Сделали бесшовную систему бронирования банкетов
для 40+ ресторанов крупной сети
В ресторанной сети, название которой мы не можем раскрывать, есть отдел бронирований — он получает заявки на банкеты, корпоративы и частные события. В этой схеме задействовано 40+ ресторанов в крупных городах России. Заявки поступают из разных каналов и распределяются между ресторанами. Любая задержка или ошибка напрямую влияет на загрузку залов, клиентские впечатления и выручку сети. К нам обратились чтобы сделать из стихийного процесса четкую и бесперебойную систему.
С какой задачей пришел клиент:
Хотели внедрить amoCRM для банкетного отдела с нуля — до этого работали в 1С.
Ключевая боль была в лидах и скорости реакции. Заявки на мероприятия терялись, менеджеры не всегда вовремя отвечали клиентам, было сложно оперативно подсказать по свободным датам и залам и корректно зафиксировать бронирование в дополнительном сервисе. При большом количестве ресторанов и заявок это напрямую било по загрузке и выручке.
По сути, запрос звучал так: выстроить прозрачный, управляемый процесс работы банкетной службы — чтобы ни один лид не терялся, все обращения обрабатывались вовремя, а менеджеры работали в единой системе с понятной логикой, автоматической рутиной и контролем.
Ключевая боль была в лидах и скорости реакции. Заявки на мероприятия терялись, менеджеры не всегда вовремя отвечали клиентам, было сложно оперативно подсказать по свободным датам и залам и корректно зафиксировать бронирование в дополнительном сервисе. При большом количестве ресторанов и заявок это напрямую било по загрузке и выручке.
По сути, запрос звучал так: выстроить прозрачный, управляемый процесс работы банкетной службы — чтобы ни один лид не терялся, все обращения обрабатывались вовремя, а менеджеры работали в единой системе с понятной логикой, автоматической рутиной и контролем.
ИИ-решения для роста продаж
Voice AI анализирует звонки, Palantir улучшает переписку, Chat AI общается с клиентами 24/7
Как мы решали задачу по шагам:
1. Две воронки и интеграция с Remarked
Воронки сделали без лишней сложности — строго под реальный процесс банкетного отдела: сначала приходит обращение, дальше его квалифицируют, после квалификации менеджер переходит к бронированию. Для этого мы связали amoCRM с сервисом Remarked: из сделки открывается модальное окно сервиса, где выбирают ресторан, дату, количество гостей и видят доступные столы.
Свободные варианты подтягиваются автоматически, менеджер выбирает подходящий стол и бронирует его — данные сразу передаются в сервис.
Дальше информация о бронировании уходит в конкретный ресторан: кто забронировал, на какую дату, сколько гостей и на каких условиях. После этого менеджер выставляет счет через наш виджет «Касса» — все в рамках одной сделки, без переключений между системами.
Отдельно были настроены две основные воронки:
Свободные варианты подтягиваются автоматически, менеджер выбирает подходящий стол и бронирует его — данные сразу передаются в сервис.
Дальше информация о бронировании уходит в конкретный ресторан: кто забронировал, на какую дату, сколько гостей и на каких условиях. После этого менеджер выставляет счет через наш виджет «Касса» — все в рамках одной сделки, без переключений между системами.
Отдельно были настроены две основные воронки:
- БронированиеОсновной поток работы с заявками на мероприятия от первого контакта до подтвержденного бронирования и счета.
- ВозвратыДля корректной обработки отмен, переносов и возвратов, чтобы такие кейсы не терялись и учитывались отдельно.
В этих воронка менеджеры работают по понятному сценарию, а весь процесс — от заявки до брони и оплаты — прозрачен и управляем.
2. Карточка сделки
Карточку сделки сделали максимально подробной и заточенной именно под банкетную службу, чтобы менеджеру не приходилось держать все в голове или искать информацию в переписках. В одной карточке собирается вся ключевая информация по мероприятию — от первичного запроса до финального бронирования и счета.
- В карточке фиксируется тип мероприятия с готовым спискомОт свадеб и корпоративов до гастроужинов и закрытых банкетов. Это помогает сразу понять формат события, сценарий работы и требования к ресторану. Там же указывается тип бронирования, бюджет и признак квалификации сделки.
- Для операционной работы добавили обязательные поляДата и время мероприятия, количество гостей, адрес ресторана, источник сделки и ответственный менеджер и другие. Отдельно хранится ID брони Remarked, чтобы CRM была напрямую связана с сервисом бронирования и не возникало путаницы между системами.
В итоге карточка сделки стала единым центром управления мероприятием: менеджер открывает ее и сразу видит, что за событие, где и когда оно проходит, сколько гостей, какой бюджет и на каком этапе находится бронь. Это ускоряет работу и снижает риск ошибок при передаче информации ресторанам.
3. Счета по смарт-кнопке
Выставление счетов сделали максимально простым и быстрым — через смарт-кнопки прямо в карточке сделки. В каждую кнопку зашит триггер: менеджер нажимает нужный вариант, и система автоматически формирует счет без ручного ввода и лишних действий на оформление.
Дальше подключили интеграцию с Альфа-Банком через виджет «КАССА». Из сделки можно сразу отправить клиенту ссылку на оплату, либо ссылка выставляется автоматически при переходе сделки на нужный этап. После оплаты менеджеры получают уведомление, а статус обновляется в amoCRM.
Дальше подключили интеграцию с Альфа-Банком через виджет «КАССА». Из сделки можно сразу отправить клиенту ссылку на оплату, либо ссылка выставляется автоматически при переходе сделки на нужный этап. После оплаты менеджеры получают уведомление, а статус обновляется в amoCRM.
4. Возврат депозита по смарт-кнопке
Для возвратов сделали отдельную, понятную логику — тоже через смарт-кнопку. В банкетах часто бывает так: клиент вносит депозит на бронирование, а при визите в ресторан заказывает дополнительно еду и напитки. Иногда депозит не учитывают при финальном расчете, гость переплачивает и просит вернуть разницу.
Менеджеру не нужно разбираться вручную. Он нажимает кнопку «Возврат», и автоматически создается сделка в отдельной воронке «Возвраты». В ней система запрашивает необходимые документы: заявление от клиента, чек об оплате, после чего заявка уходит на согласование руководству.
Если возврат одобрен, сумма возвращается клиенту, а сделка в воронке «Возвраты» закрывается как успешно выполненная. Параллельно в основной сделке по бронированию автоматически корректируется бюджет — сумма возврата вычитается.
Менеджеру не нужно разбираться вручную. Он нажимает кнопку «Возврат», и автоматически создается сделка в отдельной воронке «Возвраты». В ней система запрашивает необходимые документы: заявление от клиента, чек об оплате, после чего заявка уходит на согласование руководству.
Если возврат одобрен, сумма возвращается клиенту, а сделка в воронке «Возвраты» закрывается как успешно выполненная. Параллельно в основной сделке по бронированию автоматически корректируется бюджет — сумма возврата вычитается.
5. Триггеры и задачи с результатами
Вся логика работы банкетной службы построена на автоматических триггерах и задачах с результатами — чтобы менеджеры не держали процессы в голове и не теряли заявки.
Что автоматизировали:
Что автоматизировали:
- Push-уведомления менеджеруПри входящем чате или письме сразу приходит уведомление с именем клиента и текстом сообщения.
- Проверка на дублиСистема сама ищет совпадения по телефону и e-mail и ставит задачу на объединение.
- Задачи с результатами на этапах«Квалифицирован», «Не дозвонились», «Бронь подтверждена», «Отказ» — статус всегда подтвержден результатом.
- Повторные обращенияСделка создается автоматически, но только если нет уже открытой.
- Автосценарии по мероприятиямСмена статуса по дате и времени, сообщение клиенту за день до визита.
- Работа с лояльностьюЗадача на запрос отзыва через день после мероприятия.
В итоге весь путь клиента — от первого обращения до отзыва после мероприятия — проходит во многом автоматически и без ручного контроля.
6. Механика выбора столика по кнопке
Процесс выбора столика сделали максимально простым и безопасным. Менеджер прямо из сделки в amoCRM нажимает кнопку «Выбрать столик», видит доступные столики и выбирает подходящий. После нажатия запрос уходит в сервис Remarked, где столик сразу бронируется на нужную дату и время.
При этом amoCRM автоматически фиксирует ID брони, ID столика и ID заказа — это ключевая часть логики. Благодаря этому сохраняется жесткая связка между amoCRM и сервисом бронирования, без расхождений и ручных правок.
Если бронь изменяется или отменяется на стороне Remarked, система ловит это событие и автоматически обновляет соответствующую сделку в amoCRM. В результате менеджеры всегда работают с актуальной информацией, а риск двойного бронирования или потери данных сведен к нулю.
При этом amoCRM автоматически фиксирует ID брони, ID столика и ID заказа — это ключевая часть логики. Благодаря этому сохраняется жесткая связка между amoCRM и сервисом бронирования, без расхождений и ручных правок.
Если бронь изменяется или отменяется на стороне Remarked, система ловит это событие и автоматически обновляет соответствующую сделку в amoCRM. В результате менеджеры всегда работают с актуальной информацией, а риск двойного бронирования или потери данных сведен к нулю.
7. Форма для генерации заявок
Ключевая точка генерации банкетных заявок — отдельная форма для колл-центра. Мы сделали Яндекс-форму, которую операторы заполняют прямо во время звонка с клиентом, фиксируя все параметры мероприятия. После отправки форма автоматически создает сделку в amoCRM и запускает нужные триггеры и задачи.
За счет этого сделки не создаются вручную, данные не теряются, все заявки приходят в одном формате, а работа отдела бронирования становится быстрее и стабильнее. Остальные каналы — сайт, квизы, мессенджеры и соцсети — дополняют поток, но основная телефонная логика завязана именно на форме.
За счет этого сделки не создаются вручную, данные не теряются, все заявки приходят в одном формате, а работа отдела бронирования становится быстрее и стабильнее. Остальные каналы — сайт, квизы, мессенджеры и соцсети — дополняют поток, но основная телефонная логика завязана именно на форме.
Результаты для бизнеса после внедрения:
- Скорость работы выросла 3+ в разаЛиды стали обрабатываться быстрее: сделки создаются автоматически, счета выставляются в пару кликов, без ручного ввода и ожиданий.
- Перестали теряться заявки и деньгиВсе обращения фиксируются в amoCRM, дубли автоматически отсеиваются, возвраты и депозиты учитываются корректно — без перекосов в аналитике.
- Прозрачный контроль по 40+ ресторанамБронирования, счета, оплаты и возвраты синхронизированы между amoCRM и сервисом бронирования Remarked — данные всегда актуальны.
- Снижение нагрузки на менеджеров и ошибокМенеджеры больше не занимаются рутиной: задачи, уведомления, счета и напоминания работают автоматически, команда фокусируется на клиентах, а не на ручной работе.
Отзыв
“
В рамках проекта по внедрению системы онлайн-бронирования на базе amoCRM была проведена настройка CRM и интеграция с Remarked. Все работы выполнены профессионально, в согласованные сроки и с учетом специфики ресторанного бизнеса.
Команда F5 глубоко погрузилась в задачи проекта, предложила удобные решения по автоматизации обработки заявок и бронирований, что позволило повысить скорость работы и качество сервиса для гостей.
Благодарю за ответственное отношение, компетентность и эффективное взаимодействие на всех этапах реализации проекта.
Команда F5 глубоко погрузилась в задачи проекта, предложила удобные решения по автоматизации обработки заявок и бронирований, что позволило повысить скорость работы и качество сервиса для гостей.
Благодарю за ответственное отношение, компетентность и эффективное взаимодействие на всех этапах реализации проекта.
Команда проекта
Лена Михайлова
Руководитель проекта
Олеся Орлова
CRM-инженер
Павел Соболькин
Технический специалист
Нужна помощь в подключении и настройке искусственного интеллекта?
Заполните эту форму и покажем, что может ИИ в вашем бизнесе.
Оставляя заявку, вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности
Ещё статьи
