Ведем учет в трёх системах, итог сводим в табличку — но все равно путаемся
Простой способ отказаться от экселек и работать только в CRM
Содержание:
Три разные компании вели клиентов, брони, заказы, оплаты одновременно в amoCRM и отраслевых сервисах — и страдали. Но благодаря нам отказались от этих сложностей и теперь экономят уйму времени. Вот как мы этого добились.
Пример №1. Выставляли по 30 счетов в день, напоминали об оплатах и отслеживали должников — вручную в трёх разных сервисах
Компания — образовательный центр с курсами доп.образования. Средний чек 160 000, в основном рассрочка. Тысячи студентов с индивидуальным графиком платежей и от каждого нужно получить деньги вовремя
Студенты платят в рассрочку, деньги нужно запрашивать регулярно — каждому нужно рассчитать платеж, выставить счет и вовремя его отправить, проверить оплату, а если ее нет — напомнить и поторопить.
Менеджеры работали в Cloudpayments, amoCRM и Excel. Клиентов вели в amoCRM, счета выставляли в Cloudpayments, а расчеты по задолженностям и оплатам объединяли в Excel.
В итоге нужно было:
Студенты платят в рассрочку, деньги нужно запрашивать регулярно — каждому нужно рассчитать платеж, выставить счет и вовремя его отправить, проверить оплату, а если ее нет — напомнить и поторопить.
Менеджеры работали в Cloudpayments, amoCRM и Excel. Клиентов вели в amoCRM, счета выставляли в Cloudpayments, а расчеты по задолженностям и оплатам объединяли в Excel.
В итоге нужно было:
- Найти клиента в Excel с оплатами.
- Вычислить, какая сумма должна поступить от него в определенный день.
- Найти клиента в Cloudpayments, создать счет.
- Отправить клиенту ссылку на оплату в amoCRM.
Проблемы
- Масса времени в никудаДокументы, особенно счета, отнимают массу времени. Чтобы выставить счет, у менеджера уходило до 10 минут, в день могло быть до 30 счетов. В разрезе месяца это занимало до 3 рабочих дней.
- Путаница в оплатахОплаты и долги менеджеры отслеживали по табличке, напоминали вручную и часто забывали это сделать. Как итог — постоянные долги и проблемы в финучете.
Интегрировали amoCRM и CloudPayments. Теперь все графики платежей, счета, задолженности и информация по клиенту хранятся к карточке клиента, а Excel-табличка больше не нужна.
Разработали кастомный виджет CloudPayments. Виджет добавляет функционал в карточку сделки по каждому клиенту: здесь можно настроить график платежей, отправлять счета и следить за поступлениями денег.
Разработали кастомный виджет CloudPayments. Виджет добавляет функционал в карточку сделки по каждому клиенту: здесь можно настроить график платежей, отправлять счета и следить за поступлениями денег.
Виджет доступен из карточки сделки
Создали график платежей по клиенту. Для настройки графика платежей нужно указать параметры по бюджету сделки, сумме задолженности, размеру платежа и т.д. Менеджер заполняет поля один раз, — дальше виджет сам формирует счета в дату оплаты и отправляет клиенту. Больше не нужно высчитывать задолженность и напоминать.
По новому клиенту достаточно заполнить такую вот простую форму
Все счета и чеки по клиенту хранятся в интерфейсе виджета
Создали график платежей по клиенту. Для настройки графика платежей нужно указать параметры по бюджету сделки, сумме задолженности, размеру платежа и т.д. Менеджер заполняет поля один раз, — дальше виджет сам формирует счета в дату оплаты и отправляет клиенту. Больше не нужно высчитывать задолженность и напоминать.
Напоминание падает прямо в amoCRM
Результаты
- Экономим время менеджеровТеперь система автоматически выставляет счета на основании графика платежей. Менеджерам остается лишь напоминать об оплатах.
- Сэкономили 100 тысяч в месяц на контролёреРаньше на контроль оплат выделяли отдельного специалиста, теперь это происходит автоматически.
- Повысили процент оплат с помощью аналитикиВ разделе «Аналитика» заказчик видит все поступления, может отфильтровать их по дате, направлению и группе, а также проверить ожидаемые и просроченные платежи.
ИИ-решения для роста продаж
Voice AI анализирует звонки, Palantir улучшает переписку, Chat AI общается с клиентами 24/7
Пример №2. Бронировали комнаты для праздников в двух сервисах, хотели объединить в Excel — но запутались еще больше
Компания — сеть детских развлекательных парков. Одно из направлений — детские праздники в банкетных комнатах. В каждом филиале около 10 банкетных комнат с арендой 10 000 руб в час.
Забронировать комнату можно по звонку или придя в парк. Если клиент звонит, менеджер бронирует праздник на определенное время в amoCRM, а если заказывает на месте — использует специализированный сервис для ресторанного бизнеса iiko.
Забронировать комнату можно по звонку или придя в парк. Если клиент звонит, менеджер бронирует праздник на определенное время в amoCRM, а если заказывает на месте — использует специализированный сервис для ресторанного бизнеса iiko.
Регулярно возникала путаница. Два клиента могли легко занять одну и ту же комнату на одно время, а менеджеры узнавали об этом только на следующий день. Еще менеджеры не были уверены, какие комнаты свободны сейчас, и реже продавали популярные комнаты.
Пытались объединить в сводной табличке Excel, но еще больше запутались. Получилась работа в режиме 3-х окон: Excel + amoCRM + iiko. Менеджерам стало еще сложнее вносить брони вовремя. Увеличилось время обработки заявки: нужно было проверять записи в 3-х системах, чтобы узнать, свободна ли комната.
Пытались объединить в сводной табличке Excel, но еще больше запутались. Получилась работа в режиме 3-х окон: Excel + amoCRM + iiko. Менеджерам стало еще сложнее вносить брони вовремя. Увеличилось время обработки заявки: нужно было проверять записи в 3-х системах, чтобы узнать, свободна ли комната.
iko — специализированная система ERP-класса для автоматизации ресторанного бизнес: касса, склад, персонал, кухня, финансы, отчетность. С ней удобно работать оффлайн, но при двух способах заказа она создает путаницу
Интегрировали iiko и amoCRM. Написали скрипт и объединили две системы. Когда заказчик обращается по телефону, менеджер вносит сделку в amoCRM в воронку «Банкет» и меняет статус на «Предварительная бронь» — в тот же момент скрипт создает эту бронь в iiko. Из amoCRM в iiko попадают следующие данные:
- ID клиента
- Имя Отчество
- Фамилия
- Дата Рождения
- Телефон
- ID организации
- Гостей
- Длительность
- Комментарии
- Напоминание персоналу
- Залы
- Столы
- Дата, Время
Результаты
- Выросло качество сервисаМенеджеры перестали допускать ошибки в бронированиях. Родители перестали звонить менеджерам из-за наложения броней.
- Заявки обрабатываются на 20% быстрееПри выборе комнаты менеджеру не нужно сверять данные в 3-х системах: он работает в режиме одного окна и быстрее может подобрать комнату для клиента.
- Масштабировали решение на другие филиалыПротестировали решение на филиале в Туле и адаптировали его под филиалы в других городах.
Пример №3. Выездные менеджеры объезжали мало клиентов, а аналитики продаж не было
Компания разработкой и продажей инъекционных препаратов на основе гиалуроновой кислоты. Медицинские препараты продают оптом и в розницу в Москве и в регионах.
Медицинские представители весь день в разъездах, насколько эффективно они продают и чем занимаются в действительности, руководство видит лишь частично — по отчетам в Excel.
Медицинские представители весь день в разъездах, насколько эффективно они продают и чем занимаются в действительности, руководство видит лишь частично — по отчетам в Excel.
Проблемы
- Сложно сформировать корректный маршрутРучные маршруты не учитывали особенности передвижения и торговые представители успевали сделать меньше визитов, чем реально было возможно.
- Приходилось заносить данные в несколько системПосле заполнения отчетного листа в Excel, данные переносили в amoCRM для анализа вручную.
Подключили Planado, интегрировали с amoCRM. Для того, чтобы удаленно формировать маршруты и оценивать работу представителей, решили использовать Planado — сервис электронных нарядов для выездных сотрудников. Он позволяет решает различные задачи, от контроля работы и постановки задачи в график до трекинга выполнения работ.
Сервис доступен и на мобильных устройствах — это удобно для работы вне офиса
Благодаря GPS-трекингу руководителям всегда видно местонахождение сотрудников, а их работу можно оценить по пунктам в чек-листе. После заполнения Planado данные попадают автоматом в amoCRM для аналитики.
Сервис доступен и на мобильных устройствах — это удобно для работы вне офиса
Результаты
- Ввели контроль загрузки менеджеров и аналитику продажКлиент получает полные отчеты о работе торговых представителей в режиме реального времени: журналирование рабочего времени, расчет пройденного километража, отчет о выполненных нарядах и т.д.
- Производительность выездных сотрудников выросла на 35%Этому поспособствовали подсказки с планом работ, контрольные фотографии, электронная подпись на экране смартфона и многие другие фишки.
- Упростили аналитику продажВсе данные о покупателях и сделках поступают из Planado в amoCRM автоматически: можно делать срезы и анализировать ситуацию с продажами в любой момент.
Нужна помощь в подключении и настройке искусственного интеллекта?
Заполните эту форму и покажем, что может ИИ в вашем бизнесе.
Оставляя заявку, вы соглашаетесь с Политикой конфиденциальности
Ещё статьи
