Инструкция по настройке бизнес-процессов в amoCRM

Чтобы удалить элемент из цепочки процесса нажмите на него, и в окне редактирования элемента нажмите на кнопку удаления в правом нижнем углу.

Элемент будет удален из цепи процесса.

Чтобы удалить связь между элементами цепи процесса, воспользуйтесь инструментом "ножницы", расположенным в левой части рабочего окна. Поднесите ножницы к нужной линии и нажмите ЛКМ.
Для обратного перехода к редактированию, снова нажмите на инструмент "Ножницы".

Завершая редактирование процесса, не забудьте сохранить его, нажав на кнопку в левом верхнем углу рабочего окна.

Чтобы процесс заработал, необходимо его опубликовать. Кнопка публикации процесса появляется сразу же после сохранения.

Если вам необходимо отменить изменения, воспользуйтесь комбинацией клавиш "Ctrl+Z".

Запуск по кнопке из вкладки карточки

Опубликованный процесс будет отображаться в виде кнопке в карточке сущности, которая была выбрана при создании процесса.

Ранее мы создали процесс, выбрав сущность Сделка.

Перейдите в карточку Сделки, выберите вкладку "Процессы", во вкладке нажмите на кнопку с нужным процессом.

Запуск с помощью виджета Триггеры

При настройке сценария в Триггерах, выберите действие:

Виджеты → Процессы: Запустить процесс

Укажите нужный Триггер, сущность и таймер запуска и выберите нужный Процесс в выпадающем списке.

Процесс запустится по сценарию.

В настройках установите значения срока выполнения и длительность, тип задачи - звонок.

Выберите пункт "запросить результат". Процесс запросит менеджера выбрать результат по задаче, после чего будет выполнено следующее действие.

Чтобы процесс получил наибольшую вариативность и автоматизацию, настройте несколько веток процесса, добавив соответствующие кнопки.

В зависимости от того, какой результат выберет менеджер, процесс продолжит продвижение по отдельной ветке.

Для этого наведите курсор на соединительную точку напротив результата задачи и добавьте следующий шаг.

Если менеджер квалифицировал клиента, то он должен заполнить информацию.

Для этого добавим элемент "Форма".

Форма позволяет в нужный момент запросить заполнение поля.
Зададим обязательные поля для заполнения и кнопку "Сохранить". После заполнения полей менеджером и нажатия кнопки в форме, процесс продолжит выполнение по ветке.

Клиент квалифицирован и менеджер заполнил необходимые поля. Сделку можно переместить на соответствующий этап воронки "Квалифицирован".

Добавьте новый элемент "Смена этапа" - процесс сам переместит Сделку на нужный этап в воронке.

Здесь же можно добавить новую задачу - Отправить коммерческое предложение.

На случай если клиент не взял трубку, необходимо добавить возможность запуска процесса заново.

Для этого создайте новый элемент от точки соединения напротив результата "Не взял трубку" и добавьте "Запуск процесса", чтобы процесс запустился вновь при данном исходе.

Так как данный пример является упрощенным, стоит упомянуть, что на практике стоило бы добавить условие для повторного запуска бизнес-процесса.
Например, если процесс был запущен 5 раз, а менеджер всё еще не дозвонился, то сделка будет переведена на завершающий этап.

Сделку можно переместить на этап воронки "Закрыто и не реализовано".

Добавьте новый элемент "Смена этапа", укажите этап воронки - процесс сам переместит Сделку на нужный этап.

Менеджер, работая в карточке сделки, получает задачу "Связаться с клиентом".
В случае успешной квалификации клиента, менеджер выбирает результат задачи "Квалифицирован", после чего Процесс запускает появление формы.
На экране у менеджера появляется Форма, которая не пропадет, пока в ней не будут заполнены обязательные поля. После заполнения формы, менеджер нажимает кнопку "Сохранить", форма закрывается и бюджет пробрасывается в соответствующее поле карточки сделки, и процесс продолжается.

Элемент позволяет вручную соединять другие блоки процесса между собой, а так же восстанавливать удаленные связи.

Чтобы провести связь от одного элемента к другому, примените "Выбрать шаг" и кликните по блоку, к которому нужно провести линию. Связь протянется автоматически.

Запускает ожидание, прежде чем процесс перейдет к следующему действию.

Может быть полезен, когда действие нужно отложить.

Позволяет менять значение локальных и глобальных переменных.
Ранее мы говорили о создании локальных и глобальных переменных в этом разделе.

В настройках элемента выбирается переменная из списка уже созданных ранее и действие, которое будет произведено:

• задать значение - перезапишет значение, в том числе стирай старое, если оно было;
• добавить значение - добавляет значение, записывая его перед старым;
• вычесть значение - вычитает число из численных значений.

В одном шаге можно задать значения нескольких переменным.

Форма предназначена для того, чтобы в ходе процесса менеджер мог заполнить необходимые поля, а также определить дальнейшее течение процесса в зависимости от пришедших данных нажатием кнопки.

— В форме поддерживаются поля всех типов*;
— Можно задавать обязательность полей;
— Можно менять порядок полей;
— По умолчанию в форме одна кнопка - "Сохранить";
— Можно добавить несколько кнопок со своим текстом, каждая кнопка — это отдельная ветка по которому запустится процесс при нажатии.

*Поле с типом Организация не поддерживаются.
Поле Номер Телефона поддерживает только один номер.

В настройках формы задаются поля, которые отобразятся в форме к заполнению. Напротив каждого поля в настройках можно указать обязательность заполнения.

Для кнопки запуска можно также указать поля, которые должны быть заполнены, чтобы кнопка сработала. Для каждой кнопки можно выбрать свои уникальные поля.

Помимо полей в форму можно добавить текстовые строки, нажав на кнопку "+Текст". В тексте можно использовать маски переменных.

На каждую кнопку отдельно можно задать свои обязательные поля
— Всплывшую форму можно свернуть, если он мешает и её можно перетаскивать мышкой по экрану;
— Нельзя закрыть незаполненную форму, если в ней есть обязательные поля;
— Кроме полей в форму можно добавить текстовый блок с пояснением, в этом блоке поддерживаются маски переменных.

Форма имеет два способа продолжения цепи процесса:
— обычный (процесс продолжит выполнение по умолчанию);
— с помощью кнопки (процесс приостановится и будет ожидать нажатия кнопки);

Добавьте кнопку запуска следующего шага, чтобы отложить выполнение процесса, если необходимо ждать заполнения формы. А следующий шаг процесса продолжите от этой кнопки.

Если ни одна кнопка не добавлена, то форма всплывёт, но процесс продолжится дальше еще до её заполнения.

Элемент позволяет направлять процесс в зависимости от выполнения одного или нескольких условий. Условия проверяются по принципу "И/ИЛИ" и всегда имеет два выхода - Да или Нет.

Добавьте элемент, задайте нужные параметры и процесс будет отрабатывать нужный сценарий.

Например, передача заявки нужному ответственному и внимательность к крупным клиентам.

Если создалась сделка с большим бюджетом, автоматически передадим ее более опытному сотруднику и поставим ему задачу.

В этом блоке можно можно объединить несколько условий, которые предполагают новые ветви процесса, что позволяет избежать появления "каскада" из обычных условий.

Для каждого результата проверки можно создать свой индивидуальный сценарий развития событий.

Элемент имеет три вида выходов:

— Верхний "сквозной" - выполнится по умолчанию, без проверки на условия;

—Боковые "условные" - каждый из них сработает по отдельности, если условие удовлетворительно, независимо от стоящих рядом;

—Нижний "негативный" - выполнится, если ни одно условие не сработало.

Завершает процесс в нужном месте, без необходимости выполнять всю цепь.

Если в цепи процесса есть несколько элементов остановки процесса, то процесс завершается, когда доходит до первого такого элемента.
При этом ветви, имеющие продолжение, стоящее после элемента остановки, не будут реализованы. А элементы, которые уже были инициализированы, завершат свое действие.

Позволяет ставить задачу автоматически из процесса. Задача будет отображаться в таймлайне сделки.

Важная особенность элемента — ожидание результатов выполнения.
Менеджеру при работе с задачей будет предложено несколько результатов ее завершения в виде кнопок. Процесс не пойдет дальше, пока не будет выбран один результат.
Каждый из результатов задачи отображается в виде самостоятельной ветки процесса.

Элемент имеет "сквозной" выход сверху - ветка, идущая из этого выхода, будет выполнена по умолчанию, вне зависимости от результата, который выберет менеджер.

Задача в карточке Сделки

Как процессы можно запускать через сценарии в Триггерах, так и Триггеры можно инициировать через процессы.

Добавьте элемент "Триггеры" в цепь процесса, и перейдите в настройки элемента. Все созданные вами сценарии отобразятся в списке, выберите нужный сценарий и сохраните.

При запуске процесса, выбранный Сценарий будет запущен автоматчиески.

Перейдите в настройки виджета "Триггеры", создайте сценарий или выберите редактирование старого.

В выборе действия в разделе виджеты выберите "Процессы: запустить процесс".
Задайте название Триггера, область применения и время таймера при необходимости.
Все доступные процессы будут доступны в выпадающем списке, выберите один и сохраните.

Добавляйте в процесс автоматическую генерацию документов, таких как счета, договоры, КП и отчеты.

Добавьте элемент "Документы" в цепь процессы, в настройках выберите шаблон документа (в списке будут отображены все доступные шаблоны), нажмите Сохранить.

Процесс сгенерирует и отправит Документ клиенту.

Чтобы найти процессы, завершенные с ошибкой, выберите в выпадающем списке статус"Завершено с ошибкой" и нажмите "Найти".

В списке отобразятся все процессы, завершенные с ошибкой.
Нажмите на ошибку, перед вами откроется окно срабатывания процесса.

Нажмите на ошибку, и интерфейс покажет вам, на каком этапе произошла ошибка.

Теперь вы знаете, какой элемент сработал не так, как нужно, а так же можете увидеть сообщение с расшифровкой кода ошибки.