Чек-лист на самостоятельное внедрение сервиса МойСклад
Данный чек-лист подходит для настройки сервиса МойСклад.
Если МойСклад уже внедрен, пройдитесь пунктам, чтобы оценить её уровень в вашей компании.
Если МойСклад уже внедрен, пройдитесь пунктам, чтобы оценить её уровень в вашей компании.
- Регистрация и первичная настройка01
- Зарегистрируйте аккаунтЗарегистрируйте аккаунт по ссылке Вход в МойСклад - Регистрация (moysklad.ru). Зарегистрируйтесь в сервисе используя корпоративный e-mail и номер телефона.
После регистрации на почту, с которой проходила регистрация аккаунта, придет письмо с подтверждением, в котором будет указан ваш логин и пароль. - Настройте карточки юр.лиц, сотрудников, отделов
- Проанализируйте и составьте список действий для каждого пользователя, которые будут работать в сервисе МойСклад, в зависимости от роли и отдела.
- Продумайте ограничения прав сотрудников в зависимости от их роли на создание, просмотр, правки и удаление сущностей (товары, контрагенты, документы, отчеты, финансы, остатки и обороты). Например, если у каждого сотрудника своя база контрагентов, то можно установить ограничения просматривать только те документы продажи (Заказы покупателя, Счета и Отгрузки) где он является ответственным, или поставить ограничения видеть только свои документы и своего отдела.
- Добавьте сотрудников, используя их корпоративный или личный e-mail. На почту пользователей придет письмо с логином и ссылкой для установления индивидуального пароля для входа пользователя в систему.
- Задайте отдел пользователя и задайте роль сотрудника с определенными правами или настройте индивидуальные права пользователя.
- Внесите данные своей организации в карточку юр.лица. Если у вас несколько юр.лиц то добавьте и внесите данные дополнительного юр.лица.
- Задайте каждому юр.лицу владельца-сотрудника и свой отдел, в зависимости от пользователей и их ограничений
- Настройка основных справочников
- Проанализируйте какие справочники вам необходимо дополнить (Например: Склады, Каналы продажи, Валюты, Проекты, Единицы измерения, Ставки НДС) и какие справочники вам необходимо создать (Например: Материалы, Цвет, Водители) для дальнейшей настройки сервиса.
- Исходя из анализа добавьте или дополните справочники.
- Настройка аккаунта, параметры по умолчанию
- Проанализируйте какие параметры необходимо задавать по умолчанию при создании документов продажи и закупки (Например: Организация, Склад, Склад для продукции, Поставщик).
- Продумайте по каким документам (Заказ покупателя, Счет покупателя, Остатки и др) вы хотите получать уведомления и куда (на почту или телефон). Условия отправки уведомлений, при данной настройке, ограниченны.
- Исходя из этого, настройте карточку пользователя (администратора).
- Настройка карточки товаров и услуг
- Проанализируйте номенклатуру ваших товаров и услуг по группам и параметрам.
- Исходя из этого, создайте группы и подгруппы на которые будут классифицироваться ваши товары и услуги.
- Исходя из анализа параметров номенклатуры, определите, какие поля уже есть в карточке товара или услуги, а каких не хватает под ваши товар или услуги. Например, у товаров это могут быть тип или материал. И добавьте недостающие показатели в виде дополнительных полей, задав им необходимый тип и при необходимости создайте нужные справочники.
- Также, нужно проанализировать какие цены продажи уже есть в систе, а какие вам необходимо добавить. Например: Розничная цена, Оптовая и Цена для VIP клиентов. И добавить недостающие цены.
- Настроить отображение показателей товаров и услуг в “журнале” номенклатуры.
- Также, при необходимости настроить последовательность разделов в карточке товаров и услуг.
- Импортируйте товаров и услуг, актуализируйте остатки
- Создать все товары в ручную, заполнив каждую карточку отдельно или используйте инструменты автоматического импорта через Excel-файла или YML.
- Обязательно правильно сопоставьте поля в карточке товаров и услуг с нужными столбцами вашей базы.
- Обеспечьте контроль дублей товаров и услуг (рекомендуем по значению поля “код”).
- Для актуализации остатков в системе проведите оприходование с указанием закупочной цены товара, для учета себестоимости товара. Сделайте оприходование товаров, можно вручную или если у вас есть актуальная информация по остаткам в Excel-файла используйте инструменты автоматического импорта.
- Настройка карточки контрагента
- Проанализируйте список своих контрагентов (поставщиков и покупателей).
- Исходя из этого, создайте группы и подгруппы контрагентов.
- Из анализа параметров контрагента, определите, какие поля уже есть в карточке контрагента, а каких не хватает для ваших контрагентов и добавьте их.
- Создайте контрагента в ручную, заполнив каждую карточку отдельно или используйте инструменты автоматического импорта через Excel-файл.
- Скорректируйте баланс контрагентов для верного ведения финансового учета в системе МойСклад
- Первичная настройка документов02
- Первичная настройка документов
- Определите, какие документы вам необходимы для построения ваших бизнес-процессов. Например, в разделе Закупки вы можете использовать “Заказы поставщику”, “Приемку” и “Возврат поставщику”, также проанализируйте разделы: Продажи, Розницы
- В каждом разделе, по каждому документу пользователями выполняются соответствующие действия, согласно своим ролям. Многие действия можно автоматизировать, подробнее про автоматизацию бизнес-процессов читайте ниже.
- В зависимости от бизнес-процессов необходимо проанализировать и настроить статусы документов. Если у вас несколько направлений бизнеса, создайте соответствующее статусы для удобства дальнейшей фильтрации.
- В случае если вы не можете определить необходимые статусы, оставьте первоначальную настройку. В дальнейшем можно редактировать статусы и необходимые действия в них.
- Определите, какие поля уже есть в системе по каждому документу, а каких не хватает для ваших бизнес-процессов и добавьте их.
- Ознакомьтесь со стандартными печатными формами в документах. Проанализируйте какие стандартные шаблоны вам подходят, какие нужно настроить, а какие необходимо создать для удобной работы.
- Проанализируйте журналы документов, какие данные показатели вам необходимо видеть для первичного визуального анализа. Например: №, Время, Контрагент, Организация, Сумма, Владелец-сотрудник и Статус.
- Исходя из этого, настройте отображение колонок журналов.
- Продумайте какие показатели вам будут необходимы для фильтрации в документах. Исходя из анализа, настройте параметры для фильтрации
- Настройка раздела Производства
- Проанализируйте, как организован ваш производственный процесс и какие товары вы хотите произвести.
- Ознакомьтесь со способами производства в МоемСкладе и выберите подходящий для вас.
- При выборе Базового способа производства необходимо настроить документы: Техкарты, Техоперации, Заказ на производство.
- При выборе Расширенного способа производства необходимо настроить/создать документы: Техкарты, Этапы производства, Техпроцессы, Производственное задание.
- Определите, какие поля уже есть в системе по каждому документу (Техкарты, Техоперации, Производственное задание, Заказ на производство), а каких не хватает для ваших бизнес-процессов и добавьте их.
- Проанализируйте и настройте статусы документов. В случае если вы не можете определить необходимые статусы, оставьте первоначальную настройку.
- Настройка раздела Деньги
- Проанализируйте, какие поля уже есть в системе по каждому платежному документу, а каких не хватает для ваших бизнес-процессов и добавьте их.
- Проанализируйте и настройте статусы платежей. В случае если вы не можете определить необходимые статусы, оставьте первоначальную настройку.
- Проанализируйте журнал платежей, какие данные показатели вам необходимо видеть для первичного визуального анализа.
- Продумайте какие показатели вам будут необходимы для фильтрации в документах. Исходя из анализа, настройте параметры для фильтрации
- Настройка отчетовОпределите, какие отчеты вам необходимо для анализа ваших бизнес-процессов.03
- Управление закупками
- Прибыльность
- Остатки
- Обороты
- Движение денежных средств
- Прибыли и убытки
- Взаиморасчеты
- Напишите регламент работыСообщите всем сотрудникам, что с сегодняшнего дня все работы по закупкам, продажам, платежам необходимо проводить через сервис МойСклад.04
- Автоматизация бизнес процессовПроанализируйте вашу процедуру продажи с самого начала поступления заявки до закрытия сделки. Подумайте какие процессы вы бы хотели автоматизировать.05
- Обеспечьте автоматическое попадание всех новых заказов в МойСкладЧтобы не упустить ни один заказ, все они должны попадать в МойСклад автоматически с необходимой информацией.
- Если у вас интернет магазин, онлайн заказ услуг на сайте, то заказ с сайта должны попадать в МойСклад. Подключите и настройте стандартную интеграцию, предварительно проанализировав свои бизнес-процессы.
- Если у вас есть CRM система настройте интеграцию с МоимСкладом, чтобы менеджеры по продажам могли “в одном окне”. Проанализируйте подходит ли вам готовая интеграция. Установите подходящую вам и настройте ее под свои процессы.
- Если у вас другие сервисы откуда у вас падают заказы, проверьте есть ли готовая интеграция. Проанализируйте подходит ли она под ваши бизнес-процессы. Если готовая интеграция вам подходит установите и настройте ее под свои процессы.
В случае если готовые интеграции вам не подходят обратитесь к партнерам сервиса для разработки интеграции. - Настройка раздела ПроизводстваПроанализируйте взаимосвязь процессов между документами. Для сокращения время-затрат и минимизации ошибок из-за “человеческого фактора” настройте бизнес-процессы через готовые решения, такие как сценарии или приложения из маркетплейса сервиса МойСклад.
- Настройте постановку задачи для сотрудников на разных статусов. Например: “Проверить комплектацию”, “Отправить счет”, “Отгрузить товар” и д.р.
- Настроить смену статуса при определенном действии или событии. Например: если оплата зафиксирована в системе, то менять статус Заказа на “Оплачен”.
- Настроить отправку уведомления через почту или мессенджер клиенту и/или сотруднику при заданном событии.
- Настроить создание связанных документов при определенных событиях.
- Настроить автозаполнение полей документов при определенных событиях.
- Обучение сотрудников06
- Обучите сотрудников работать в сервисе МойСклад1. Работа с товарами и услугами
- как создавать новые товары и услуги?
- как редактировать карточку товаров и услуг?
- какие документы влияют на остатки
- как проводить инвентаризацию (оприходование и списание)?
- как создавать нового контрагента?
- как редактировать карточку контрагента?
- как корректировать баланс контрагента?
- как создавать Заказ поставщику?
- как определить объем товара для формирования Заказа поставщику?
- как создать связанные документы (Приемки, Возврат поставщику и Счет поставщика) и на что влияет каждый документ?
- как создавать Заказ покупателю?
- как сформировать и отправить Счет покупателю?
- как создать связанные документы (Счет покупателя, Отгрузка и Возврат покупателя) и на что влияет каждый документ?
- как и для чего делается связанный Заказ поставщику?
- как создать и настроить Точку продаж?
- как настроить доступ сотрудникам?
- как настроить скидки?
- как подготовить штрихкоды и ценники?
- как открыть смену с внесением денег?
- как оформить продажу товара?
- как оформить возврат товара?
- как закрыть смену с выплатой денег?
- как создавать новую Техкарту?
- Как работать с документами Производства при выборе Базового способа?
- как создавать и редактировать Технологические операции?
- как и для чего создают Заказ на производство?
- как разобрать и отправить на склад комплектующие товара?
- как работать с документами Производства при выборе Расширенного способа?
- как создавать Этапы производства и организовать единые Техпроцессы?
- как создать Производственные задания?
- как отследить процессы производства?
- Обучите сотрудников работе с сервисом через интеграции
- как работает интеграция?
- какие задачи выполняет?
- Обучите руководителей контролировать сотрудников
- как посмотреть кто, когда работал с документами и какие изменения были им внесены?
- где можно посмотреть фактический остаток, зарезервированного или доступного товара на складах(е)?
- где можно ознакомится с информацией по приходу и расходу товаров за определенный временной промежуток?
- где посмотреть статистику по складу, поставщику, проекту и др?
- как оценить рентабельность продукции (по товарам, сотрудникам и покупателям)?
- где смотреть эффективность продаж, оценка работы продавцов?
- как узнать об объемах произведенной продукции и использованных материалах?
- как рассчитать и начислить заработную плату сотрудникам, выполняющим производственные операции
- где можно посмотреть денежные поступления и выплаты в пределах заданного периода?
- в каком отчете можно увидеть доходы и расходы организации, а также чистую прибыль за выбранный период?
- какой отчет показывает данные о расчетах с контрагентами и сотрудниками в заданный период?
- Напишите и утвердите новый регламент работы в компанииС четким регламентом работы по внедрению сервиса МойСклад происходит эффективно. Сотрудники должны четко знать, что делать в каждый момент времени.
- Сохраните обучающие материалы для новых сотрудниковВ дальнейшем, для адаптации новых сотрудников, эффективнее всего записать видео обучения сотрудников и скринкасты работы в сервисе МойСклад.
Нет времени и желания разбираться?
- Обратитесь к профессиональному подрядчику.
- Сэкономьте ваше время и деньги!