Как работает воронка продаж для банкетного пространства

Первый этап полностью построен через смарт-кнопки. Чтобы взять новую заявку в работу, квалификатор нажимает смарт-кнопку, доступную только ограниченному числу сотрудников. После этого сделка и контакт автоматически закрепляются за ним. При создании сделки сразу проставляется сегмент клиента: новый, постоянный, разовый, холодный.

Дальше квалификатор не двигает сделку — он выбирает результат задачи. Например, при результате «принята в работу», сделка сама переходит на следующий этап квалификации. Уже внутри этапа квалификации есть несколько сценариев: связались, не дозвонились, отказ, спам/дубль и т.д. В зависимости от выбора система запускает нужную логику шагов.

Если это спам или дубль — сделка сразу закрывается с нужной причиной и без лишних действий. Если это отказ — открывается форма, где обязательно заполняются причина и комментарий. Если менеджер выбирает «не дозвонились», включается отдельный процесс: система сама ставит задачи на повторные касания с учетом времени (днем — через пару часов, ночью — на утро). После нескольких попыток без ответа сделка автоматически закрывается с фиксированной причиной.

Если удалось связаться и есть интерес — квалификатор выбирает результат «назначена встреча» или «квалифицирован». В этот момент система требует заполнить ключевые поля: тип сделки, формат мероприятия, даты, количество гостей. После этого сделка автоматически уходит дальше.

После квалификации сделка автоматически передается свободному менеджеру — система сама назначает ответственного (например, Викторию) и ставит на нее задачу. С этого момента квалификатор больше не участвует — сделку ведет уже менеджер по продажам.

Основная задача на этапе — подготовить и презентовать предложение клиенту. Менеджер связывается с клиентом, уточняет детали мероприятия: формат, пожелания, нюансы по залу, кухне, дополнительным услугам. На основе этого собирается предложение — иногда прямо в звонке или на встрече, без лишних пауз.

Если клиент быстро принимает решение и ему все подходит, менеджер сразу фиксирует результат — и сделка переводится на этап «договор/ предложение отправлено». То есть этап обсуждения может быть очень коротким, если попали в ожидания клиента. Если нужно согласование деталей, менеджер занимается им с клиентом столько, сколько нужно — можно поставить встречу или оставить на согласовании.

В момент выбора результата «предложение отправлено» сделка автоматически переходит дальше, а система требует заполнить ключевые поля: тип клиента, тип компании, бюджет, а также поставить дату следующего контакта. Без этих данных этап просто не закроется.

Здесь у нас клиент может принять договор и пойти дальше на просмотр площадки или отказаться. Отдельно предусмотрены нестандартные ситуации: например, результат «игнор», если клиент пропал, или классический «отказ» с обязательным заполнением причины.

По сути, это этап, где дорабатывается предложение и начинается финальная стадия сделки — либо клиент идет к оплате, либо проявляются негативные сценарии (затягивание, игнор, отказ).

Менеджер назначает просмотр, сделка автоматически переходит на этап «просмотр площадки». Система сама фиксирует дату и запускает следующий сценарий — автоматическое уведомление клиента. Ему сразу уходит сообщение: дата, время, адрес, куда приезжать. Никто не забывает написать — все уходит автоматически через бота.

Для менеджера это выглядит так: он выбрал результат «назначить встречу» — и дальше система сама перевела сделку на нужный этап, отправила клиенту всю информацию, зафиксировала встречу. Задача менеджера — провести просмотр и довести клиента до решения. А сама логистика и коммуникация на этом этапе полностью закрыта системой.

Когда менеджер ставит результат «предложение на согласовании», сделка переходит на этот этап, и сразу появляется задача на следующий контакт — на ту дату, которую он указал. То есть менеджер не забывает перезвонить — система ставит напоминание. Сделка всегда остается в работе с конкретной датой следующего шага.

Когда клиент подтверждает выбор и готовность оплачивать, менеджер выбирает результат «счет отправлен», указывает дату оплаты — и сделка уходит на следующий этап с уже зафиксированными договоренностями.

После отправки счета система подключает следующее звено — менеджера реализации. Для этого автоматически ставится задача ответственному (здесь это конкретный сотрудник Наиль), чтобы он назначил исполнителя в реализации. То есть в сделке начинают работать сразу несколько ролей: продажник + реализация.

Дальше включается контроль оплаты. Менеджер фиксирует статус:
если он выбирает «ждем оплату» — ставится задача на конкретную дату проверить оплату. Если оплаты нет — система не дает забыть: задачи ставятся циклично, пока деньги не пришли.

Если клиент оплатил, выбирается результат «бронь подтверждена». Чтобы задача закрылась и сделка пошла на следующий этап, менеджер должен заполнить данные: указать зал (или несколько залов), сумму предоплаты, актуализировать данные, если что-то поменялось.

Это этап, где продажа уже закончилась — и начинается реальная работа по проекту. Если до мероприятия остается меньше недели — сделка сразу попадает в подготовку, без лишних промежуточных шагов. Если больше недели, она попадает сюда по таймеру за 7 дней до старта.

При переходе на этот этап в воронке появляется задача «забрать в реализацию» — ее берет назначенный менеджер реализации и начинает собирать все детали: уточнять нюансы, проверять, все ли актуально, не поменялись ли даты, формат или условия.

Согласование происходит не по наитию, а с помощью чек-листа. Система не дает двигаться дальше, пока не отмечено: согласовано ли меню, отправлено ли приветственное сообщение, заполнен ли бриф, подготовлена ли расстановка.

Такой жесткий контроль по чек-листу уменьшает число ошибок, когда подвели клиента из-за забывчивости менеджера.

Система настроена так, что все формы с данными видит не только один менеджер — их можно было передать. Если кто-то выпал (заболел, не на связи), подготовка не встает — ее может подхватить любой сотрудник и продолжить с того же места.

На этом этапе все данные уже зафиксированы и проверены, ответственность полностью на стороне реализации, продажник больше не участвует в процессе.

Этот этап решает главную проблему многих ивент-бизнесов: когда продажа сделана хорошо, а в процессе исполнения обязательств начинается хаос. В нашей воронке все наоборот — сделка передается в реализацию уже чистой, проверенной и готовой к выполнению.

Это финал всей воронки — здесь фиксируется, как реально прошло мероприятие. В день окончания мероприятия система автоматически ставит задачу менеджеру реализации «поделиться обратной связью», где он заполняет комментарий: как все прошло, были ли нюансы, что важно зафиксировать.

Если в сделке участвуют несколько ролей (например, менеджер реализации + банкетный менеджер), система требует комментарий от каждого. Если комментарий не заполнен, запускается проверка и каждые 30 минут система нудит и напоминает. Пока все не заполнят — сделка не закроется.