директор получает только новые проекты на распределение, коммерсанты — изменения статусов производства и дедлайнов.
Каждый отдел видит только то, что относится к его задачам. Это снизило информационный шум и ускорило реакцию на критичные события. При масштабировании новая роль легко подключается к своему потоку уведомлений.
Каждый отдел видит только то, что относится к его задачам. Это снизило информационный шум и ускорило реакцию на критичные события. При масштабировании новая роль легко подключается к своему потоку уведомлений.
9. Добавили воронку для НИОКР
Помимо трех основных, создали отдельную воронку для внутренних R&D-проектов. Технический директор может инициировать идею новой модели, провести испытания. А Коммерческий директор прикидывает тут коммерческий потенциал.
Если проект нерентабелен — он не удаляется, а архивируется, чтобы можно было вернуться позже. Теперь разрозненные идеи команды превратились в управляемый портфель инноваций.
Результаты для бизнеса после внедрения:
Теперь проще масштабироваться и контролировать процесс ведения сделок
- Система сама стала диспетчером производственных процессовСтавятся задачи, передаются документы и контролируются дедлайны выполнения — операционка сильно сократилась. Появились данные для управленческих решений: видно, какие этапы самые долгие, где чаще всего возникают ошибки
- Система стала самодисциплинирующейсяПоявились SLA и сделки перестали «залипать». Каждый сотрудник четко знает свои задачи и сроки, а система не дает их пропустить.
- Конверсия выросла больше, чем в 3 раза за счет порядка в работеКонверсия из лида в успешную сделку выросла в 3,4 раза — с 5% до 17%. Если раньше из 65 заявок в месяц компания получала 3 успешных сделки, то теперь из 84 заявок — 14. Рост обеспечила не магия, а системные изменения и прозрачный процесс работы между всеми подразделениями.
- Компания готова к масштабированиюТри независимые воронки позволяют добавлять новых сотрудников в любой отдел без перенастройки логики. Уведомления и права доступа автоматически применяются к новым пользователям.
Что сказал клиент
“
Вообще, основная цель внедрения CRM-системы - это создание единой системы для всех сотрудников, вовлеченных в процесс работы с заказчиком, т.е. фактически всех сотрудников. Коммерсанты, инженеры, логисты, бухгалтеры, монтажники и конечно руководители (технические и коммерческие). 2-я задача - это возможность масштабирования системы, 3-я задача - прозрачность и единая база данных.
Есть и другие задачи, но они пока не в полной мере достигнуты/реализованы. Всё это вместе должно привести к росту финансовых показателей компании (в т.ч. и тех, что указали вы) и повысить системность бизнеса без лишних нервов.
Есть и другие задачи, но они пока не в полной мере достигнуты/реализованы. Всё это вместе должно привести к росту финансовых показателей компании (в т.ч. и тех, что указали вы) и повысить системность бизнеса без лишних нервов.
Планы на развитие системы
После завершения основного этапа внедрения компания продолжила развивать систему в рамках сопровождения. Следующий этап — внедрение контроля качества. Планируем подключить отдельного специалиста, который будет проверять соблюдение процессов и качество работы сотрудников, находить ошибки и обучать работе с системой.
Команда проекта
Роман Яковлев
Руководитель Проекта
Екатерина Марковникова
Системный аналитик
Алексей Губкин
Старший CRM-инженер
Нужна автоматизация, как в этом кейсе?
Напишите нам и мы подберем решение под любые бизнес-задачи.
Оставляя заявку, вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности
Ещё статьи
