Команда F5
Автоматическая генерация сложных коммерческих предложений с расчетом стоимости
#B2B, #B2C, #ПРОЕКТИРОВАНИЕ, #МОСКВА
Проектно-изыскательская компания “Дорианс” проектирует жилые, общественные и промышленные здания, дороги, мосты, очистные сооружения, проекты планировки территорий, коттеджные посёлки.

Инженеры компании проводят проектно-изыскательские работы для клиентов: готовят проектную и рабочую документацию, производят расчет смет, работая при этом по своей философии взаимоотношений с заказчиками - “Прозрачное проектирование”.

Сначала менеджеры работали в «Битрикс24», затем перешли в amoCRM. Сейчас в системе работают 9 человек, а всего в компании 40 штатных сотрудников. Клиенты “Дорианс” — это сфера B2B, они обращаются в компанию через форму обратной связи на сайте.
Настройка полей для квалификации клиентов
Окончательная стоимость расчета сметы на проект зависит от множества параметров: типа местности, площади участка, количества зданий, необходимости электроснабжения, водопровода, газоснабжения и многих других.

Учитывая эти параметры, основываясь на сложных алгоритмах подсчета, которые есть в компании, можно автоматически считать промежуточные параметры и конечную цену. Но поскольку система автоматического расчета была не настроена, менеджеры считали все вручную. Процесс занимал 50% рабочего времени.

Мы исправили эту ситуацию и настроили специальные дополнительные поля в amoCRM. Теперь при подсчете общей суммы менеджер может видеть стоимость промежуточных параметров и быстро квалифицировать объект.

Менеджер выбирает из спискового поля необходимые параметры по проектной и рабочей документации. Система “видит”, какие поля заполнены, по ним производит расчет.

Чтобы поля отображались в карточке сделки аккуратным списком без нагромождений, задействовали наш бесплатный виджет “Группировка полей”. В этом случае несколько полей группируются в одно, содержимое открывается по одному клику, не занимая много места.

Благодаря добавлению дополнительных полей, промежуточный расчет стоимости сметы происходит в 10 раз быстрее. Квалифицировать клиента и отправить коммерческое предложение для ознакомления теперь простая задача даже для новых сотрудников.
Добавление дополнительных полей позволяет быстрее квалифицировать клиента, понять его потребности и быстрее рассчитать общую стоимость работ
Автоматический расчет сметы в amoCRM
Как мы писали выше, раньше все расчеты по сметам для клиентов менеджеры готовили вручную. Учитывая индивидуальные проекты заказчиков, это занимало 2-3 часа. Процесс был многозадачный и долгий, его также было решено автоматизировать.

Процесс расчета автоматизировали с помощью виджета “Калькулятор полей в amoCRM”.

Процесс настройки выдался не из легких: в одной смете надо было учесть и рассчитать стоимость работ — электроснабжения здания, водоснабжения, водоотведения, газоотведения, отопления и вентиляции и т.д.

Эту задачу решили с помощью добавления в виджет специальных справочников и формул.
Включение в справочник сложных формул ускоряет процесс расчета документации
Сейчас это все занимает 5-10 минут. До настройки менеджеры тратили 2,5 часа. Таким образом, расчет документации был ускорен в 80 раз.
Автоматическая генерация шаблонов коммерческих предложений со сметой внутри
Итоговые цифры по смете менеджеры отправляют клиенту в виде готового коммерческого предложения.
Мы настроили шаблоны коммерческих предложений: необходимые цифры вставляются в документ автоматически.

Теперь менеджеры формируют коммерческое предложение нажатием одной кнопки: готовая стоимость сметы подставляется в документ, который можно скачать в формате PDF.

Сгенерированное предложение выглядит как модульная страница в формате PDF на несколько страниц. Здесь выведена таблица с подробной стоимостью работ и сроками выполнения. Менеджер скачивает готовый документ и пересылает клиенту по почте на согласование.
Шаблон коммерческого предложения
Готовое, сформированное коммерческое предложение
Итоги

Сократилось время на расчеты и оформление документов. Коммерческие предложения генерируются внутри одного окна. Исключена возможность ошибок в документах.

После выполненных работ производительность менеджеров возросла на 60%. Этот процесс экономит время менеджера в 2 раза. Быстрый расчет привлекает в компанию еще больше подрядчиков и повышает ее конкурентоспособность.
Отзыв клиента
Основатель и генеральный директор ООО "Дорианс" 
Перед нами стояла нетривиальная задача: автоматизировать процесс выставления коммерческих предложений. Каждое коммерческое предложение у нас всегда индивидуально и зависит от множества параметров. 
С помощью виджетам “Команды F5” также отличной работы сотрудников Елены и Олеси удалось автоматизировать этот процесс. 
Мне, как собственнику и генеральному директору компании, где всегда я определяю цену, проделанная работа позволяет двигаться дальше. Далее в планах масштабирования компании. 
Ещё раз спасибо "Команде F5" и отдельная благодарность сотрудникам Елене Михайловой и Олесе Ивановой!

Сергей Луценко
Команда проекта
Елена Михайлова
Системный аналитик
Олеся Иванова
Системный аналитик
Дмитрий Кузьмин
Разработчик
Еще кейсы