Переход на НДС при УСН: что перенастроить в продажах, CRM и 1С, когда доход превысил 20 млн

С 1 января 2026 года организации и ИП на упрощёнке освобождены от НДС, только пока их доход не превышает 20 млн рублей в год. Раньше закон предусматривал дальнейшее снижение: 15 млн для 2027 года и 10 млн для 2028-го. Федеральный закон № 228-ФЗ от 4 июля 2026 года это снижение отложил: порог 20 млн сохраняется на 2027–2029 годы, а сокращать его начнут не раньше 2030 года. Коэффициент-дефлятор на этот лимит не действует, так что «подрасти» вместе с инфляцией он не успеет.

Из этого следуют три сценария, и важно понять, в каком из них ваш бизнес:

• Доход за 2026 год не превысит 20 млн. С 1 января 2027 года вы работаете без НДС, но в течение года продолжаете следить за выручкой.
• Доход за 2026 год уже больше 20 млн или превысит их до декабря. С 1 января 2027 года налог придётся платить весь год, даже если в 2027-м продажи упадут.
• Доход перешагнёт 20 млн в середине 2027 года. Обязанность появится с первого числа следующего месяца, и перестраивать процессы придётся на ходу, в разгар сезона.

Третий сценарий самый неприятный. Именно в нём компании чаще всего выставляют клиенту счёт по старой цене, а потом платят налог из своей маржи.

Обязанность возникает не с начала квартала и не с даты превышения, а с первого числа следующего месяца после того, в котором доход нарастающим итогом с начала года перевалил за 20 млн. Доход считают кассовым методом, по тем же правилам, что и для «упрощённого» налога: деньги учитываются в день поступления на счёт, включая авансы. Источник цифр — КУДиР, а не план продаж и не сумма закрытых сделок.

Пример. Студия ремонта работает на УСН «доходы». К концу августа 2026 года на счёт пришло 18,4 млн рублей. В сентябре клиенты оплатили ещё 3,1 млн, и доход с начала года стал 21,5 млн.

Обычная история: бухгалтер закрывает квартал, сверяет КУДиР и сообщает о превышении лимита 20 млн полтора месяца назад. За это время менеджеры отправили десятки счетов без налога, и пересогласовать их уже нельзя. Проблема не в бухгалтере. Он видит деньги постфактум, а отдел продаж видит будущие оплаты за месяцы вперёд, только никто не сводит эти данные вместе.

Свести их несложно, если в CRM есть два обязательных поля в сделке: «Дата оплаты» и «Сумма оплаты». Важно учитывать именно поступившие деньги, а не сумму сделки на этапе «Успешно реализовано». Сделку на 2 млн с оплатой в три транша нужно считать тремя поступлениями в разные месяцы, иначе отчёт завысит доход в одном месяце и занизит в другом.

Дальше собирается простая схема контроля:

• Счётчик дохода с начала года. Сумма всех оплат с 1 января, обновляется при каждой новой оплате. Раз в месяц сверяется с КУДиР: расхождение больше 3% означает, что часть платежей проходит мимо CRM.
• Прогноз на 60 дней. К фактическому доходу прибавляются ожидаемые оплаты по сделкам на этапах «Счёт выставлен» и «Договор подписан» с плановой датой в ближайшие два месяца.
• Сигналы руководителю. Первое уведомление — когда факт плюс прогноз достигают 16 млн, то есть 80% лимита. Второе — на 18 млн. У вас остаётся месяц-полтора, чтобы подготовить договоры, шаблоны и клиентов.

Такой счётчик удобно вывести на отдельный дашборд для собственника рядом с планом продаж. Тогда превышение лимита перестаёт быть сюрпризом и становится плановым событием с понятной датой.

Есть и обратная сторона. Некоторые владельцы, увидев приближение к порогу, начинают «придерживать» оплаты до января или дробить бизнес между ИП. Дробление налоговая выявляет по общим сотрудникам, адресам, сайту и клиентской базе, и последствия обходятся дороже любого налога. Перенос крупной оплаты по реальной договорённости с клиентом законен, но решать его стоит вместе с бухгалтером, а не силами менеджера.

Перейдя порог, упрощенец выбирает один из двух режимов на все облагаемые операции сразу. Смешивать их нельзя.

Пониженные ставки без вычетов. В 2026 году ставка НДС 5% применяется при доходе от 20 до 272,5 млн рублей, ставка 7% — от 272,5 до 490,5 млн. Это лимиты 250 и 450 млн, увеличенные на дефлятор 1,090; на 2027 год их пересчитают с новым коэффициентом. Входной НДС от поставщиков при этом к вычету не принимается.

Общая ставка 22% (или 10% по отдельным товарам) с вычетами. Налог к уплате уменьшается на НДС, который предъявили вам поставщики.

Что выгоднее, зависит от одной цифры: какую долю выручки составляют ваши закупки у поставщиков, которые сами платят НДС по ставке 22%. Возьмём две компании с одинаковой выручкой 30 млн в год, цены у обеих включают налог.

Агентство услуг. Основные расходы — зарплаты и подрядчики на УСН, закупки с НДС всего на 4 млн.

• При ставке 5%: 30 000 000 × 5/105 = 1 428 571 рубль.
• При ставке 22%: 30 000 000 × 22/122 = 5 409 836 рублей, вычет 4 000 000 × 22/122 = 721 311 рублей, к уплате 4 688 525 рублей.

Разница больше 3,2 млн в год в пользу 5%.

Оптовая торговля. Товар закупается у крупных поставщиков с НДС на 22 млн.

• При ставке 5%: те же 1 428 571 рубль.
• При ставке 22%: 5 409 836 − 22 000 000 × 22/122 = 5 409 836 − 3 967 213 = 1 442 623 рубля.

Почти поровну. Точка равновесия — около 74%: если закупки с НДС 22% составляют больше трёх четвертей выручки, общая ставка становится выгоднее. Есть и неденежный аргумент. Корпоративные клиенты на общем режиме охотнее покупают у поставщика со ставкой 22%, потому что могут принять этот налог к вычету.

Выбор ставки фиксируется в первой декларации, отдельное заявление не нужно. Ошибиться дорого: по общему правилу пониженную ставку нужно применять 12 кварталов подряд. С 2026 года тем, кто перешёл на спецставку впервые, разрешили отказаться от неё в пределах первых четырёх кварталов. Для торговли с долей закупок около 70% это шанс проверить выбор на реальных цифрах первого года.

Самое болезненное решение не налоговое, а коммерческое: кто заплатит налог — клиент или вы. Вариантов два. «Сверху» — цена растёт на сумму налога, ваша выручка остаётся прежней. «Внутри» — клиент платит столько же, сколько раньше, а налог вы отдаёте из своей выручки.

Закон не обязывает сообщать покупателям о смене налогового статуса. Но без такого письма вы рискуете получить отказ в оплате счёта с НДС, споры о цене и претензии бухгалтерии клиента. Корпоративному покупателю нужно заранее знать о налоге, чтобы принять его к вычету. Разумный срок — за 3–4 недели до первой отгрузки по новым условиям.

Текст письма может быть коротким:
«Уважаемые партнёры! Сообщаем, что с 1 октября 2026 года ООО „Ромашка“ является плательщиком НДС в связи с превышением порога дохода, установленного п. 1 ст. 145 НК РФ. С этой даты в счетах и закрывающих документах будет выделяться НДС по ставке 5%. Стоимость услуг по действующему договору с 1 октября составит 105 000 рублей в месяц, в том числе НДС 5% — 5 000 рублей. Направляем проект дополнительного соглашения. Будем признательны за подписание до 25 сентября».

Само допсоглашение меняет пункт о цене. Формулировка для новых договоров выглядит так: «Стоимость составляет 105 000 (сто пять тысяч) рублей 00 копеек, в том числе НДС 5% — 5 000 рублей». Если клиент отказывается доплачивать налог, это тоже фиксируется письменно: цена остаётся прежней, НДС включён в неё.

При ста и более клиентах рассылать письма вручную и отслеживать подписание допсоглашений в почте неудобно. Удобнее отправить их из CRM по сегменту «активные B2B-клиенты» и поставить каждому менеджеру задачу проконтролировать ответ. Для этого подходят массовые рассылки из amoCRM с отметкой о прочтении. Статус «допсоглашение подписано / отказ / нет ответа» лучше хранить полем в карточке компании, а не в голове у менеджера.

Об этой части почти не пишут, хотя именно здесь чаще всего возникают ошибки. Бухгалтерская программа обновится, а CRM продолжит выпускать документы по-старому, пока её не настроят вручную. Вот что нужно проверить до даты перехода.

В 1С бухгалтер меняет учётную политику: указывает, с какой даты организация платит налог и по какой ставке. После этого программа начинает выделять НДС в реализациях, формировать счета-фактуры и вести книгу продаж. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее пяти календарных дней с даты отгрузки или получения аванса. Отдельная задача — входной НДС по остаткам: при выборе общей ставки часть налога по товарам, купленным до перехода, можно принять к вычету. Этим занимается бухгалтер, отделу продаж достаточно знать, что такая работа есть и требует времени.

Проблемы начинаются там, где 1С и CRM обмениваются данными. Типичная схема: менеджер выставляет счёт в amoCRM, он выгружается в 1С, оттуда возвращается статус оплаты и формируется УПД. Если ставку поменяли только в одной системе, начинаются расхождения:

• в CRM счёт на 105 000 с НДС 5%, а в 1С он выгрузился как 105 000 без НДС — выручка в учёте завышена, налог не начислен;
• в 1С ставка 22% стоит по умолчанию для всей номенклатуры, хотя компания выбрала 5%, — в УПД клиент видит не ту сумму налога, что в счёте;
• справочник ставок в обмене не обновили — выгрузка падает с ошибкой, и счета копятся в очереди.

Правило простое: ставка НДС должна задаваться в одном месте и передаваться дальше, а не настраиваться отдельно в каждой системе. Если обмен работает через интеграцию amoCRM с 1С, перед датой перехода стоит прогнать тестовую сделку по всей цепочке: счёт, оплата, отгрузка, УПД. Сравните суммы налога на каждом шаге. Час такой проверки экономит неделю исправлений в первом квартале.

Если компания принимает оплату от физлиц, онлайн-касса должна с даты перехода пробивать чеки с выбранной ставкой. Чек с пометкой «Без НДС» после перехода — это расхождение, которое налоговая видит автоматически. Настройку проверяют до первого числа: обновляют прошивку кассы, меняют ставку в карточках товаров и пробивают тестовый чек.

Отдельно проверьте всё, что формирует цену без участия человека:

• корзину и оферту на сайте;
• ссылки на оплату, которые менеджеры отправляют в мессенджерах;
• платёжные виджеты в CRM;
• карточки товаров на маркетплейсах, если вы на них торгуете.

Если ссылка на оплату генерируется из сделки, ставку она берёт из того же поля, что и счёт. Это ещё один довод держать её в одном месте.

Даже при идеальной настройке систем самое слабое звено — разговор. Менеджер, которого не подготовили, говорит «у нас теперь налог, цены выросли» и сразу предлагает скидку, чтобы сгладить неловкость. Скидка 5% при переходе на ставку 5% «сверху» означает, что налог снова платит компания.

Рабочая структура разговора состоит из трёх частей. Сначала факт без извинений: «С октября мы работаем с НДС, потому что выросли и перешли порог, установленный законом». Затем выгода для клиента, если она есть: «Для вашей бухгалтерии это плюс, налог можно принять к вычету». И только после этого конкретная цифра: «Стоимость вашего пакета будет 105 000, из них 5 000 — налог».

Частые возражения и ответы на них:

• «Нам невыгодно, мы сами без НДС». Клиенту на упрощёнке вычет не нужен, для него это прямое подорожание. Здесь уместен компромисс: фиксированная цена на квартал или перенос части услуг в другой пакет.
• «Конкуренты дешевле». Часть конкурентов с похожим оборотом окажется в той же ситуации в течение года. Сравнивать стоит не цену, а условия: сроки, гарантии, скорость реакции.
• «Давайте по старой цене до конца года». Возможно, но только как осознанное решение руководителя с указанием срока, а не как уступка менеджера в разговоре.

Скрипт стоит положить в карточку сделки или базу знаний. После первых двух недель полезно прослушать звонки и посмотреть, где менеджеры теряются. Каждое такое решение фиксируется в CRM: кому и до какого числа сохранили старую цену. Иначе к концу квартала никто не вспомнит, почему у клиента «особые условия».

Первый квартал после перехода показывает одни и те же сбои. Почти все они связаны не с расчётом налога, а с тем, что разные отделы узнали о переходе в разное время.

• Счета без налога после даты перехода. Шаблон в CRM не поменяли, менеджеры продолжали выставлять старые счета. Исправлять приходится корректировочными документами и неловкими звонками клиентам.
• Неверная расчётная ставка с авансов. Аванс уже содержит налог, поэтому его выделяют по ставке 5/105, 7/107 или 22/122, а не умножают сумму на 5% или 22%.
• Смешение ставок. Компания выбрала 5%, но часть счетов ушла с 22%, потому что эта ставка стояла по умолчанию в 1С.
• Налоговый вычет при ставке 5%. Входной налог при пониженной ставке к вычету не принимается, а попытка его заявить приводит к доначислению.
• Пропуск порога 272,5 млн. Быстрорастущая компания продолжает считать налог по 5%, хотя перешла границу и должна применять 7% со следующего месяца.

Первую декларацию по НДС подают в электронном виде через оператора ЭДО, бумажную форму не примут. Срок — до 25-го числа месяца, следующего за кварталом.

Ниже порядок действий, если счётчик в CRM показал, что лимит будет превышен через месяц-полтора.

Заморозка порога на 20 млн до 2029 года не отменила переход на НДС для растущих компаний, а лишь сделала его менее массовым. Для каждой отдельной компании ничего не изменилось: в какой-то месяц доход перешагнёт лимит, и с первого числа следующего месяца бизнес станет плательщиком НДС. Бухгалтер в любом случае разберётся с декларацией и книгой продаж.

Деньги теряются в другом месте: в счетах по старым шаблонам, в договорах без нового пункта о цене, в скидке, которую менеджер дал из неловкости. Если видеть лимит заранее, перенастроить CRM и 1С за две недели до даты перехода и подготовить отдел продаж к разговору о цене, переход проходит как обычное плановое изменение.

После перехода на НДС в amoCRM и 1С часто остаются старые цены и шаблоны без налога. Найдём их и подскажем, что поменять, чтобы клиенты получали правильные счета с первого дня.