GOERGO — крупное банкетное лофт-пространство в Москве с 7 залами под мероприятия. Проводят дни рождения, свадьбы, корпоративы. Помимо аренды залов есть кухня для банкетов и кейтеринг. Бизнес многосоставной: нужно одновременно учитывать загрузку залов, заказы по кухне и выездные мероприятия, при этом обрабатывать большой поток заявок.

Управлять бизнесом в ручном режиме стало сложно — возникала путаница с бронями и задержки в ответах клиентам. Чтобы бизнес был устойчивым и мог расти, процессы решили автоматизировать.

4 проблемы клиента

Есть amoCRM, но нет ее системного сопровождения

Аккаунт уже был, но не было партнера, который помог бы нормально настроить систему, выстроить в ней процессы и дорабатывать под задачи.
Руководители не видят аналитику

Часть руководителей не работает в amoCRM и не видит цифры по продажам. Нужен был удобный доступ к аналитике бизнеса без захода в систему.
Направления не связаны воедино

У компании несколько направлений работы, для которых нужны разные воронки и автоматизации с единой логикой управления — этого как раз не было.
Рост команды без процессов

Количество пользователей выросло с 25 до 37+, но процессы внутри amoCRM не были под это адаптированы. На объеме 20-30 сделок в день хаос усиливался.

ИИ-решения для роста продаж

Voice AI анализирует звонки, Palantir улучшает переписку, Chat AI общается с клиентами 24/7

Что мы делали, чтобы собрать все процессы в одну систему

Главные шаги были такие:

1. Пересобрали воронки под реальные процессы

Настроили воронки под направления бизнеса (банкетные залы и кейтеринг), чтобы сделки шли по естественной логике и каждый шаг продвигал сделку к успеху.

2. Автоматизировали все шаги: от заявки до обратной связи

С помощью виджетов «Процессы» и «Триггеры» прошили всю систему автоматизациями — таким образом, чтобы регламенты продаж невозможно было не соблюдать.

3. Настроили дашборды для руководителей

Чтобы руководители видели цифры без захода в amoCRM, вывели их на внешний сервис с доступом по ссылке. Теперь можно быстро посмотреть, что происходит с продажами, даже с телефона.

4. Добавили удобные фишки

Внесли смысловые правки в процессы, которые делают работу более простой и управляемой — например, уведомления по всем важным событиям и расчет финансов в сделке.

5. Добавили сопровождение

Регулярные созвоны, обучение, разбор процессов — чтобы команда начала работать в amoCRM на постоянной основе и было куда обратиться с вопросами.

Дальше рассмотрим подробнее последние этапы — что делали и что получили в результате.

Дашборды

Эта разработка отличается тем, что она выполнена с помощью стороннего сервиса аналитики Курсор. На стороне amoCRM сделали интеграцию, которая забирает все нужные данные по сделкам и отправляет их в базу данных на сервере клиента. То есть amoCRM здесь выступает как источник.

Дальше уже работает связка из двух приложений на Python. Первое — отвечает за регулярную выгрузку и обновление данных: подтягивает сделки, этапы, бюджеты, даты и записывает все в базу. Второе — собирает из этой базы готовую аналитику и отдает ее в интерфейс Курсора.

Доступ к дашбордам реализован через отдельную ссылку с авторизацией. При заходе система запрашивает пароль — после входа пользователь попадает в меню с разделами аналитики и уже выбирает, что именно смотреть.

Первый блок — это продажи

Здесь вся аналитика строится в разрезе года: по месяцам видно бюджеты и выручку по направлениям (аренда залов, кухня, алкоголь, сервис, допуслуги, агентские комиссии). Данные берутся напрямую из полей сделок. Есть два режима: факт и прогноз. Факт считается по закрытым этапам, а прогноз — по всей воронке, поэтому сразу видно не только реальные деньги, но и будущую загрузку.

Второй блок — будущие бронирования

Здесь уже детализация по залам и менеджерам: кто сколько мероприятий запланировал, на какие даты и в каких залах. Можно выбрать месяц и год и увидеть, например, сколько броней стоит на март и сколько из них реально подтверждены. Это помогает управлять загрузкой и не допускать пустых окон.

Третий блок — загруженность залов

Это уже агрегированная картина: сколько залов занято по месяцам, как по факту, так и в прогнозе. По сути, это быстрый ответ на вопрос «насколько мы загружены сейчас и что будет дальше», без необходимости лезть в сделки.

Вся система обновляется автоматически примерно раз в 5 минут. Это значит, что любые изменения в amoCRM почти сразу попадают в дашборды.

Финансы

Мы добавили блок «Финансы» прямо внутри сделки — по факту это калькулятор мероприятия. Менеджер вносит все суммы: аренду, допуслуги, изменения по кухне, сервису и получает конечную сумму. Причем это можно делать на любом этапе: до мероприятия, во время или даже после, если что-то добавилось по факту.

Для реализации использован наш виджет «Калькулятор», который автоматически считает все по формулам: добавляет НДС, вычисляет итоговую сумму, учитывает дополнительные показатели. Менеджеру не нужно ничего пересчитывать вручную — он просто вносит цифры, а система сама собирает финальную экономику сделки.

Это единая точка финансов внутри amoCRM, откуда берутся все цифры для отчетов и контроля.

Уведомления

Также мы добавили несколько уровней уведомлений через виджет «Триггеры» — чтобы не терять сделки и держать под контролем ключевые моменты.

Контроль крупных сделок

Если сделка от 1 млн рублей попадает на этап «принимает решение», руководитель сразу получает уведомление. Если это происходит в рабочее время — уведомление приходит сразу, если в нерабочее — на следующий день утром. Это нужно, чтобы дорогие сделки не терялись и были под прицелом у РОПа.
Контроль «залипших» сделок

Если сделка слишком долго висит на этапах «принимает решение» или «договор/счет отправлен», система отправляет сигнал руководителю. Если менеджер забыл или затянул — руководитель сразу видит это.
Уведомления по новым лидам

Как только приходит новая заявка, РОП получает уведомление. Плюс настроено напоминание менеджеру: если он взял сделку, но не ответил по ней в течение 20 минут, система пингует его, чтобы он не затягивал с первым контактом.

В итоге система сама следит за скоростью реакции, зависшими сделками и крупными бюджетами и вовремя подсвечивает это команде.

Сопровождение

Все задачи фиксируем в отдельной таблице: клиент пишет запрос — что нужно доработать или изменить, мы берем в работу в рамках текущих часов. Это позволяет не терять задачи и двигаться системно.

В какой-то момент клиенту стало не хватать даже этого формата, и они дополнительно запросили расширенное сопровождение — чтобы мы были на постоянной связи как партнер и могли быстрее подключаться к задачам. По сути это уже переход от поддержки к полноценной работе в формате внешней команды по развитию amoCRM.

Результаты для бизнеса после внедрения

Убрали хаос в работе

Все процессы — от заявки до проведения мероприятия — собраны в одной системе. Больше нет путаницы с датами, залами и услугами — каждая сделка проходит понятный путь по маршруту без ручного управления.
Руководители получили дашборды

Дашборды вынесли во внешний сервис с доступом по ссылке — в любой момент можно посмотреть выручку, загрузку залов, прогноз и узкие места. Появилась прозрачная аналитика по бронированиям: какие залы заняты, какие даты свободны, где есть просадки.
Убрали ошибки в расчетах

Финансовый блок сделал расчеты удобными: менеджеры просто вводят данные — система сама считает итог, НДС и дополнительные услуги. Ошибки и просчеты практически исчезли.
Взяли под контроль ключевые точки продаж

Система сама отслеживает новые заявки, скорость ответа, зависшие сделки, крупные бюджеты. РОП получает сигнал, если где-то проблема.

Команда проекта

Екатерина Ядуванкина

Старший системный аналитик

Артур Гришин

Системный аналитик

Нужна автоматизация, как в этом кейсе?

Напишите нам и мы подберем решение под любые бизнес-задачи.

Оставляя заявку, вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности

Дашборды, финансы и сопровождение — упорядочили продажи